Die Auswahl des richtigen Zeitpunkts für die Rechnungsstellung wirkt sich nachhaltig auf das Cashflow-Management des Unternehmens und die Kundenerfahrung aus. Eine zeitlich genau abgestimmte Rechnung kann den Unterschied zwischen einem gesunden Cashflow und einem unerwarteten finanziellen Engpass bedeuten bzw. den Unterschied zwischen einer nahtlosen Kundenerfahrung und einer mit unnötigen Reibungspunkten ausmachen.

Wann der richtige Zeitpunkt für die Rechnung ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art Ihres Unternehmens, die Vertragsbestimmungen und die Beziehung zur Kundin oder zum Kunden. Es gilt, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem soliden Cashflow des Unternehmens und einer guten Kundenbeziehung zu wahren, indem Sie beim Einziehen von Zahlungen nicht zu übereifrig vorgehen. Den richtigen Zeitpunkt für den Versand der Rechnung zu finden, wirkt sich nachhaltig auf diesen Balanceakt aus. Nachfolgend befassen wir uns mit einigen wichtigen Überlegungen und Strategien in Bezug auf das richtige Timing von Rechnungen – basierend auf der Art Ihres Unternehmens und der Zusammenarbeit mit Ihrer Kundschaft.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung?
  
• Wofür werden Rechnungen verwendet?
  
• Kundenrechnungen: Wann sollten Sie sie versenden?
  
• Best Practices – und Fehler – beim Versenden von Rechnungen
  
• So kann Stripe Invoicing helfen
  

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Verkäufer an den Käufer ausstellt. Es enthält eine Aufstellung der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen sowie die Mengen, die vereinbarten Preise und die Gesamtsumme, die der Käufer bezahlen muss. Das Dokument dient als Abrechnung oder Zahlungsanspruch und ermöglicht dem Verkäufer, den Käufer zur Erfüllung der Zahlungspflicht aufzufordern. Auf der Rechnung sind auch das Ausstellungsdatum sowie eine eindeutige ID oder Rechnungsnummer und die Kontaktangaben beider Parteien vermerkt.

Eine Rechnung ist jedoch mehr als nur eine Zahlungsaufforderung: Sie dient beiden Parteien als Nachweis über den Verkauf/Kauf und kann für die Buchführung, für Steuerzwecke und im Fall von Zahlungsanfechtungen potenziell als rechtliches Dokument genutzt werden.

Wofür werden Rechnungen verwendet?

Rechnungen erfüllen bei Geschäftstransaktionen verschiedene wichtige Zwecke:

• Zahlungsaufforderung
  Der Hauptzweck einer Rechnung besteht darin, einen Käufer zur Bezahlung der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen aufzufordern und den fälligen Betrag auszuweisen.

• Verkaufsnachweis
  Rechnungen dienen als Nachweis über die Transaktion zwischen einem Verkäufer und einem Käufer. Es wird damit dokumentiert, was verkauft wurde, in welcher Menge und zu welchem Preis. Dies kann sich als sehr hilfreich erweisen, um Verkäufe nachzuverfolgen, die Unternehmensleistung zu analysieren und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

• Rechtliche Absicherung
  Sollte es zu Streitfällen in Bezug auf eine Zahlung oder die Details einer Transaktion kommen, kann die Rechnung als rechtsgültige Aufzeichnung dienen. Sie dokumentiert die von Käufer/in und Verkäufer vereinbarten Geschäftsbedingungen und bietet so beiden Parteien Schutz.

• Finanzmanagement und Buchhaltung
  Rechnungen sind ein wichtiger Bestandteil zum Führen genauer Finanzunterlagen. Sie ermöglichen das Nachverfolgen des Umsatzes und spielen eine entscheidende Rolle in Bezug auf Budgetplanung, Prognosen und Finanzberichterstattung.

• Steuervorbereitung
  Rechnungen dienen als Nachweis über das Einkommen und sind daher wichtig zur Berechnung der Steuern. Außerdem enthalten sie Informationen zur erhobenen Steuer auf Verkäufe (z. B. Verkaufssteuer oder Mehrwertsteuer) für die jeweiligen Steuergebiete und Steuervorschriften.

• Prüfpfad
  Bei Wirtschaftsprüfungen dienen Rechnungen als Nachweis für Geschäftstransaktionen und stellen sicher, dass Steuergesetze und Geschäftsbedingungen eingehalten werden.

Kundenrechnungen: Wann sollten Sie sie versenden?

Um einen gesunden Cashflow für Ihr Unternehmen aufrechtzuerhalten, müssen Sie wissen, wann der beste Zeitpunkt für das Versenden einer Rechnung ist. Das Timing hängt größtenteils von der Art Ihres Unternehmens, den mit Kundinnen und Kunden vereinbarten Geschäftsbedingungen und der Art der verwendeten Rechnung ab. Nachfolgend finden Sie einige gängige Szenarien:

1. Dienstleistungsunternehmen
Bei Dienstleistungsunternehmen wie Beratungsfirmen, Marketingagenturen und Freiberuflerinnen/Freiberuflern erfolgt die Rechnungsstellung in der Regel, nachdem die Dienstleistung erbracht wurde. Dies wird als Rechnungsstellung im Nachhinein bezeichnet. Eine freiberufliche Grafikdesignerin oder ein freiberuflicher Grafikdesigner würde beispielsweise ein Projekt abschließen und dann die Rechnung über die Anzahl der Arbeitsstunden und den vereinbarten Stundensatz ausstellen.

Manche Dienstleister/innen stellen ihre Rechnungen in regelmäßigen Abständen aus, z. B. monatlich oder vierteljährlich, insbesondere bei fortlaufenden Dienstleistungen. So würde etwa eine Marketingagentur ihren Kundinnen und Kunden monatliche Rechnungen für fortlaufende SEO-Services senden.

2. Produktbasierte Unternehmen
Unternehmen, die physische Produkte verkaufen, erstellen ihre Rechnung in der Regel am Point of Sale. Ein Einzelhändler würde die Rechnung beispielsweise direkt ausstellen, nachdem eine Kundin oder ein Kunde einen Kauf im Geschäft getätigt hat.

Im E-Commerce versendet ein Unternehmen die Rechnung, sobald die Kundin oder der Kunde die Bestellung bestätigt hat. Die Rechnung wird dabei häufig der Produktlieferung beigelegt. Ein Online-Händler für Bekleidung würde die Rechnung mit einer Auflistung der gekauften Artikel und den Gesamtkosten versenden, sobald die Bestellung der Kundin oder des Kunden verarbeitet wurde.

3. Teilabrechnung
Bei Großprojekten, wie etwa im Baugewerbe oder bei der maßgeschneiderten Softwareentwicklung, verwenden Unternehmen oft Teilabrechnungen, d. h. Rechnungen werden an verschiedenen Punkten des Projekts ausgestellt. Diese Punkte können sich auf bestimmte Projektmeilensteine oder einen bestimmten Prozentsatz abgeschlossener Arbeit beziehen. Ein Bauunternehmen könnte beispielsweise jeweils nach Abschluss einer Projektphase – Fundament, Rohbau, Bedachung usw. – eine Rechnung ausstellen.

4. Wiederkehrende Abrechnung
Unternehmen, die Dienstleistungen auf Abonnementbasis erbringen, z. B. SaaS-Produkte oder Zeitschriftenabonnements, senden ihre Rechnungen gewöhnlich in regelmäßigen Abständen – monatlich, vierteljährlich oder jährlich – gemäß der Abonnementvereinbarung.

5. Vorauszahlung
Manchmal ist eine Vorauszahlung erforderlich, vor allem, wenn die Auslagen für Material hoch sind oder die Bonität der Kundin oder des Kunden als unsicher bewertet wird. In diesem Fall wird die Rechnung gesendet, bevor das Unternehmen das Produkt liefert oder die Dienstleistung erbringt. Ein Hersteller von maßgefertigten Möbeln verlangt möglicherweise eine Vorauszahlung von 50 %, um die Auslagen für Materialkosten abzudecken. Die Kundin oder der Kunde würde eine Rechnung über diese Vorauszahlung erhalten.

6. Festvergütungsmodell
Beim Festvergütungsmodell, das häufig von Anwaltskanzleien oder PR-Unternehmen genutzt wird, zahlen Kundinnen und Kunden regelmäßig (normalerweise monatlich) einen bestimmten Betrag. Das Unternehmen stellt eine Rechnung aus, aus der hervorgeht, wofür die Festvergütung eingesetzt wurde, z. B. die Anzahl der Arbeitsstunden und die Projekte, und welche Zusatzkosten angefallen sind.

Kurz gesagt: Der Zeitpunkt für das Versenden der Kundenrechnungen richtet sich größtenteils nach Ihrem Geschäftsmodell, der Art der bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen und der Vereinbarung mit Ihrer Kundschaft. Unabhängig davon, wann Sie Ihre Rechnungen senden, sollten Sie die Zahlungskonditionen klar definieren, die Rechnungen pünktlich ausstellen und konsequent nachverfolgen, damit Sie Zahlungen pünktlich erhalten.

Best Practices – und Fehler – beim Versenden von Rechnungen

Eine gut organisierte Rechnungsstellung ist die Grundvoraussetzung für finanzielle Gesundheit – für jedes Unternehmen. Um diesen Prozess zu optimieren, befassen wir uns als Nächstes mit einigen der Best Practices und typischen Fehlern bei der Rechnungsstellung:

Best Practices für die Rechnungsstellung

• Klare und detaillierte Informationen bereitstellen
  Achten Sie stets darauf, dass Ihre Rechnungen alle erforderlichen Informationen enthalten, z. B. die Kontaktangaben beider Parteien, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Datum, eine detaillierte Liste der bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen, den fälligen Gesamtbetrag und die Zahlungskonditionen. Je genauer und klarer die Informationen sind, desto geringer ist das Potenzial für Verwirrung oder Uneinigkeiten.

• Professionelle Rechnungsvorlagen verwenden
  Eine professionell aufgesetzte Rechnungsvorlage kann das Image Ihres Unternehmens verbessern, dafür sorgen, dass alle nötigen Informationen angegeben werden und zur Wahrung der Konsistenz beitragen.

• Klare Zahlungskonditionen festlegen
  Legen Sie die Zahlungskonditionen klar dar. Geben Sie Fälligkeitsdaten, akzeptable Zahlungsmethoden und Details zu Verzugsgebühren oder Skonti an.

• Pünktliche Rechnungsstellung
  Versenden Sie Rechnungen direkt nach Abschluss eines Verkaufs oder Erbringung einer Dienstleistung. Mit einer zeitnahen Rechnungsstellung ebnen Sie den Weg für pünktliche Zahlungen.

• Regelmäßige Nachverfolgung
  Die höfliche Nachverfolgung unbezahlter Rechnungen ist enorm wichtig. Entwickeln Sie ein System für Erinnerungen, das von höflichen Nachfragen bis hin zu formelleren Mahnungen reicht.

• Technologie nutzen
  Erwägen Sie den Einsatz von Software für die digitale Rechnungsstellung. Mit diesen Tools werden viele Aspekte der Rechnungsstellung automatisiert, darunter das Versenden der Rechnungen, Erinnerungen an bevorstehende und überfällige Zahlungen und die Nachverfolgung Ihres Cashflows.

Diese typischen Fehler sind zu vermeiden

• Prokrastination
  Wenn Sie die Rechnungsstellung hinauszögern, verzögern sich auch die Zahlungen. Dies kann Ihren Cashflow beeinträchtigen. Setzen Sie sich das Ziel, die Rechnung zu senden, sobald das Produkt geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde.

• Teilzahlungen ignorieren
  Wenn eine Kundin oder ein Kunde lediglich eine Teilzahlung leistet, müssen Sie unbedingt eine aktualisierte Rechnung über den ausstehenden Betrag senden. Dadurch machen Sie die Kundin oder den Kunden klar darauf aufmerksam, welcher Betrag noch gezahlt werden muss.

• Uneinheitliche Rechnungsstellung
  Uneinheitlichkeiten bei der Aufsetzung der Rechnung, den angegebenen Informationen oder beim Timing können Verwirrung stiften. Verwenden Sie eine Standardvorlage und halten Sie sich an einen regelmäßigen Zeitplan für die Rechnungsstellung.

• Fehler übersehen
  Prüfen Sie Ihre Rechnungen sorgfältig auf mögliche Fehler bei Mengenangaben, Preisen oder Kalkulationen, bevor Sie sie senden. Fehler können zu angefochtenen oder verzögerten Zahlungen führen.

• Keine geplante Nachverfolgung
  Unternehmen legen den Fokus häufig auf das Erstellen und Versenden von Rechnungen und ignorieren, dass sie ein System für die Nachverfolgung benötigen. Entwickeln Sie ein System, mit dem Sie Zahlungen nachverfolgen und bei Zahlungsverzug Maßnahmen ergreifen können.

Unternehmen, die sich dieser Best Practices und typischen Fehler bewusst sind, können einen wirksamen und effizienten Prozess für die Rechnungsstellung schaffen. Das Ergebnis: ein besserer, zuverlässigerer Cashflow, weniger angefochtene Zahlungen und weniger Aufwand für das Nachverfolgen von Zahlungen.

So kann Stripe Invoicing helfen

Stripe Invoicing ist ein Tool, das Herausforderungen bei der Rechnungsstellung überwindet und Best Practices unterstützt. Nachfolgend gehen wir auf einige der wichtigsten Funktionen und Vorteile von Stripe Invoicing ein:

• Schnelle und skalierbare Rechnungsstellung
  Mit Stripe Invoicing können Sie innerhalb von Minuten Rechnungen erstellen und an Ihre Kundschaft senden. Noch dazu lässt sich das Tool Ihren Geschäftsanforderungen entsprechend skalieren. Ganz gleich, wie umfangreich oder vielschichtig Ihr Kundenstamm ist – die Rechnungsstellung wird Sie nicht lange aufhalten.

• Einfache Anpassung
  Mit Stripe Invoicing werden individuelle Rechnungen direkt über Ihr Dashboard erstellt. Sie können das Logo und die Farbeinstellungen anpassen und haben die Möglichkeit, Produktdetails, Posten, Rabatte, Steuersätze und mehr hinzuzufügen, damit die Rechnung Ihre Markenidentität widerspiegelt.

• Weltweite Zahlungsakzeptanz
  Stripe Invoicing bietet Unterstützung für mehr als 30 Sprachen, über 135 Währungen und eine Vielzahl globaler Zahlungsmethoden. Ihre Kundinnen und Kunden können also eine aus ihrer Sicht bequeme Zahlungsmethode wählen – und Sie erhalten Zahlungen schneller.

• Automatisierte Debitorenbuchhaltung
  Stripe Invoicing automatisiert die Debitorenbuchhaltung, einschließlich Zahlungserinnerungen und Zahlungseinzug. Dank dieser Automatisierung verbringen Sie weniger Zeit mit dem Nachverfolgen und Einziehen von Rechnungszahlungen und behalten den Überblick über Ihre Finanzunterlagen.

• Einfache Betriebsabläufe
  Stripe Invoicing unterstützt einfachere Betriebsabläufe, da Sie direkt über das Dashboard Rechnungen managen und detaillierte Berichte abrufen können. Ebenso ist es möglich, Rechnungen mühelos zu ändern, zu annullieren, zurückzuerstatten oder als außerhalb von Stripe bezahlt zu kennzeichnen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe Ihrem Unternehmen hilft, die Herausforderungen bei der Rechnungsstellung zu meistern und die Prozesse für die Rechnungsstellung so zu optimieren, dass Sie schneller, effizienter und kundenfreundlicher agieren können.