Compliance van omzetbelasting, belasting toegevoegde waarde (btw) en Goods and Services Tax (GST) wordt complexer naarmate een onderneming groeit en uitbreidt naar nieuwe locaties. Aangezien elk land en elke staat (en soms zelfs elke stad) een eigen specifieke belastingwetgeving opstelt, kan het lastig zijn om wereldwijd aan de belastingwetgeving te voldoen.

Met deze uitdagingen in het achterhoofd kiezen veel bedrijven voor een oplossing voor belastingautomatisering. Deze oplossingen zijn bedoeld om het giswerk uit de compliance te halen door automatisch belasting van klanten te berekenen en te innen voor de verkoper. Het is belangrijk om de juiste belastingoplossing te vinden, vooral nu er zoveel keuze is op de markt.

Deze gids laat zien waar je op moet letten als je op zoek gaat naar de beste belastingoplossing voor je onderneming, inclusief functies en functionaliteit die voor jou prioriteit hebben. Volgens onze klanten zijn dit de vragen die ze hadden willen stellen aan hun vorige leverancier. Als je snel aan de slag wilt, kun je onze sjabloon voor offerteaanvragen downloaden met vragen over de volgende onderwerpen.

Houd er rekening mee dat de informatie in deze gids geen fiscaal of juridisch advies is. Deze gids is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als fiscaal of juridisch advies. Je moet je eigen fiscale, juridische en andere adviseurs raadplegen om te bepalen welke belastingsoftware geschikt is voor jouw onderneming.

Je belastingverplichtingen begrijpen

Voordat je onderzoek gaat doen naar belastingsoftware, is het belangrijk om inzicht te hebben in compliance van de belastingwetgeving en wat er van je onderneming wordt vereist. Als je nog geen ervaring hebt met indirecte belastingen, dan vind je hier meer informatiebronnen over belastingen.

Belangrijke aandachtspunten bij het evalueren van belastingsoftware

Setup en implementatie

Compliance kan niet wachten op een langdurig setupproces, omdat je het risico loopt op boetes en rente voor gemiste belastingbetalingen. Als je nu verplicht bent om belastingen te innen bij je klanten, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat je belastingsoftware snel kan worden geïmplementeerd. Als een oplossing een plug-in van een derde nodig heeft om te werken, kan het langer duren voordat je aan de slag kunt. Als de software bovendien werk van engineers vereist om te integreren, kan het onboardingproces anders verlopen dan bij een oplossing die in je huidige technologiebundel is ingebouwd.

Hoewel het tijd kan kosten om onderzoek te doen en de juiste oplossing voor je onderneming te kiezen, moet je je bewust zijn van de benodigde setuptijd zodra je je keuze hebt gemaakt. In een ideale wereld zou het dagen of weken duren om de belastingoplossing te implementeren in plaats van maanden.

Vragen om aan leveranciers te stellen

• Hoe zien de eerste 30 dagen met de software eruit?
  
• Hoe lang duurt de implementatie meestal?
  
• Welke informatie heb ik nodig om de setup te voltooien?
  
• Bevat de documentatie ook stukjes code, gedetailleerde stappen en eenvoudige voorbeelden?
  
• Welke informatiebronnen hebben jullie om mijn team te helpen de software zelf te leren kennen?
  
• Hoe testen we of de belasting correct wordt berekend voordat we live gaan?
  

Geografische ondersteuning

Belastingwetten zijn specifiek voor landen, staten en andere belastingregio's. Om erachter te komen of belastingsoftware bij je past, vraag je jezelf af: "Waar doe ik momenteel zaken en ben ik van plan om in de toekomst uit te breiden naar andere regio's?" Als belastingsoftware geen dekking heeft waar je die nodig hebt, is deze niet geschikt. Voor een wereldwijd bedrijf is het belangrijk om een oplossing te vinden die kan voldoen aan je specifieke geografische behoeften. Sterker nog, als je je onderneming in de toekomst wilt uitbreiden, moet je overwegen of de belastingoplossing ook dekking kan bieden op die locaties.

Vaak bieden belastingoplossingen dekking in de VS of de EU-markt. Als je op beide locaties belastingverplichtingen hebt, controleer dan of de oplossing dekking heeft in die gebieden of plannen heeft om de ondersteuning in de nabije toekomst uit te breiden.

Vragen om aan leveranciers te stellen

• Welke markten ondersteun je momenteel?
  
• Ben je van plan om in de toekomst de ondersteuning uit te breiden naar meer markten?
  
• Bieden jullie ondersteuning om ons te helpen bij onze registratie voor het innen van belasting in nieuwe markten?
  
• Kun je ons helpen met de lokale regelgeving wanneer we uitbreiden?
  
• Kun je dynamisch de juiste belastingtarieven selecteren op basis van de locatie van onze klant?
  
• Wat zijn de stappen om alles op te zetten in een nieuw land en hoe snel kan dat?
  

Nauwkeurige belastingtarieven in real time

Een belastingtarief is alleen nauwkeurig als het exacte adres van de klant wordt gebruikt om te bepalen hoeveel belasting er moet worden betaald. Sommige providers baseren zich alleen op de postcode om het belastingtarief voor een locatie te bepalen, maar dit levert niet altijd het meest nauwkeurige tarief op. Je belastingoplossing moet nauwkeurige, realtime tarieven op basis van je specifieke adreslocatie bieden bij de checkout. Dit betekent dat de software de lengte- en breedtegraad gebruikt om de exacte locatie op een kaart te bepalen, wat resulteert in het meest nauwkeurige tarief voor die specifieke set belastingregio's.

Bovendien zijn er duizenden productbelastingcodes die worden gebruikt om te bepalen hoe een aanbod moet worden belast. Sommige providers van belastingsoftware zijn alleen gespecialiseerd in fysieke goederen, en als je bedrijf digitale goederen of een combinatie van goederen en diensten verkoopt, zijn ze misschien niet de juiste keuze.

Vragen om aan leveranciers te stellen

• Hoe berekent je belasting-engine belastingtarieven?
  
• Wat ondersteunt je software op het gebied van productbelastingcodes? Wordt mijn product door jou gedekt?
  
• Als we onze productlijn uitbreiden, hoe gemakkelijk kunnen we dan nieuwe productbelastingcodes toevoegen?
  
• Hoe zorgt je team ervoor dat de belastingtarieven en productbelastingcodes die worden gebruikt voor de berekeningen, up-to-date blijven?
  

Aangifte en afdragen

Zodra de belasting nauwkeurig is berekend en geïnd, moet deze worden afgedragen aan de juiste belastingdienst. Dit kan tijdrovend zijn voor een onderneming, maar de juiste belastingoplossing zou dit makkelijker moeten maken. Aangezien elk land en elke staat andere aangiftevereisten heeft, moet de oplossing rapporten bieden die zijn afgestemd op elke markt, zodat je gemakkelijk de benodigde informatie kunt downloaden en deze kunt uploaden naar de website wanneer het tijd is om aangifte te doen.

Sterker nog, een belastingoplossing kan een aangifteservice aanbieden of samenwerken met andere bedrijven om voor jou aangiftes te doen met behulp van de informatie die de oplossing biedt. Door gebruik te maken van deze tools kun je handmatige fouten tot een minimum beperken en tijd besparen.

Vragen om aan leveranciers te stellen

• Zijn de belastingrapporten afgestemd op de aangiftevereisten van elke regio?
  
• Biedt de software herinneringen voor vervaldatums om ervoor te zorgen dat ons team op tijd aangifte doet op elke locatie?
  
• Welke bronnen zijn er beschikbaar om ons team te informeren over de aangiftevereisten voor elke regio?
  
• Hoe makkelijk kan de relevante informatie worden gedownload om elke maand of elk jaar aangifte te doen?
  
• Is het mogelijk om mijn aangifte te laten doen door een partner?
  

Prijzen

Als vooruitdenkende onderneming wil je het liefst dat je belastingoplossing op een duidelijke en consistente manier met je meegroeit. Denk na over de waarde en de impact van de oplossing op je organisatie. Overweeg wat betreft de prijs de ROI op het gebied van tijdsbesparing, tijd tot ingebruikname en risicovermindering.

We hebben gemerkt dat oplossingen met op gebruik gebaseerde prijzen het meest schaalbaar zijn voor verkopers. Prijzen op basis van gebruik geven je flexibiliteit als je in een bepaalde maand minder verkoopt, in plaats van altijd hetzelfde maandelijkse bedrag te betalen, ongeacht het aantal verkopen in een bepaalde periode. Een oplossing moet er rekening mee houden dat ondernemingen altijd veranderen en een schaalbare oplossing verandert mee met de onderneming.

Controleer bovendien voordat je een contract tekent of er verborgen kosten zijn voor ondersteuning, implementatie of upgrades.

Vragen om aan leveranciers te stellen

• Hoe is je prijsmodel opgebouwd?
  
• Wat moeten we maandelijks betalen?
  
• Is er een jaarlijkse overeenkomst of minimale contractduur?
  
• Kan ik tijdig en efficiënt schakelen tussen prijsmodellen?
  
• Zijn er nog andere kosten buiten de maandelijkse kosten voor de software waarvan ik nu op de hoogte moet zijn?
  

Hoe Stripe kan helpen

Stripe Tax maakt compliance met belastingregels eenvoudiger, zodat je je volledig kunt richten op de groei van je onderneming. Stripe Tax helpt je je verplichtingen in de gaten te houden en waarschuwt je wanneer je een drempel voor omzetbelastingregistratie overschrijdt, aan de hand van je Stripe-transacties. Bovendien wordt met Stripe Tax de belasting automatisch berekend en geïnd voor zowel fysieke als digitale producten en diensten in alle staten in de VS en meer dan 40 landen.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je belastingen moet registreren en innen: Kijk waar je belasting moet innen op basis van je Stripe-transacties en activeer na registratie binnen enkele seconden de functie voor belastingincasso in een nieuw land of nieuwe staat. Eén regel code in je bestaande Stripe-integratie is vaak al voldoende om te starten met het innen van belasting. Of voeg deze functie met één muisklik toe aan Stripe-producten zoals Invoicing, zonder dat je iets hoeft te programmeren.
  
• Registreren voor het betalen van belastingen: Stripe Tax biedt links naar websites waar je je kunt registreren zodra je aan een vereiste voor belastingregistratie voldoet.
  
• Automatisch omzetbelasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Stripe Tax ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date op het gebied van wijzigingen in belastingregels en -tarieven.
  
• Aangifte en afdragen vereenvoudigen: Stripe biedt gespecificeerde rapporten en belastingoverzichten voor elke locatie waar je aangifte moet doen. Zo kun je heel eenvoudig zelf, met je boekhouder of een aangiftepartner van Stripe je belastingaangifte doen en belasting afdragen.
  

Stripe biedt een paar verschillende rapporten afhankelijk van je integratie. Stripe Tax draagt momenteel echter nog geen belasting af en doet geen belastingaangifte namens jou. Voor automatische belastingaangifte in de VS raden we de AutoFile-oplossing van TaxJar aan. Voor Europa raden we Taxually of Marosa aan. In Azië-Pacific raden we Taxually aan.

Lees meer over Stripe Tax.