Met de invoering van een verlaagd belastingtarief in oktober 2019 en de bekrachtiging van de herziene wet op de elektronische bewaring van gegevens in januari 2022 is de omgeving rondom transacties aanzienlijk veranderd. Te midden van deze toenemende complexiteit van boekhoudkundige handelingen wordt op 1 oktober 2023 het systeem voor het bewaren van belastingfacturen (ook bekend als het 'Factuurstelsel') gelanceerd.

Het factuurstelsel is een nieuw systeem waarmee bedrijven die verbruiksbelasting betalen, het juiste belastingkrediet voor aankopen kunnen krijgen. De impact van dit systeem is niet beperkt tot de kant van de verkoper (degene die de bestelling ontvangt en de factuur uitgeeft). Zelfs aan de kant van de koper (degene die de bestelling plaatst en de factuur ontvangt) zijn er een aantal punten waar je rekening mee moet houden.

Deze gids geeft je een overzicht van het factuursysteem, de impact ervan op je bedrijf en hoe Stripe je bedrijf kan ondersteunen bij het stroomlijnen van de activiteiten.

Wat is het factuurstelsel?

Het systeem voor het bewaren van btw-facturen gaat op 1 oktober 2023 van start. Dit systeem wordt meestal het 'factuurstelsel' genoemd en het doel van dit systeem is om bedrijven die verbruiksbelasting betalen de mogelijkheid te bieden het juiste belastingkrediet voor aankopen te ontvangen door 'facturen (belastingfacturen)' die aan specifieke eisen voldoen uit te geven en te bewaren.

De regels van belastingfacturen en het belastingkrediet voor aankopen worden besproken in de sectie 'Bedrijfsimpact van het factuurstelsel', terwijl deze sectie het doel van het factuurstelsel behandelt.

De achtergrond voor de lancering van het factuurstelsel is de Herziene wet op de verbruiksbelastingen die op 1 oktober 2019 in werking is getreden. Als gevolg van deze herziening werd de verbruiksbelasting verhoogd van 8% naar 10% en werd tegelijkertijd het systeem van verlaagde belastingtarieven ingevoerd. De verbruiksbelasting bestaat nu uit een combinatie van twee verschillende belastingtarieven: het normale belastingtarief (10%) en het verlaagde belastingtarief (8%). Verkopers moeten de verbruiksbelasting berekenen op basis van deze twee belastingtarieven. Het is daarom lastig voor kopers om het exacte belastingbedrag te achterhalen, waardoor het boekhoudproces aan beide kanten wordt bemoeilijkt. Als reactie op deze situatie werd het factuurstelsel geïmplementeerd zodat nauwkeurige belastingbetalingen kunnen worden berekend door de toepasselijke belastingtarieven afzonderlijk vast te leggen.

Een soortgelijke regeling is eerder aangenomen in de EU, waar meerdere belastingtarieven gelden. In de EU, die maar liefst 27 verschillende landen verenigt, varieert het belastingtarief voor btw (belasting toegevoegde waarde), wat het equivalent is van verbruiksbelasting in Japan, niet alleen per land, maar ook per soort goederen of diensten. En dus werd het factuurstelsel opgezet om de uitgifte en bewaring van elektronische facturen met specifieke btw-informatie verplicht te stellen, zodat de belastingtarieven duidelijker worden en belastingvermindering mogelijk wordt.

Bedrijfsimpact van het factuurstelsel

Wat verandert er als het factuurstelsel op 1 oktober 2023 wordt gelanceerd?

De belangrijkste verandering is de vereiste voor het belastingkrediet voor aankopen. Met behulp van het factuurstelsel maakt een bedrijf dat staat geregistreerd als verstrekker van belastingfacturen een factuur (belastingfactuur) en bewaart deze voor de koper, zodat de koper de juiste korting op het belastingkrediet voor aankopen kan ontvangen.

Wat is het belastingkrediet voor aankopen voor de verbruiksbelasting?

Laten we, voordat we verder gaan, eerst eens kijken naar het belastingkrediet voor aankopen.

Het belastingkrediet voor aankopen verwijst naar een belastingbetaling die wordt berekend door de 'verbruiksbelasting die is betaald op het moment van aankoop' af te trekken van de 'verbruiksbelasting die is ontvangen van zakenpartners of consumenten, enz.' voor betalingen waarin verbruiksbelasting is verrekend.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je een e-commercewebsite hebt die meubels en huishoudelijke artikelen verkoopt. Je koopt bijvoorbeeld een product voor 2200 yen inclusief belasting (aankoopprijs: 2000 yen + verbruiksbelasting: 200 yen) van een groothandel en verkoopt het vervolgens aan een klant op je e-commercewebsite voor 5500 yen, inclusief belasting (aankoopprijs: 5000 yen + verbruiksbelasting: 500 yen). Verbruiksbelasting wordt doorberekend aan de consumenten, die uiteindelijk gebruikmaken van de goederen en diensten, en wordt vervolgens door bedrijven betaald aan de staat. Dit betekent echter niet dat bedrijven het volledige bedrag aan verbruiksbelasting betalen dat ze van de consumenten ontvangen.

In dit voorbeeld ontvangt de detailhandel in meubels en huishoudelijke artikelen 500 yen aan verbruiksbelasting van de consument, maar betaalt die detailhandel wanneer die het product van de groothandel koopt 200 yen aan verbruiksbelasting, die wordt afgetrokken van de ontvangen verbruiksbelasting. Kortom: ze betalen 300 yen belasting (500 yen - 200 yen = 300 yen). Zo werkt het belastingkrediet voor aankopen.

Verplichtingen van verkopers en kopers onder het factuurstelsel

Vanaf de lancering van het factuurstelsel moeten er btw-facturen worden uitgegeven en bewaard om het belastingkrediet voor aankopen te ontvangen. Als gevolg hiervan is de verkoper in beginsel verplicht om een btw-factuur aan de koper uit te geven en de koper moet onder andere boekhouding bijhouden en btw-facturen bewaren om het belastingkrediet voor aankopen te ontvangen.

In het bovenstaande voorbeeld heeft het factuurstelsel zowel invloed op de groothandel (de verkoper) als de detailhandel in meubels en huishoudelijke artikelen (de koper). Dit is een van de belangrijkste functies van het factuurstelsel. Zowel aan de kant van de verkoper (degene die de bestelling ontvangt en de factuur uitgeeft) als aan de kant van de koper (degene die de bestelling plaatst en de factuur ontvangt) moeten aanpassingen worden gedaan om aan het systeem te voldoen.

• Verkoperskant: Uitgeven van btw-facturen op aanvraag van de koper
  
• Koperskant: Ontvangen en bewaren van btw-facturen van de verkoper in beginsel om te voldoen aan de vereisten voor het belastingkrediet voor aankopen
  

Een ander belangrijk aspect van dit systeem is dat btw-facturen alleen kunnen worden uitgegeven door issuers van btw-facturen. Omgekeerd kunnen niet-geregistreerde ondernemers geen btw-facturen uitgeven. Met andere woorden, als de verkoper niet is geregistreerd, kan de koper geen btw-factuur ontvangen en kan deze in beginsel ook geen belastingkrediet voor aankopen krijgen. Als gevolg daarvan kan er een grotere belastingdruk op de koper komen te liggen.

Factuurstelsel: Actiepunten

Wat moet je doen?

Er zijn drie belangrijke punten waar je op moet letten als je te maken hebt met het factuurstelsel: 'aanvraag voor registratie als verstrekker van btw-facturen, enz.', 'uitgave van facturen (btw-facturen) die voldoen aan de gespecificeerde vereisten', en 'bewaring van facturen (btw-facturen)'.

(1) Aanvraag voor registratie als verstrekker van belastingfacturen, enz.
De eerste stap is om een aanvraag in te dienen voor de registratie als issuer van btw-facturen, enz.

Nogmaals, om btw-facturen uit te geven, moet je een geregistreerde issuer van btw-facturen, enz. zijn. Als je een aanvraag indient, vul je de registratieaanvraag in en dien je deze in bij de juiste belastingdienst. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, wordt er een registratienummer van 13 tekens gegenereerd, beginnend met een 'T' (de volgende 12 tekens zijn het nummer van de oprichtingsakte in het handelsregister), voor de issuer van btw-facturen, enz.

De startdatum voor registratieaanvragen was 1 oktober 2021 en je moet vóór 30 september 2023 een aanvraag indienen om een gekwalificeerde uitgevende instelling te zijn wanneer het factuurstelsel op 1 oktober 2023 van start gaat. Kijk op de website van de nationale belastingdienst voor de aanvraagprocedures.

Zelfs van belasting vrijgestelde ondernemers, zoals eenmanszaken of freelancers, die een belastbare omzet hebben van niet meer dan 100 miljoen yen en tot nu toe zijn vrijgesteld van het betalen van verbruiksbelasting, kunnen zich nog steeds registreren als issuer van btw-facturen, enz. Tegelijkertijd betekent dit echter dat je als belastingplichtige onderneming aangifte voor de verbruiksbelasting moet doen, dus je kunt een toename in fiscale en administratieve taken verwachten. Ondersteunende maatregelen enz. zijn ook ingevoerd, dus als je overweegt om je te registreren, kijk dan op de website van het ministerie van Financiën: Klopt het dat er ondersteunende maatregelen zijn voor het factuurstelsel?

(2)Uitgave van facturen (belastingfacturen) die voldoen aan de vereisten
In het factuurstelsel veranderen de methoden voor het bewaren van facturen, enz. van het bestaande gecategoriseerde systeem voor het bewaren van facturen naar het systeem voor het bewaren van belastingfacturen en er wordt extra informatie, zoals registratienummers, toepasselijk belastingtarieven en verbruiksbelasting ingedeeld naar belastingtarief, aan de vereisten toegevoegd. Het is nodig om nieuwe regels aan facturen toe te voegen, de indeling te veranderen en een uitgifte- en ontvangstsysteem voor facturen en de boekhouding voor te bereiden voor dit nieuwe systeem.

Detailhandels, restaurants, taxibedrijven, enz. die voor een onbepaald aantal klanten werken, mogen ook een vereenvoudigde versie van een btw-factuur uitgeven: 'Vereenvoudigde btw-factuur (eenvoudige factuur).' Bekijk voor meer informatie het 'Overzicht van het systeem voor het bewaren van btw-facturen' van de nationale belastingdienst.

In deze gids vind je meer informatie over de vereiste informatie voor btw-facturen. Btw-facturen vereisen nu drie nieuwe regels naast de gewone regelcategorieën voor het systeem voor het bewaren van facturen.

Regels die nodig zijn voor het systeem voor het bewaren van btw-facturen (met nieuw toegevoegde regels die vetgedrukt zijn):
(1) Naam of titel en registratienummer (registratienummer van 13 tekens beginnend met een 'T') van de issuer van btw-facturen
(2) Transactiedatum
(3) Transactiegegevens (geschiktheid voor verlaagd belastingtarief)
(4) Totaalbedrag ingedeeld naar belastingtarief (exclusief of inclusief belasting) en het toepasselijke belastingtarief
(5) Verbruiksbelasting ingedeeld naar belastingtarief, enz.
(6) Naam of titel van de ontvanger van het document

Naast btw-facturen ben je ook verplicht om 'terugbetaalde btw-facturen' uit te geven als goederen worden geretourneerd of 'aangepaste btw-facturen' als een uitgegeven factuur fouten bevatte.

Naast het uitgeven van btw-facturen is het ook een verplichting voor de issuers van btw-facturen, enz. om een kopie van een uitgereikte btw-factuur te bewaren.

(3) Bewaring van facturen (btw-facturen)
Als vereiste voor het belastingkrediet voor aankopen in het factuurstelsel is 'bewaring van facturen' een van de belangrijkste punten.

De verkoper moet op verzoek van de koper een btw-factuur uitgeven en voor een bepaalde periode een kopie bewaren. Aan de andere kant is de koper in beginsel ook verplicht om ontvangen btw-facturen voor een bepaalde periode te bewaren om het belastingkrediet voor aankopen te ontvangen. Het is belangrijk om op te merken dat facturen van verkopers die niet staan geregistreerd als verstrekkers van btw-facturen, enz. niet kunnen worden gebruikt om het belastingkrediet voor aankopen te ontvangen. (Voor een bepaalde periode zijn er echter tijdelijke maatregelen van kracht, wat belastingaftrek kan betekenen, dus bekijk het 'Overzicht van het systeem voor het bewaren van btw-facturen' van de nationale belastingdienst voor meer informatie).

Hoewel we onze uitleg hebben ingekort tot drie hoofdpunten, moet je ook rekening houden met taken die nodig zijn om de noodzakelijke bevestigingscontroles uit te voeren, zoals het controleren van de registratiestatus van zakenpartners, bevestigen of ontvangen btw-facturen correct zijn ingevuld en controleren of de registratienummers correct zijn.

Factuurstelsel, ondersteund door Stripe

Stripe biedt een betaalplatform met alle functies die je nodig hebt. Met de introductie van het nieuwe factuurstelsel zijn we van plan nieuwe manieren te bieden om je te helpen eenvoudig en efficiënt facturen te maken in het dashboard. We ondersteunen ook de bewaring van facturen op een manier die voldoet aan de herziene wet voor de bewaring van elektronische documenten.

• Stripe Invoicing: Stripe Invoicing is een tool voor het eenvoudig online maken en versturen van facturen en voor het ontvangen van snelle betaling van kopers. De functies omvatten het maken van facturen, het bijhouden van de wijzigingsgeschiedenis, een veiligheidsfunctie om te voorkomen dat facturen per ongeluk worden verwijderd, de mogelijkheid om bedragen of factuurgegevens te zoeken, en nog veel meer. We zijn ook van plan om het maken van btw-facturen rond juni 2023 te ondersteunen. Als je Stripe Invoicing gebruikt, kun je wijzigingen in factuurgegevens en belastingfacturen maken en bewaren in het dashboard.
  
• Stripe Tax: Stripe Tax is een tool om automatisch belasting te innen op je Stripe-transacties. Stripe Tax berekent en int altijd het juiste belastingbedrag. Stripe Tax ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date op het gebied van wijzigingen in belastingregels en -tarieven.
  
• Stripe Billing: Stripe Billing is een tool om eenvoudig abonnementen, terugkerende facturatie en maandelijkse facturatie te beheren. Net als bij Stripe Invoicing zijn we van plan om rond juni 2023 het maken van belastingfacturen te ondersteunen, waardoor het maken en bewaren van belastingfacturen in het dashboard mogelijk wordt.
  
• Gemakkelijk te implementeren:Met Stripe Invoicing en Stripe Billing kun je het proces van het maken, aanpassen en verzenden van facturen binnen enkele minuten voltooien vanuit het dashboard, met behulp van de facturen die Stripe online aanbiedt. Het vereist nul regels aan code. Zie hier om facturatie met Stripe uit te proberen.
  
• Als je Stripe Invoicing niet gebruikt en je wilt ontvangstbewijzen gebruiken als vereenvoudigde factuurdocumenten (適格簡易請求書), kun je onze gids volgen.
  

Ontdek van tevoren hoe je documenten moet indienen als daarom wordt gevraagd tijdens een belastingcontrole en wat de vereisten zijn om te voldoen aan de wet voor de bewaring van elektronische documenten, zelfs voor andere elektronische transacties dan facturen die zijn gemaakt en uitgegeven met Stripe.

Ga voor meer informatie over instellingsmethoden naar Best practices voor het instellen van facturen in Japan.

Referentie: Nationale belastingdienst (website). 'Elektronische transacties.' Ingezien op 26 mei 2023. https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/01.htm

Woordenlijst

• Factuur (btw-factuur): Facturen die door de verkoper worden gemaakt om het geldende belastingtarief en het exacte belastingbedrag aan de koper door te geven. Deze kunnen alleen worden uitgegeven door geregistreerde issuers van btw-facturen.
  
• Verkoper: Bij B2B-transacties, een leverancier van goederen of diensten waarvoor bestellingen zijn ontvangen en waarvoor facturen worden uitgeschreven.
  
• Koper: Bij B2B-transacties, een ontvanger van goederen of diensten en een ontvanger van facturen.
  
• Systeem met verlaagd belastingtarief: Een systeem, dat op 1 oktober 2019 werd ingevoerd, waarbij de belasting op sommige producten onder het standaardtarief kwam te liggen.
  
• Belastingkrediet voor aankopen: Bij het betalen van verbruiksbelasting verwijst dit naar een belastingbetaling die wordt berekend door de 'verbruiksbelasting betaald op het moment van aankoop' af te trekken van de 'verbruiksbelasting die is ontvangen van zakenpartners of consumenten, enz.'.
  
• Issuers van btw-facturen: Een ondernemer die, na screening door de nationale belastingdienst, een registratienummer heeft gekregen als ondernemer die in staat wordt geacht btw-facturen (facturen) uit te geven.