Een factuur is een document waarop een transactie tussen een bedrijf en een klant is vastgelegd en gespecificeerd. Facturen worden regelmatig gebruikt in B2B-betalingen die een hoge gemiddelde bestelwaarde hebben of waarvoor aangepaste contracten met klanten nodig zijn. Net zoals in de rest van Europa is facturatie erg gebruikelijk in een zakelijk verband. De meeste B2B-betalingen vinden plaats via bankoverschrijvingen die vrijwel altijd naar aanleiding van een factuur worden uitgevoerd. Facturatie is ook gangbaar voor klantbetalingen: bij 33% van de B2C-transacties wordt gebruikgemaakt van facturen, of Kauf auf Rechnung.

Facturen dienen grofweg twee doeleinden:

1. Als transactiedocument voor de boekhouding (bijv. voor belastingdoeleinden)
   
2. Als verzoek om betaling, met het bedrag dat de klant is verschuldigd en de betaalvoorwaarden
   

In deze gids behandelen we best practices om je facturen op te stellen, zodat ze voldoen aan de rapportagevereisten voor bedrijven. [0]

Onder welke omstandigheden is een factuur vereist

Duitse regels voor facturatie zijn van toepassing als de levering van goederen of diensten belastbaar is in Duitsland.[1]

Voor B2B-facturen

Bedrijven die in Duitsland zijn gevestigd, moeten facturen uitgeven voor de levering van goederen of diensten aan een ander bedrijf. Voor de levering van bepaalde vrijgestelde diensten is het niet verplicht om facturen uit te geven (d.w.z. financiële of verzekeringstransacties of educatieve doeleinden). [2]

Voor kleine bedrijven (Kleinunternehmer) is het ook verplicht om facturen uit te geven, ook al mogen ze de btw niet tonen of in rekening brengen. Het wordt als good practice beschouwd om te vermelden dat de btw niet in rekening is gebracht (bijvoorbeeld door de zin 'Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG' toe te voegen).

Voor B2C-facturen

Alhoewel er geen algemene verplichting is om facturen aan klanten te verstrekken die geen bedrijven zijn, moeten Duitse bedrijven facturen uitgeven voor de verkoop van goederen aan particulieren in andere EU-landen als ze geen gebruikmaken van de Unieregeling Eénloketsysteem. Met de Unieregeling onder het éénloketsysteem kunnen bedrijven zich in een EU-lidstaat registreren voor alle verkopen van goederen en diensten binnen de EU aan particulieren in andere EU-landen.

Wat moet een factuur bevatten

Informatievelden

Een factuur moet doorgaans de volgende informatie bevatten om te voldoen:

• Het unieke volgnummer van de factuur
  
• De datum waarop de factuur is uitgegeven (minimaal de maand en het jaar)
  
• De leveringsdatum: als de factuur is uitgegeven voordat de levering is volbracht, is de leveringsdatum de datum waarop de betaling volledig of gedeeltelijk is ontvangen, op voorwaarde dat deze betaalgegevens bekend zijn en niet identiek zijn aan de facturatiedatum
  
• Verkoperinformatie:
  
  • Bedrijfsnaam of de volledige naam van een individuele ondernemer
    
  • Adres van het hoofdkantoor
    
  • Juridische entiteit (bijv. GmbH, AG, KG, OHG, e.K.)
    
  • Commercieel registratienummer (Handelsregisternummer) en registratierechtbank (Registergericht)
    
  • Namen van uitvoerende directeuren (Geschäftsführer), naam van de voorzitter van de raad van commissarissen (Vorsitzende des Aufsichtsrats) en gedeeld kapitaal in het bezit van de betreffende particulieren, indien van toepassing
    
  • Het belastingnummer (Steuernummer) of btw-identificatienummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) van de verkoper is verplicht voor B2B-verkopen binnen de EU
    
  • Naam, adres en btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger, indien van toepassing
    
• Koperinformatie:
  
  • De naam en het facturatie- en bezorgadres van de klant
    
  • Btw-identificatienummer van de klant (voor B2B-verkopen binnen de EU)
    
• Het aantal en soort geleverde goederen en diensten
  
• Het belastbare bedrag opgedeeld aan de hand van toepasselijke btw-tarieven en -vrijstellingen, evenals de kortingen die het belastbaar bedrag verlagen, tenzij deze aftrekkingen of kortingen al zijn verrekend in het belastbaar bedrag
  
• De btw-tarieven: als factuurregelitems onderhevig zijn aan verschillende btw-tarieven, moet op iedere regel het bijbehorende tarief worden weergegeven
  
• De totale verschuldigde btw
  
• Redenen voor de aanvraag van een vrijstelling, het nultarief of een verleggingsregeling:
  
  • Vrijstelling van intracommunautaire levering (steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung)
    
  • Vrijstelling van export (steuerfreier Export)
    
  • Verleggingsregeling (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers)
    
• Als een klant een factuur uitgeeft in naam van de verkoper, moet de factuur het woord 'Gutschrift' (zelf opgestelde factuur) bevatten.
  
• Een indicatie dat er een margeregeling is toegepast
  

Vereenvoudigde facturen

'Vereenvoudigde facturen' (Kleinbetragsrechnung) kunnen worden uitgegeven als het totaalbedrag (inclusief btw) niet boven de € 250 uitkomt. Een vereenvoudigde factuur moet het volgende vermelden:

• De volledige naam en het adres van de leverancier
  
• De uitgiftedatum
  
• Het aantal en soort geleverde goederen en diensten
  
• Het totale factuurbedrag, inclusief het belastbare bedrag en het btw-bedrag
  
• Het btw-tarief of een reden voor het geven van een vrijstelling
  

Taal

Er is geen wettelijke verplichting om facturen uit te geven in de Duitse taal en klanten kunnen ook geen facturen in het Duits eisen. Het wordt echter als best practice beschouwd om facturen in de taal van je klant uit te geven. Als facturen in een vreemde taal zijn opgesteld, kunnen de belastingautoriteiten om een vertaling vragen (bijv. als ze een belastingaudit uitvoeren). Auditeurs accepteren over het algemeen facturen in het Engels.

Valuta

Facturen kunnen in iedere valuta worden uitgegeven. Het is niet nodig om een wisselkoers of een equivalent in euro's te vermelden. Voor valutaomzettingen moet de uitgever van de factuur gebruikmaken van de daadwerkelijke bankkoers of een maandelijkse wisselkoers die door het Duitse ministerie van financiën is gepubliceerd.

Vervaldatum voor betaling

In Duitsland is het niet verplicht om een vervaldatum voor de betaling op te geven op de factuur. Het wordt echter als good practice gezien om dat wel te doen. Als er geen vervaldatum op de factuur is opgegeven, moet de klant binnen 30 dagen van de uitgiftedatum van de factuur betalen. Op facturen hoeven geen bankrekeninggegevens, e-mailadressen of telefoonnummers worden opgegeven, maar het wordt als good practice gezien om dat wel te doen.

Format van factuur

Facturen kunnen elektronisch worden uitgegeven indien de authenticiteit van de oorsprong, integriteit van de inhoud en leesbaarheid zijn gegarandeerd. Elektronische facturatie is onderhevig aan acceptatie door de ontvanger.

Wanneer moet een factuur worden uitgegeven (tijdlijn)

Bedrijven moeten binnen zes maanden van de levering van goederen of diensten aan een ander bedrijf facturen uitgeven. Het is handig om facturen kort na de levering uit te geven omdat de btw over het algemeen ten tijde van de levering moet worden betaald.

Wanneer bedrijven goederen en diensten aan een bedrijf in een ander EU-land leveren, moeten facturen worden uitgegeven binnen 15 dagen van het einde van de maand waarin de diensten of goederen werden geleverd.

Hoelang moet een factuur worden bewaard

Facturen moeten 10 jaar worden bewaard. De verplichting om facturen te bewaren, geldt voor zowel verkoop- als inkoopfacturen.

Over het algemeen moeten papieren facturen in Duitsland worden opgeslagen. Elektronische facturen moeten elektronisch worden opgeslagen. Het is mogelijk om elektronische facturen in een ander EU-land op te slaan indien ze toegankelijk zijn en kunnen worden gedownload in het geval van een belastingaudit. Het is nodig om goedkeuring te krijgen van de belastingadministratie om facturen in een EU-land op te slaan.

Hoe kan Stripe helpen

Stripe Invoicing is een wereldwijd facturatieplatform dat speciaal is ontwikkeld om tijd te besparen en betalingen sneller te ontvangen. Binnen een paar minuten kun je al vanaf het dashboard een door Stripe gehoste factuur versturen, of het ontvangen en reconciliëren van betalingen automatiseren met de Invoicing-API en andere geavanceerde functies.

Facturatie is in de Stripe-betalingenstack geïntegreerd zodat klanten automatisch factuurbetalingen kunnen verzamelen met Smart Retries, e-mailherinneringen en automatische kaartupdates ontvangen, en vanaf de eerste dag wereldwijd kunnen factureren.

Eenvoudig aan de slag: Maak, personaliseer en verstuur binnen een paar minuten door Stripe gehoste facturen direct vanaf je dashboard en zonder dat er code aan te pas komt. Je kunt ook 'invoice.new' in de URL-balk van een browser typen en direct naar de factuureditor gaan.

Krijg sneller betaald: De online facturen bij Stripe bieden een optimale ervaring op mobiel, tablet en desktop en ondersteunen meer dan 25 talen en 135 valuta. De gehoste factuurpagina geeft dynamisch betaalmethoden weer op basis van de locatie van de klant, zodat je betalingen sneller ontvangt. De meeste Stripe-facturen worden zelfs binnen drie dagen betaald.

Op maat te configureren: Verzamel eenmalige of terugkerende betalingen via kaart, bankoverschrijving, SEPA en BACS Direct Debit en andere betaalmethoden. Voeg direct regelitems, kortingen en belastingtarieven toe aan je facturen.

Groeit met je mee: Met de API's van Stripe kun je je facturatieworkflows eenvoudig automatiseren. Je kunt automatische herinneringsmails en ouderdomsrapporten gebruiken om niet-betaalde facturen te innen. Ook kun je Smart Retries toepassen om mislukte betalingen opnieuw te proberen op geoptimaliseerde tijden.

Lees onze documentatie voor meer informatie over Stripe Invoicing. Neem contact op met ons verkoopteam om te beginnen met het verzenden van facturen en accepteren van betalingen.

[0] Informatie is actueel vanaf 1 juli 2022. Raadpleeg je juridisch adviseur voor specifiek advies voor jouw bedrijf.

[1] Een uitgebreide lijst met factuurregels in Duitsland vind je in artikel 14-14c van de Duitse btw-wet (Umsatzsteuergesetz).

[2] De volledige lijst met uitgezonderde diensten vind je in artikel 4, punt 8-29 van de Duitse belastingwet.