Rechnungen sind für Unternehmen unverzichtbar. Sie dienen als wichtiges Bindeglied für den Cashflow, die Finanzbuchhaltung und die Steuerkonformität. Zudem zählen sie zu einer der vielen administrativen Aufgaben, denen sich Unternehmen regelmäßig widmen müssen.

Obwohl Rechnungen oftmals als einfache administrative Büroarbeit abgetan werden, können sie sich enorm auf die Geschäftsbeziehungen und das Nettoergebnis eines Unternehmens auswirken. Ein Verständnis des Konzepts, des Nutzens und der potenziellen Fallen bei der Rechnungsstellung hilft Unternehmen dabei, ihre Finanzgeschäfte zu optimieren. Dies zeigt sich vor allem vor dem Hintergrund, dass immer mehr Unternehmen neue Märkte erschließen und sich mit immer komplexer werdenden Zahlungsmodellen, Kundinnen/Kunden, Auftragnehmern bzw. Auftragnehmerinnen und Lieferanten bzw. Lieferantinnen auseinandersetzen müssen.

Nachstehend werden die wichtigsten Elemente und die Funktionalität einer Rechnung erläutert. Dabei erhalten Sie das Wissen, das Sie zum Vereinfachen der Finanzgeschäfte Ihres Unternehmens und zur optimalen Nutzung jeglicher Transaktionen benötigen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Rechnung?
  
• Wer verwendet Rechnungen?
  
• Wichtige Komponenten einer Rechnung
  
• So senden Sie eine Rechnung
  
• So bezahlen Sie eine Rechnung
  
• Wie Stripe die Rechnungsstellung für Unternehmen unterstützt
  

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein kommerzielles Dokument, das von einer Verkäuferin/einem Verkäufer für eine Käuferin/einen Käufer ausgestellt wird, um die Zahlung zu fordern. Sie enthält eine Übersicht über die gelieferten Produkt- oder Dienstleistungsposten sowie die Beträge für die Waren oder Dienstleistungen und sie kann als rechtsgültige Aufzeichnung einer Transaktion dienen.

Rechnungen sind für die Finanzbuchhaltung und Steuerberichterstattung wichtig. Sie helfen den Unternehmen dabei, den Überblick über Verkäufe zu behalten, den Waren- und Dienstleistungsverkehr zu überwachen, den Cashflow zu verwalten und Finanzberichte zu erstellen. Zudem dienen Sie Unternehmen der Sicherstellung von Prüfketten und der Einhaltung von Compliance-Bestimmungen.

Wer verwendet Rechnungen?

Rechnungen werden von einer Vielzahl von Entitäten verwendet, die am Austausch von Waren, Dienstleistungen und an Finanztransaktionen beteiligt sind. Gängige Beispiele für Entitäten, die häufig Rechnungen verwenden, lauten wie folgt:

• Unternehmen
  Nahezu jede Unternehmensart kann unabhängig von der Größe oder Branche Rechnungen verwenden. Ganz gleich, ob es sich um eine multinationale Kapitalgesellschaft oder ein kleines lokales Geschäft handelt – sie alle stellen nach dem Bereitstellen von Waren oder Dienstleistungen im Rahmen eines Standardverfahrens Rechnungen für ihre Kunden aus.

• Freiberufler/innen und unabhängige Auftragnehmer/innen
  Freiberufler/innen und unabhängige Auftragnehmer/innen verwenden Rechnungen oftmals, um die von ihnen erbrachten Dienstleistungen mit dem Kunden abzurechnen. Diese Rechnungen enthalten für gewöhnlich Details zu der erbrachten Dienstleistung, der aufgewendeten Zeit oder der gelieferten Menge und zum vereinbarten Satz.

• Regierungsbehörden
  Regierungsbehörden verwenden Rechnungen oftmals im Zusammenhang mit Lieferanten. Dies kann unter anderem von der Beschaffung von Bürozubehör bis hin zu Vertragsabschlüssen für große Infrastrukturprojekte reichen.

• Gemeinnützige Organisationen
  Obwohl sich gemeinnützige Organisationen möglicherweise nicht für traditionelle kommerzielle Aktivitäten engagieren, kommen sie häufig mit Rechnungen in Kontakt, wenn sie Dienstleistungen von Lieferanten in Anspruch nehmen oder wenn sie gegen eine Gebühr Dienstleistungen anbieten.

• Dienstleister
  Expertinnen/Experten wie Anwältinnen/Anwälte, Beraterinnen/Berater, Buchhalterinnen/Buchhalter und Ärztinnen/Ärzte stellen häufig Rechnungen an Mandantinnen/Mandanten bzw. Kundinnen/Kunden und Patientinnen/Patienten aus, um die von ihnen erbrachten Dienstleistungen oder die aufgewendete Zeit abzurechnen.

• Großhändler und Produzenten
  Bei B2B-Transaktionen verwenden Großhändler und Produzenten Rechnungen, um gelieferte Waren mit Einzelhändlern abzurechnen.

• Aus- und Weiterbildungseinrichtungen
  Schulen, Hochschulen und Universitäten können mit Rechnungen Schülerinnen/Schülern und Studentinnen/Studenten Unterrichtsgebühren, Beherbergungsgebühren und andere Gebühren zu berechnen.

Eine Entität, die Waren oder Dienstleistungen gegen Bezahlung anbietet, kann Rechnungen zum Auflisten der Transaktion und zum Anfordern der Bezahlung verwenden.

Wichtige Komponenten einer Rechnung

Eine Rechnung beinhaltet in der Regel verschiedene wichtige Komponenten, die detaillierte Informationen zu der Transaktion liefern. Die primären Elemente, die häufig in einer Rechnung vorkommen, lauten wie folgt:

• Rechnungsnummer
  Dies ist eine eindeutige Bezeichnung für jede Rechnung. Sie ist wichtig für das Führen von Aufzeichnungen und kann sowohl der Verkäuferin bzw. dem Verkäufer als auch der Käuferin bzw. dem Käufer dabei helfen, Zahlungen nachzuverfolgen und sich bei späterer Kommunikation auf die Transaktion zu beziehen.

• Datum
  Dies ist das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Es kann dabei helfen, das Fälligkeitsdatum der Zahlung zu bestimmen. Wenn die Konditionen beispielsweise „30 Tage netto“ lauten, ist die Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach dem Datum der Rechnungsausstellung fällig.

• Angaben zur Verkäuferin oder zum Verkäufer
  Dies beinhaltet den Namen, die Anschrift, Kontaktinformationen und mitunter die Steueridentifikationsnummer der Verkäuferin bzw. des Verkäufers oder der Dienstleisterin bzw. des Dienstleisters.

• Kundeninformationen
  Ähnlich wie bei den Angaben zur Verkäuferin oder dem Verkäufer beinhaltet dies den Namen, die Anschrift und Kontaktinformationen der Käuferin oder des Käufers.

• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
  Dieser Abschnitt enthält eine detaillierte Beschreibung der angebotenen Waren oder Dienstleistungen, einschließlich Mengen, Stückpreisen und Summen von Posten. Die Beschreibung sollte so detailliert sein, dass die Käuferin oder der Käufer problemlos nachvollziehen kann, was ihr bzw. ihm in Rechnung gestellt wird.

• Zwischensumme
  Dies entspricht den Gesamtkosten aller Waren oder Dienstleistungen vor Anwendung von Steuern, Rabatten oder zusätzlichen Gebühren.

• Steuern, Rabatte und zusätzliche Gebühren
  Sofern zutreffend, werden in der Rechnung jegliche Steuern, Rabatte (z. B. Nachlässe bei vorzeitiger Zahlung) und Zusatzgebühren (z. B. Versand- oder Bearbeitungsgebühren) aufgelistet. Diese sollten jeweils separat aufgeführt und dann der Zwischensumme hinzugefügt oder davon abgezogen werden.

• Fälliger Gesamtbetrag
  Dies ist der Gesamtbetrag, den die Käuferin oder der Käufer zahlen muss. Er wird durch Addieren aller Rechnungsposten, einschließlich Steuern und zusätzlicher Gebühren, und Subtrahieren von Rabatten zu der bzw. von der Zwischensumme berechnet.

• Zahlungsbedingungen
  In diesem Abschnitt werden die vereinbarten Zahlungsbedingungen aufgeführt, einschließlich Fälligkeitsdatum und bevorzugter Zahlungsmethoden. Möglicherweise werden an dieser Stelle auch Sanktionen für verspätete Zahlungen angegeben.

• Hinweise
  Einige Rechnungen beinhalten einen Abschnitt für Hinweise, in dem der/die Verkäufer/in zusätzliche, für die Transaktion relevante Informationen oder eine persönliche Nachricht an die Käuferin oder den Käufer hinzufügen kann.

Die jeweiligen Komponenten können je nach Unternehmensart, Komplexität der Transaktion und lokalen Bestimmungen oder Gepflogenheiten variieren. Diese Elemente sind jedoch im Allgemeinen bei den meisten Rechnungsarten gleich und viele Online-Textverarbeitungsprogramme bieten Rechnungsvorlagen an.

So senden Sie eine Rechnung

Das Senden einer Rechnung umfasst mehrere Schritte, die reibungslose Transaktionen und pünktliche Zahlungen sicherstellen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die Funktionsweise:

• Die Rechnung vorbereiten: Zunächst müssen Sie die Rechnung erstellen. Dies beinhaltet das Sammeln aller nötigen Informationen wie die Details der gelieferten bzw. bereitgestellten Waren oder Dienstleistungen, die Kosten, die Kundeninformationen und Informationen zu Ihrem Unternehmen. Wenn Sie häufig Rechnungen ausstellen, verwenden Sie eine Rechnungsstellungssoftware, die diesen Prozess automatisieren und Ihnen beim effektiveren Verwalten von Rechnungen helfen kann.

• Die Rechnung prüfen: Bevor Sie die Rechnung senden, überprüfen Sie sie auf Fehler. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen richtig sind, insbesondere die Kosten der Waren oder Dienstleistungen, die Kundeninformationen und das Fälligkeitsdatum. Fehler können zu Verzögerungen oder angefochtenen Zahlungen führen.

• Die Rechnung senden: Wie eine Rechnung versendet wird, hängt von der Art Ihres Unternehmens und von Ihrer Kundenbeziehung ab. Wenn Sie beispielsweise im digitalen Geschäft tätig sind, ist es mitunter am besten, Rechnungen per E-Mail zu versenden. In diesem Fall empfiehlt es sich, sie als PDF-Dateien zu verschicken. Wenn Sie ein traditionelleres Einzelhandelsgeschäft führen, können Sie auch eine physische Ausfertigung per Post versenden. Einige Unternehmen nutzen auch Rechnungsversanddienste, die von Rechnungsstellungssoftware oder -plattformen angeboten werden. Ganz gleich, für welche Methode Sie sich entscheiden – stellen Sie sicher, dass jede Rechnung an die richtige Person oder Abteilung gelangt, die für die Zahlung zuständig ist. Manche Unternehmen bitten ihre Kunden/Kundinnen, Rechnungen zu unterschreiben. Dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich.

• Nachverfolgung: Kunden/Kundinnen vergessen oftmals eine Rechnung oder die Zahlung verzögert sich. Verfolgen Sie sie regelmäßig nach, bis Sie die Zahlung erhalten. Sie können ein paar Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung eine E-Mail mit einer Erinnerung senden und die Rechnung bei verspäteter Zahlung weiterhin in regelmäßigen Abständen verfolgen.

• Die Zahlung entgegennehmen und ausweisen: Sobald die Kundin oder der Kunde die Zahlung getätigt hat, sollten Sie sie in Ihrem Buchhaltungssystem ausweisen. Dies hilft Ihnen beim Nachverfolgen des Cashflows und Ihrer finanziellen Solidität. Bewahren Sie die Rechnung und die Zahlungsaufzeichnung für steuerliche Zwecke und zur künftigen Referenz auf, sofern dies nötig werden sollte.

• Verspätete Zahlungen abwickeln: Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Rechnung nicht pünktlich bezahlt, müssen Sie eine Entscheidung bezüglich der nächsten Schritte treffen. Diese können eine Verspätungsgebühr, das Aussetzen der Dienstleistungserbringung oder in Extremfällen rechtliche Schritte beinhalten. Ihre Aktionen sollten in Einklang mit den Bedingungen stehen, die in der Rechnung und in Verträgen oder Vereinbarungen mit der Kundin oder dem Kunden angegeben sind.

So bezahlen Sie eine Rechnung

Das Bezahlen einer Rechnung umfasst mehrere Schritte zur Sicherstellung reibungsloser Transaktionen und einer ordnungsgemäßen Buchführung:

• Überprüfen der Rechnung: Sobald Sie eine Rechnung erhalten, überprüfen Sie sie sorgfältig. Bestätigen Sie, dass alle Details korrekt sind, einschließlich der gelieferten oder erbrachten Produkte bzw. Dienstleistungen, deren Mengen und der Preise. Stellen Sie sicher, dass auch die Händler- oder Lieferanteninformationen, die Rechnungsnummer und das Datum korrekt sind.

• Überprüfen des Erhalts von Waren oder Dienstleistungen: Bestätigen Sie, dass Sie die Ihnen in Rechnung gestellten Waren oder Dienstleistungen erhalten haben. Wenden Sie sich im Falle von Unstimmigkeiten sofort an den Händler, um die Probleme zu besprechen und zu lösen.

• Überprüfen der Zahlungsbedingungen: Achten Sie auf die in der Rechnung angegebenen Zahlungsbedingungen, einschließlich des Fälligkeitsdatums und der bevorzugten Zahlungsmethoden. Einige Händler bieten Rabatte für frühzeitige Zahlungen an. Wenn möglich, sollten Sie dies zu Ihrem Vorteil nutzen.

• Vorbereiten der Zahlung: Wenn Sie zum Bezahlen der Rechnung bereit sind, müssen Sie die Zahlung gemäß der vom Lieferanten angegebenen Methode abwickeln. Dies kann eine Banküberweisung, Bezahlung per Scheck, Kreditkartenzahlung oder eine andere Methode sein, die vereinbart wurde.

• Senden der Zahlung: Senden Sie die Zahlung gemäß den in der Rechnung angegebenen Anweisungen. Stellen Sie dabei sicher, dass Sie dies vor dem oder am Fälligkeitsdatum tun, um Verzugsgebühren oder Sanktionen zu vermeiden. Wenn die Zahlung elektronisch erfolgt, zeichnen Sie die Transaktions-ID oder eine andere Kennung auf, die zum Nachverfolgen der Zahlung verwendet werden kann.

• Ausweisen der Zahlung: Nachdem Sie die Zahlung vorgenommen haben, weisen Sie sie in Ihrem Finanzbuchhaltungssystem aus und markieren Sie die Rechnung dabei als bezahlt. Dies hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben im Blick zu behalten, exakte Finanzaufzeichnungen zu führen und Ihren Cashflow effektiv zu verwalten.

• Aufbewahren von Rechnungskopien und Zahlungsbelegen: Es ist wichtig, Kopien aller bezahlten Rechnungen und Zahlungsbelege für steuerliche Zwecke, als Prüfnachweis und für die künftige Referenz aufzubewahren. Diese können auch beim Lösen von Streitigkeiten oder Missverständnissen helfen, die möglicherweise später aufkommen.

• Kommunizieren mit dem Anbieter: Wenn Sie Nachfragen oder Probleme zu bzw. mit der Rechnung haben, kommunizieren Sie diese schnellstmöglich an den Anbieter. Zudem empfiehlt es sich, den Anbieter zu benachrichtigen, sobald die Zahlung vorgenommen wurde. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn er nicht automatisch von der Zahlungsmethode eine Benachrichtigung erhält.

Die Sicherstellung, dass Sie Rechnungen pünktlich und korrekt bezahlen, ist nicht nur ein Aspekt eines guten Finanzmanagements, sondern hilft auch beim Aufrechterhalten positiver Beziehungen mit Ihren Anbietern und Lieferanten.

Wie Stripe die Rechnungsstellung für Unternehmen unterstützt

Stripe Invoicing bietet robuste Funktionen zum Erstellen, Senden und Verwalten von Rechnungen für Unternehmen:

• Rechnungserstellung
  Mit Stripe können Unternehmen professionelle, individuell anpassbare Rechnungen erstellen. Dabei können Sie Ihr Logo hinzufügen, eine personalisierte Nachricht einfügen und die Rechnung an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen.

• Automatisierte Rechnungsstellung
  Mit Stripe können Sie den gesamten Rechnungsstellungsprozess automatisieren. Dazu gehören das Implementieren der wiederkehrenden Abrechnung für Abonnements, das automatische Berechnen der Steuern, das Anwenden von Rabatten und sogar das automatische Senden von Erinnerungen bei nicht bezahlten Rechnungen.

• Flexible Abrechnung
  Stripe unterstützt diverse Abrechnungsmodelle, z. B. nutzerabhängige Preise, nutzungsbasierte Abrechnung, Staffelpreise usw. Sie können Ihre Abrechnung so anpassen, dass sie am besten zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen passt.

• Internationale Rechnungsstellung
  Stripe unterstützt die Rechnungsstellung in mehreren Sprachen und Währungen. Dies ist insbesondere für Unternehmen mit internationalen Kunden hilfreich. Zudem werden lokale Zahlungsmethoden in verschiedenen Ländern unterstützt.

• Zahlungseinzug
  Stripe stellt ein sicheres Zahlungsportal bereit, auf dem Kunden ihre Rechnungen bezahlen können. Kunden können Kreditkarten, Debitkarten und andere beliebte Zahlungsmethoden verwenden, um ihre Rechnungen zu bezahlen. Stripe unterstützt auch ACH-Zahlungen, Banküberweisungen und Schecks für Rechnungen in US-Dollar.

• Rechnungsnachverfolgung
  Mit Stripe können Unternehmen ihren Rechnungsstatus problemlos nachverfolgen. Die Plattform benachrichtigt Unternehmen, wenn Rechnungen bezahlt werden. Zudem wird ein Verlauf mit allen Rechnungen und Zahlungen geführt, was für die Finanzbuchhaltung und für Wirtschaftsprüfungen hilfreich sein kann.

• Integration
  Die Rechnungsstellungsfunktion von Stripe kann mit anderen von Unternehmen verwendeten Tools und Software integriert werden, z. B. Buchhaltungssoftware, CRM-Systeme und E-Mail-Marketingtools. Diese Integration hilft beim Rationalisieren von Geschäftsvorgängen.

• Sicherheit
  Stripe befolgt strenge Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Finanzdaten zu schützen. Die Lösung ist PCI-konform, d. h., sie entspricht dem Payment Card Industry Data Security Standard zur Abwicklung von Kartenzahlungen.

Diese Funktionen machen Stripe zu einem flexiblen und leistungsstarken Tool zum Verwalten der Rechnungsstellung in Unternehmen und helfen Ihnen dabei, Zeit zu sparen, administrative Aufgaben zu reduzieren und korrekte und pünktliche Zahlungen zu gewährleisten. Sprechen Sie mit einem Experten, um weitere Informationen zu erhalten und loszulegen.