Herausforderung

Die Torrens University ist die am schnellsten wachsende Hochschule Australiens und bietet berufsorientierte Studiengänge mit besonderem Schwerpunkt auf Flexibilität und Personalisierung für die Studierenden an. Erklärtes Ziel ist es, ein reibungsloses Studium von der Immatrikulation bis zum Diplom zu ermöglichen. Doch das Zahlungsportal der Uni erwies bei der Kursanmeldung immer wieder als Nadelöhr. So hatten internationale Studierende kaum eine Möglichkeit, ihre Studiengebühren aus dem Ausland heraus zu entrichten.

„Studieren ist teuer, und viele unserer Studierenden kommen aus anderen Ländern. Sie haben also keine Ahnung vom hiesigen Bankensystem“, erläutert Adam Guinea, der stellvertretende Finanzchef der Universität. „Ein ungewohnter Bezahlvorgang und die nicht gerade ansprechende Benutzeroberfläche bieten da natürlich Anlass zur Sorge, gerade wenn es um größere Beträge geht.“

Neben einem ansprechenderen Bezahlvorgang wollte die Hochschule auch ihre Zahlungsinfrastruktur stärker auf Skalierbarkeit einstellen. Das alte System beruhte auf traditionellen Geldinstituten, war alles andere als intuitiv verständlich und auf einige wenige Zahlungsmethoden beschränkt. Deshalb sollte die gesamte Infrastruktur stärker auf globales Wachstum und Skalierbarkeit ausgerichtet werden. „In punkto Zahlungen waren Wiederholbarkeit und Skalierbarkeit unsere Hauptanliegen. Denn wir wollen ohne größere Umstellungen in neue Märkte expandieren und mit dem wachsenden Transaktionsvolumen Schritt halten können“, so Dr. Ashish Bharadwaj, IT-Chef der Torrens University.

Neben diesen Vorgaben wollte die Hochschule auch ihre Abläufe im Backend optimieren. Die Entlastung durch den unmittelbaren Zugriff auf Zahlungsinformationen und die Automatisierung von Abwicklung und Abgleich sollte Kapazitäten für die Optimierung des Zahlungsablaufs freimachen. Außerdem versprach man sich zusätzliche Finanzdaten, mit denen geschäftliche Entscheidungen unterfüttert werden sollten. Die parallele Nutzung zweier Zahlungsdienstleister hatte das bislang verhindert.

Lösung

Um den geschilderten Herausforderungen gerecht zu werden, begann die Torrens University mit dem Umbau ihrer Zahlungsinfrastruktur. Durch den Wechsel zu Stripe wurden starre Strukturen des bisherigen Bankpartners durch ein flexibles System ersetzt, das mehr Kontrolle über das Zahlungserlebnis ermöglichte. Dabei wurden die drei bisherigen Zahlungskanäle durch eine zentrale Plattform ersetzt. So konnte die Hochschule das komplexe System aus ausländischen Banküberweisungen und sperrigen Bezahlvorgängen entwirren, das ihr die bisher beteiligten traditionellen Finanzinstitutionen beschert hatten, bei denen es vor allem am gegenseitigen Austausch haperte.

Inzwischen werden die relevantesten Zahlungsmethoden automatisch anhand von Browser und IP-Adresse angezeigt. „Stripe ist als Geschäftspartner schnell und reaktionsstark und bietet uns eine individuelle Plattform, die wir an die von den Studierenden verwendeten Zahlungsmethoden und Währungen anpassen können“, fasst Sarah Chan zusammen, die die Buchhaltung der Universität verantwortet.

Bei der Anpassung der Bezahlschnittstelle arbeitete die Torrens University übrigens eng mit dem Implementierungs- und Fachdienstleistungsteam von Stripe zusammen. Den besonderen Anforderungen wurde mit Stripe Payments und Stripe Elements Rechnung getragen. „Das Fachdienstleistungsteam von Stripe legte uns einen Entwurf vor, wie der Bezahlvorgang mit den von uns gewünschten Funktionen aussehen könnte“, so Chan weiter. „Außerdem bekamen wir immer wieder Fragen gestellt, über die wir vorher nie nachgedacht hatten. So entstand nach und nach unsere ganz eigene Lösung.“

Mit Stripe Elements konnte die Hochschule nun eigene Seiten für neue Zahlungsmethoden wie WeChat, Alipay und BECS-Lastschriften erstellen. Außerdem wurde die Stripe-API für die Währungsumrechnung eingebunden, damit den Studierenden die Tarife von Anfang an in ihrer Landeswährung angezeigt werden. So wurde aus dem ehemals behäbigen manuellen Zahlungssystem eine intuitive, übersichtliche Benutzerschnittstelle, die sogar Live-Zahlungen unterstützt.

Angesichts steigender Immatrikulationszahlen nutzte die Torrens University bald auch das Stripe Dashboard für die interne Zahlungsabwicklung. Da es nahezu in Echtzeit reagiert, konnten Zahlungstrends so schneller als bislang erkannt, analysiert und evaluiert werden, um auf dieser Grundlage belastbare Geschäftsentscheidungen zu treffen. Als weitere Vorteile erwiesen sich die bessere Betrugsbekämpfung, der erleichterte Umgang mit fehlgeschlagenen Zahlungen und ein schnellerer Zugriff auf Abrechnungen.

Ergebnisse

Zügige Einführung einer zeitgemäßen Zahlungslösung

In Zusammenarbeit mit dem Fachdienstleistungsteam von Stripe konnte die Torrens University ihre neue Zahlungslösung gut 66 Prozent schneller fertigstellen, als dies ohne externe Hilfe möglich gewesen wäre. Von Anfang bis Ende dauerte die Implementierung zudem gerade einmal zehn Wochen. „Beide Teams lernten voneinander und wir wurden frist- und budgetgerecht fertig. Viel mehr kann man sich eigentlich gar nicht wünschen“, blickt Bharadwaj zurück.

Zwei Stunden Papierkram in wenigen Minuten – mit einem einfachen Bezahlvorgang für über 19.000 Studierende

Mit Stripe konnte sich die Hochschule ihr eigenes Zahlungsportal aufbauen und so ihren über 19.000 Studierenden die Immatrikulation erleichtern. Dazu wurden nicht nur internationale und inländische Überweisungen zusammengeführt, sondern auch die veralteten Zahlungsportale der bisherigen Partnerbanken eingemottet. Das Ergebnis: ein wesentlich schnellerer Zahlungsablauf für die Studierenden. Und die können mit Stripe Payments nun immer mit ihrer bevorzugten Methode bezahlen, ohne sich über währungs- und länderübergreifende Überweisungen Gedanken machen zu müssen.

Nicht zuletzt kann die Universität jetzt auch diverse Daten der Studierenden automatisch in die Bezahlformulare eintragen lassen. So können sie sich im nächsten Semester viel schneller zu ihren Seminaren anmelden als bisher. Und die Angleichung des Zahlungsportals an die Corporate Identity der Hochschule steigert zudem das Vertrauen in die Seite, die sich nun nicht mehr wie die eines Drittanbieters anfühlt.

Die Auswirkungen dieser Veränderungen sind keineswegs nur bei der eigentlichen Bezahlung, sondern im gesamten Zahlungsablauf spürbar. „Bislang mussten ausländische Studierende alles von Hand ausfüllen und per Post zu uns schicken. Das konnte Tage oder gar Wochen in Anspruch nehmen.
Mit Stripe konnten wir nicht nur eine deutlich bessere Benutzerschnittstelle entwickeln und das komplette Verfahren abkürzen; auch der Anteil fehlgeschlagener Zahlungen ging zurück. Beide Faktoren bedeuten insgesamt eine drastische Verbesserung der Benutzererfahrung“, so Bharadwaj.

Zügige Expansion in neue Märkte – mit neuen Zahlungsmethoden und neun wichtigen Währungen

Auf ihrem Expansionskurs kann die Torrens University heute ohne Weiteres neue Währungen und Zahlungsmethoden einbinden und so ihrer wachsenden Studierendenzahl gerecht werden. Derzeit werden neun große Währungen und eine wachsende Anzahl an Bezahlverfahren akzeptiert. „Die Zahlungen bewegen sich oft im fünfstelligen Bereich“, so Guinea. „Das sind nicht selten die Ersparnisse eines ganzen Lebens. Da fühlt es sich natürlich besser an, wenn man eine sichere, unkomplizierte Zahlungsmethode nutzen kann, die der Tragweite dieser Investition gerecht wird.“

„Mit Stripe können wir jederzeit weiter wachsen“, ergänzt Chan. „Wenn wir eine neue Zahlungsmethode anbieten wollen, genügt ein Mausklick. So können wir unser Tempo selbst bestimmen.“

Eine zuverlässige Zahlungsinfrastruktur für ein Unternehmen auf Wachstumskurs

Während die Studierenden von der benutzerfreundlichen Schnittstelle und der schnellen Zahlungsabwicklung profitieren, nutzt die Torrens University die von Stripe bereitgestellten Hintergrundinformationen, um ihre Skalierbarkeit zu erhöhen. Mit den Abrechnungen in Echtzeit kann die Finanzabteilung unmittelbar fehlgeschlagene und säumige Zahlungen erkennen und schneller darauf reagieren.

Und da Stripe Payments immer automatisch den Weg der geringsten Kosten einschlägt, erwartet die Hochschule zudem noch Einsparungen in Höhe von über 100.000 Dollar pro Jahr.

Als Nächstes will die Torrens University die Abrechnungsprozesse für mehrere Studiengänge mit Stripe Invoicing zusammenführen, damit die Zahlungen für die Rechnungsstellung nicht mehr täglich bearbeitet werden müssen. „Dafür braucht es die richtigen Daten. Mit Stripe haben wir schnelleren Zugriff auf unsere Finanzdaten als jemals zuvor und können auf dieser Grundlage bessere Entscheidungen in unserem eigenen Interesse und dem der Studierenden treffen“, resümiert Bharadwaj.