Herausforderung

Die PGA wurde vor über 100 Jahren gegründet und gewinnt immer neue Fans durch ihre Förderung des Golfsports mithilfe innovativer Golfprogramme, des E-Commerces und eines Online-Marktplatzes, in dem Golfer/innen zertifizierte PGA-Trainer/innen für Trainingsstunden buchen können. Allerdings entstand durch unzusammenhängende veraltete Datensysteme und manuelle Prozesse viel Reibung und Frustration für Golfer/innen, Trainer/innen und die PGA selbst auf all ihren verschiedenen digitalen Plattformen.

„Am Anfang unserer digitalen Transformation, 2017, standen wir vor enormen Herausforderungen bei der Technologieplattform, die wir betrieben“, meint George Whitaker, Senior Director Enterprise Technology bei PGA. „Wir hatten unzusammenhängende Datensysteme und ständig kam es zu produktionsgefährdenden Fehlern. Wir überwiesen Zahlungen überdies noch per Scheck und unsere Auszahlungsläufe mussten einfach schneller werden. Zusammengenommen war das Ganze ein echter Buchhaltungsalbtraum.“

Die PGA wurde außerdem von mangelhafter PCI-Compliance geplagt sowie von unklaren Datenrichtlinien und einer Unmenge finanzieller Erwägungen, weil es sich um eine solch einzigartige Kombination aus Geschäftsmodellen handelte. Allein angesichts eines Rechnungsbegleichungsprozesses, der Wochen in Anspruch nahm und oft zu kostspieligen Fehlern führte, musste auch für den Finanzabschluss der Organisation dringend eine Lösung her. PGA machte sich an die Modernisierung des Backend-Finanzsystems und der entsprechenden Prozesse. Man brauchte bessere Transparenz für Zahlungen und eine merkliche Verbesserung des Zahlungserlebnisses für interne und externe Nutzer/innen. Glücklicherweise setzte PGA für die Zahlungsannahme bei Mitgliedschaftsbeiträgen und Onlinekäufen bereits auf Stripe, sodass eine Lösung bereits in Reichweite war.

Lösung

Die PGA entschied sich für Stripe, um ihre Finanzinfrastruktur zu verbessern. Begonnen wurde dann mit einer Integration für die Finanzmanagementplattform Workday. Die PGA setzte hier auf Stripe, um die Abläufe für Trainer/innen und Golfer/innen hinsichtlich Registrierung und Gebührenzahlung für Anwendungen und Trainingsstunden zu optimieren und zu verbessern. Da mit Stripe bereits der Einzug der Mitgliedsbeiträge abgewickelt wurde, konnte die PGA auf die detaillierten Daten bezüglich der End-to-End-Finanzen über alle Plattformen hinweg zugreifen, mit dem die PGA ihre Geschäfte tätigte.

„Mit der Stripe-API konnten wir eine direkte Verbindung zu Workday aufbauen, damit wir Rechnungs- und Zahlungsdaten sofort für die detaillierte Rechnungslegung nutzen konnten – das ist viel einfacher als über die Bank“, fügt Whitaker hinzu. „Stripe ermöglichte uns sehr schnell und problemlos ein besseres Zahlungserlebnis für unsere Kundschaft.“

Mit nur einer einzigen Entwicklungsfachkraft nutzte die PGA die Stripe-API, um eine Verbindung zum Workday-Backend herzustellen, die automatisch Rechnungs- und Zahlungsdaten von über 10 regionalen Sektionen erfasst. Außerdem wurden die manuellen Zahlungsprozesse durch Stripe Connect ersetzt, was zu schnellen, reibungslosen Transaktionen führte, wenn Golfer/innen über den PGA-Marktplatz zertifizierte Trainer/innen für Unterrichtsstunden buchten.

Ergebnisse

Die PGA – wie viele große Organisationen – brauchte einfache Betriebsabläufe, insbesondere hinsichtlich Einkünften und Cashflow. Stripe wurde außerdem damit beauftragt, die Zahlungsinfrastruktur im Zuge der umfassenderen digitalen Transformationsanstrengungen zu modernisieren.

Nur eine Entwicklungsfachkraft für die Integration von Stripe in Workday nötig

Die detaillierte begleitende Dokumentation der Stripe-API ermöglichte es der PGA, mit vollem Vertrauen eine eigens entwickelte Verbindung zum bestehenden Finanz-Backend Workday mit nur einer Entwicklungsfachkraft herzustellen. Künftig wid die PGA die Daten von Stripe in Workday integrieren, um den Rechnungsstellungs- und Begleichungsprozess zu automatisieren.

Whitaker dazu: „Stripe ist sehr entwicklerfreundlich, intuitiv und anpassbar. Die APIs sparen wirklich Zeit und bieten genauere Zahlungs- und Rechnungsdaten für unsere Finanz- und Buchhaltungsteams. Traditionelle Handelssysteme und Zahlungsanbieter schaffen das so nicht.“

Automatisierte Auszahlungen für mehr als 1.500 Trainer/innen sparen 40 Stunden pro Monat

Bei der bisherigen Trainer/innen-Plattform der PGA war es für Golfer/innen nicht möglich, Trainer/innen direkt zu bezahlen. Stattdessen wurden Auszahlungen manuell abgewickelt und verzögerten sich oft um einen Monat oder sogar länger. So konnte die Organisation über 20 Stunden pro Monat für die Auszahlungsabwicklung für die Trainer/innen und weitere 20 Stunden pro Monat für Kreditkartenabgleiche einsparen.

„Mit Stripe sind wir von einem wahrlich qualvollen Auszahlungsprozess für die Trainer/innen zu einem automatischen übergegangen. Unser Auszahlungsteam hat damit gar nichts mehr zu tun und die Trainer/innen werden innerhalb weniger Tage einfach direkt bezahlt“, sagt Seth McGuinness, Product Manager bei PGA.