Uitdaging

Als zoon van een onderwijzer weet Vishen maar al te goed hoe belangrijk onderwijs is. Vishen blonk uit op school en maakte daarna carrière in Sillicon Valley, maar zijn leven veranderde toen hij begon met mediteren. Hij zegde zijn baan op, ging meditatie studeren en gaf lessen over de hele wereld. De oprichting van Mindvalley was de volgende stap. Internationale experts geven via het platform meditatielessen en honderden andere cursussen over holistische zelfverbetering die ontbreken in traditionele onderwijsprogramma's. Vishen hoopte zo een leemte te vullen en de wereld een beetje beter te maken.

En die visie sloeg aan. In 2021 was Mindvalley uitgegroeid tot een bedrijf met 20 miljoen klanten dat met 40% per jaar groeide en de oplossing voor facturatie- en abonnementsbeheer schoot tekort om snel genoeg te voldoen aan de behoeften van alle gebruikers. Om ontbrekende functies toe te voegen, zoals tools voor internationaal belastingbeheer, moesten IT-teams externe producten integreren. Voor nieuwe producten was vaak programmeerwerk nodig of moesten speciaal apps worden ontwikkeld. Zo kostte het een externe dienstverlener acht maanden om opties voor upgrades en downgrades van abonnementen toe te voegen.

Om aan de vraag te voldoen en de groei in 135 landen te versnellen, had Mindvalley een oplossing nodig om wereldwijde abonnementen, betalingen, belastingcompliance en afrekenprocessen eenvoudig te beheren. Besluitvormers van Finance en Marketing wilden beter inzicht krijgen in KPI's, zoals maandelijkse terugkerende inkomsten, netto-inkomstenbehoud en klantverloop. Ze wilden abonnementen en andere producten zonder hulp van IT-teams kunnen aanpassen en klanten de hulpmiddelen geven om zelf hun abonnement te beheren. Mindvalley wilde ook meer betaalmethoden ondersteunen en uiteindelijk betalingen kunnen ontvangen in andere valuta dan de Amerikaanse dollar. Hoewel het bedrijf wist dat dit niet mogelijk was met de bestaande oplossing voor facturatie- en abonnementsbeheer, was het management van Mindvalley toch wat terughoudend. Zou zo'n nieuwe leverancier niet te veel onzekerheid met zich meebrengen?

"De migratie naar een nieuw facturatiesysteem stuitte op weerstand. De vorige oplossing gebruikten we al bijna twaalf jaar en vormde de basis van veel andere systemen", zegt Ramay Korai, head of B2C marketing van Mindvalley. "Het team maakte zich ook zorgen over de duur van de migratie. Die moest echt vlekkeloos verlopen, anders zou dat ons miljoenen kunnen kosten."

Oplossing

Mindvalley besloot het bestaande systeem voor facturatie- en abonnementsbeheer te vervangen door Stripe en schakelde de zakelijke dienstverlening van Stripe in als strategisch partner om te helpen met de migratie en veel van het zware werk uit handen te nemen.

"We wilden een platform dat we direct konden gebruiken voor zaken als facturatie, betalingen, belastingen, omzetverantwoording en afrekenprocessen. Het moest ook makkelijk kunnen worden aangepast aan onze wensen en kunnen meegroeien met het bedrijf", aldus Korai. "Stripe bood alles wat we zochten, inclusief een team voor zakelijke dienstverlening dat precies wist hoe de migratie naar een nieuw platform kon worden gerealiseerd en hoe processen konden worden afgestemd."

Samen met de zakelijke dienstverlening van Stripe implementeerde Mindvalley Stripe Billing om zo facturatie, abonnementen en omzetbeheer wereldwijd te vereenvoudigen en automatiseren. Met Billing kreeg Mindvalley de beschikking over tools om zonder programmeerwerk abonnementen, incasso's en proefperioden aan te passen, en kon het nu ook klanten zelf hun abonnement laten beheren. Om de migratie van de abonnementen van klanten naar Billing vlot te laten verlopen, gebruikten de engineers de Billing-migratietoolkit. "Onze eigen scripts schrijven had het hele proces een stuk moeilijker gemaakt, dus de Billing-migratietoolkit kwam echt heel goed van pas", zegt Korai.

Nog tijdens de migratie naar Billing besloot Mindvalley om waar mogelijk Stripe-producten te gebruiken en ook hier stond de zakelijke dienstverlening van Stripe klaar om de helpende hand te bieden. Engineers gebruikten Stripe Connect om Stripe op het platform van Mindvalley te integreren en kozen voor Stripe Payments om alle wereldwijde betalingen te verwerken. Door Stripe met Connect aan het platform toe te voegen, blijven klanten van Mindvalley tijdens het betalen op de website, kan Stripe de uitbetalingen aan docenten verzorgen en worden toekomstige productintegraties makkelijker.

Mindvalley werkte samen met de zakelijke dienstverlening van Stripe om Stripe Payments zo te configureren dat wereldwijde betalingen zouden kunnen worden verwerkt met Google Pay, Alipay en Apple Pay. Ook werd 3D Secure-authenticatie ingesteld om fraude tot een minimum te beperken en te zorgen voor naleving van de wettelijke voorschriften. Engineers gebruikten Stripe Revenue Recognition, een ingebouwde tool in Payments, om ingewikkelde processen voor boekhouding op transactiebasis te automatiseren, waaronder upgrades en downgrades van abonnementen, evenredige verdelingen en terugbetalingen. Ook kreeg Mindvalley zo de beschikking over één overzicht van alle inkomstenbronnen waarmee het beter kan zien hoe groei en klantverloop tot stand komen. Ze implementeerden ook Stripe Tax om processen op het gebied van belastingcompliance over de hele wereld in goede banen te leiden voor financiële teams en om automatisch de juiste belasting te berekenen die klanten op een bepaalde locatie moeten betalen.

Mindvalley en de zakelijke dienstverlening van Stripe implementeerden Stripe Checkout om de klantervaring te verbeteren. Met Checkout kan Mindvalley het kant-en-klare betaalformulier van Stripe gebruiken om frictie bij het afrekenen te verminderen, automatisch ondersteuning te bieden voor de zestig talen die Mindvalley-klanten spreken en programmeerwerk tot een minimum te beperken. De engineers voegden ook Stripe Elements toe, modules met kant-en-klare interfaces in de Optimized Checkout Suite van Stripe om betalingen, afrekenprocessen, terugbetalingen en facturatie nog verder te vereenvoudigen. Zo gebruikten ze het Payment Element om Link toe te voegen, waarmee de betaalgegevens van bestaande Link-klanten automatisch worden ingevuld zodat ze veilig met één klik kunnen afrekenen.

Mindvalley gaat Elements in de toekomst gebruiken om zijn langetermijndoelen op het gebied van betalingen te halen. IT-teams kunnen Elements gebruiken om meer dan veertig betaalmethoden en 135 valuta te ondersteunen, en dat zonder programmeerwerk.

Voor continue on-demand ondersteuning koos Mindvalley voor Stripe Premium Support. Hiermee krijgt Mindvalley zijn eigen ondersteuningsspecialisten, technische resources voor integratiecontroles en proactieve rapportages, inzichten en aanbevelingen.

"Met Stripe Premium Support kunnen we de nieuwe Stripe-opties optimaal benutten en ervoor zorgen dat we onze innovatiedoelen halen", zegt Korai.

Resultaten

Mindvalley migreert meer dan 150.000 klanten op tijd en zonder fouten

Door samen met Stripe een nieuwe oplossing voor facturatie- en abonnementsbeheer te implementeren, liep Mindvalley minder risico en bespaarde het tijd.

"De implementatie van Stripe en de samenwerking met het team Zakelijke dienstverlening verliepen geweldig", zegt Korai. "We zijn erin geslaagd om binnen de twee jaar die we hadden ingepland meer dan 150.000 klanten van ons bestaande systeem voor abonnementsbeheer te migreren naar Stripe, en dat zonder fouten."

Mindvalley vermindert onvrijwillig klantverloop met 3%

Mindvalley beschikt nu over de gedetailleerde inzichten en gebruiksvriendelijke tools die het nodig heeft om beslissingen over het verbeteren van de klantervaring te onderbouwen met feiten. Het bedrijf heeft al inzichten van Stripe gebruikt om het productaanbod en de processen aan te passen en zo meer dan een miljoen dollar aan nieuwe inkomsten te genereren.

"Met Stripe Billing en Revenue Recognition konden we testen en meten wat er bij een wijziging van onze aanmaningsperiode gebeurde met de maandelijkse terugkerende inkomsten en het netto-inkomstenbehoud", aldus Korai. "Door deze te verlengen van zeven tot dertig dagen, ging het onvrijwillige klantverloop met 3% omlaag. Op onze jaaromzet van 150 miljoen dollar is dat een flink bedrag."

Mindvalley heeft ook het aantal terugbetalingen teruggedrongen van 17% naar 12% door zowel het afrekenproces als het proces voor terugbetalingen te verbeteren met Checkout en Elements.

"Zelfs 1% minder terugbetalingen staat gelijk aan een flink bedrag, gezien het volume dat we verwerken. 5% minder is dus echt een geweldig resultaat", zegt Korai.

Medewerkers en klanten worden aangemoedigd om hun doelen te bereiken

Met Stripe heeft Mindvalley alle processen een stuk makkelijker gemaakt, de operationele kosten verlaagd en is het beter in staat om groei te realiseren. Teams kunnen nu snel abonnementen en andere productopties aanpassen met Billing, zonder tussenkomst van IT-teams of externe leveranciers met speciale apps. Doordat IT-teams minder tijd kwijt zijn aan het schrijven van code en het beheren van software-updates, houden ze meer tijd over voor innovatie. Klanten kunnen ook zelf on-demand hun eigen abonnement beheren en hoeven geen contact met Mindvalley op te nemen, wat aan alle kanten tijd bespaart en zorgt voor een betere ervaring.

"Met Stripe als overkoepelend systeem kunnen we processen een stuk eenvoudiger maken", zegt Korai. "We hebben nu de juiste hulpmiddelen om snel op te schalen, onze geweldige wereldwijde community te laten groeien en meer mensen de vaardigheden te leren die ze nodig hebben om een gelukkig en voldaan leven te leiden."