Herausforderung

In der bisherigen Zahlungsinfrastruktur von ZoomInfo basierte das Inkassowesen des Unternehmens darauf, dass manuell Rechnungen verschickt und dann Zahlungen per Scheck, Lastschrift oder Banküberweisung entgegengenommen wurden. Da Schecks eine wichtige Rolle spielten und keine Technologie zur Automatisierung der Zahlungseingänge vorhanden war, musste ZoomInfo oft bis zu zehn Tage auf Kundenzahlungen warten. Das bedeutete für die Debitorenbuchhaltung sehr zeitaufwändige manuelle Arbeit.

Lösung

ZoomInfo verlagerte über 90 % seiner Kreditkartenzahlungen zu Stripe und nutzte dazu Stripe Connector for NetSuite für Kreditkarten- und Lastschriftzahlungen. Dank der intuitiven Stripe-APIs und der detaillierten Dokumentation gelang die Implementierung im Handumdrehen. „Nach Projektbeginn dauerte es ganze zwei Tage, bis Stripe vollständig integriert war“, so Madison Farnsworth, die bei ZoomInfo für Finanzsysteme zuständig ist. „Damit war es eine der zügigsten Integrationen, die wir bei ZoomInfo jemals durchgeführt haben.“

Mit Stripe schickt ZoomInfo einmal pro Woche per E-Mail Abrechnungen an seine Kund/innen. Die PDF-Datei enthält einen Zahlungslink, über den man ein persönliches Portal erreicht, wo dann Zahlungen per Kreditkarte oder Banküberweisung getätigt werden können. Sobald die Zahlung erfolgt ist, läuft die weitere Transaktion automatisch ab und wird in in Echtzeit in NetSuite erstellt. Nach der Verarbeitung der Kreditkarte wird zudem automatisch ein Einzahlungsbeleg gespeichert.

Ergebnisse

Seitdem ZoomInfo digitale Rechnungen nutzt, erhält das Unternehmen seine Kundenzahlungen deutlich schneller. Ist eine Zahlung in Verzug, wird zudem eine automatische Zahlungserinnerung verschickt. Nach der Implementierung von Stripe verzeichnete ZoomInfo sofort ein erhöhtes Zahlungsaufkommen bei ausstehenden Rechnungen und den höchsten täglichen Zahlungseingang seit der Markteinführung.

„Unsere Debitorenbuchhaltung ist begeistert und unsere Kund/innen angesichts des unkomplizierten Bezahlverfahrens offenbar ebenfalls“, ergänzt Farnsworth.

Die Digitalisierung des kompletten Bezahlverfahrens macht den Zahlungseingang für ZoomInfo vollständig transparent. Zudem konnte das Unternehmen den Arbeitsaufwand für die Dateneingabe von 12 bis 15 Minuten auf null Minuten je Transaktion verkürzen. Innerhalb eines Jahres haben Stripe und NetSuite für ZoomInfo Zehntausende Zahlungsvorgänge automatisiert.