La maîtrise du calendrier de facturation fait partie intégrante de la gestion des flux de trésorerie d'une entreprise et de l'expérience client. Une facture établie au bon moment peut être l'élément qui fait toute la différence entre une trésorerie saine et une situation financière délicate inattendue, ou encore entre une expérience client fluide et une autre marquée par les complexités injustifiées.

Votre calendrier de facturation dépend de plusieurs facteurs, tels que la nature de votre activité, les conditions énoncées dans vos contrats et la relation avec vos clients. Ce jeu d'équilibriste consiste à trouver le juste milieu entre une trésorerie solide et le maintien de bonnes relations avec la clientèle, tout en évitant de donner l'impression d'être trop pressé d'encaisser les paiements. L'envoi de vos factures en temps opportun joue un rôle essentiel dans la recherche de cet équilibre. Découvrez ci-dessous les éléments à prendre en compte ainsi que des stratégies clés pour déterminer efficacement quand émettre vos factures, en fonction du type d'entreprise que vous dirigez et de la manière dont vous travaillez avec vos clients.

Sommaire

• Caractéristiques de la facture
  
• Utilisation des factures
  
• Délai d'envoi des factures aux clients
  
• Bonnes pratiques et erreurs à éviter lors de l'envoi de factures
  
• Avantages de Stripe Invoicing
  

Caractéristiques de la facture

Une facture est un document remis par un marchand à un client, qui décrit les biens ou les services fournis et en quelles quantités et selon quels tarifs, ainsi que le montant total dû. Elle sert de justificatif ou de demande de paiement à travers laquelle le marchand invite le client à s'acquitter de son obligation. Y figurent également la date d'émission, un identifiant unique ou numéro de facture et les coordonnées des deux parties.

En plus de faire office de demande de paiement, la facture sert à consigner la vente chez les deux parties. Elle peut être utilisée pour la tenue de registres financiers, à des fins fiscales, et éventuellement, comme document juridique en cas de litige concernant un paiement.

Utilisation des factures

Les factures remplissent plusieurs fonctions importantes dans le cadre des transactions commerciales.

• Demande de paiement
  L'objectif premier de la facture est de requérir le paiement de biens ou de services fournis et de détailler les prix appliqués.

• Consignation des ventes
  Les factures servent à consigner une transaction entre un marchand et un client. Elles indiquent ce qui a été vendu, en quelles quantités et à quels prix. Ces informations peuvent s'avérer particulièrement utiles pour réaliser le suivi des ventes, analyser les performances d'une entreprise et prendre des décisions éclairées.

• Protection juridique
  En cas de litige concernant un paiement ou les détails d'une transaction, la facture associée fait office de preuve légale. Elle clarifie les conditions convenues entre le marchand et le client et offre ainsi une protection à ces deux parties.

• Gestion financière et comptabilité
  Les factures sont essentielles à la tenue de registres financiers précis. Elles permettent de suivre les revenus et font partie intégrante des élaborations de budget, des prévisions et du reporting financier.

• Déclarations fiscales
  Les factures servent de preuves de revenus et sont donc essentielles pour le calcul des impôts et des taxes. Elles permettent également de consigner les taxes collectées (comme la taxe sur les ventes ou la TVA) dans les régions et là où les réglementations fiscales le prévoient.

• Piste d'audit
  En cas d'audit financier, les factures servent de preuve de transaction et garantissent le respect des lois fiscales et des réglementations commerciales.

Délai d'envoi des factures aux clients

Être en mesure de déterminer quand envoyer vos factures est essentiel au maintien d'une trésorerie saine. Pour ce faire, il vous faut prendre en compte la nature de votre entreprise, les modalités convenues avec vos clients et le type de facturation que vous utilisez. Retrouvez ci-dessous quelques exemples de scénarios courants.

1. Prestataires de services
Pour les prestataires de services tels que les cabinets de conseil, les agences marketing et les indépendants, la facturation intervient souvent une fois la mission terminée. C'est ce que l'on appelle la « facturation à terme échu ». Par exemple, un graphiste indépendant peut réaliser un projet dans son intégralité, puis émettre la facture correspondante en indiquant le détail des heures travaillées et le tarif convenu.

Dans certains cas, les prestataires facturent de façon périodique, par exemple au mois ou au trimestre, en particulier pour les services continus. Une agence de marketing numérique peut par exemple envoyer une facture mensuelle à ses clients pour des services continus de référencement.

2. Entreprises de commercialisation de biens
Les entreprises qui vendent des produits physiques émettent généralement leurs factures en point de vente. Nous pouvons citer l'exemple du marchand qui génère une facture au moment même où le client achète des articles dans son magasin.

Dans l'univers e-commerce, les entreprises envoient leurs factures dès lors que les clients ont confirmé leur commande, souvent en accompagnement des marchandises expédiées. Par exemple, un marchand de prêt-à-porter en ligne enverra ses factures contenant le détail des articles achetés et le coût total dès que les commandes de ses clients sont traitées.

3. Facturation proportionnelle
Pour les projets de grande envergure, tels que la construction ou le développement de logiciels sur mesure, les entreprises ont souvent recours à la facturation proportionnelle, qui consiste à émettre des factures à différents stades de la réalisation. Ces derniers peuvent correspondre à l'achèvement de certaines étapes ou d'un certain pourcentage de la mission. Une entreprise de construction peut par exemple émettre une facture à chaque fois qu'une étape clé est achevée : fondations, charpente, toiture, etc.

4. Facturation récurrente
Les entreprises qui fournissent des services ou des produits par abonnement, tels que des SaaS ou des magazines, envoient généralement leurs factures à intervalles réguliers (tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans), conformément aux contrats associés.

5. Paiement préalable
Dans certains cas, les entreprises peuvent exiger un paiement à l'avance, notamment lorsque les dépenses en matériel sont importantes ou que la solvabilité du client n'est pas assurée. Dans ce cas, la facture est envoyée avant la livraison du produit ou la fourniture du service. Par exemple, un fabricant de meubles sur mesure peut exiger un paiement préalable de 50 % du montant total pour couvrir le coût des matériaux, et émettre une facture avec le détail relatif à ce paiement anticipé.

6. Facturation d'honoraires
Dans ce modèle, souvent utilisé par les cabinets d'avocats ou de relations publiques, les clients paient régulièrement un montant fixe (généralement mensuel). Ces cabinets émettent des factures qui détaillent leurs honoraires, par exemple, le nombre d'heures travaillées et les projets concernés, ainsi que les éventuels frais supplémentaires.

Pour résumer, le calendrier d'envoi de vos factures dépend fortement de votre modèle d'entreprise, de la nature des biens ou des services que vous fournissez et des accords conclus avec vos clients. Quel que soit le moment où vous envoyez vos factures, n'oubliez pas d'être clair concernant vos conditions de paiement, de ne pas laisser traîner votre facturation inutilement et d'assurer un suivi régulier afin de recevoir vos paiements en temps voulu.

Bonnes pratiques et erreurs à éviter lors de l'envoi de factures

Une bonne gestion du processus de facturation est essentielle à la santé financière de toute entreprise. Dans le cadre de l'optimisation de ce processus, penchons-nous sur les bonnes pratiques et sur les erreurs les plus courantes en matière de facturation.

Bonnes pratiques en matière de facturation

• Fournir des informations claires et détaillées
  Veillez toujours à ce que vos factures contiennent toutes les informations nécessaires, telles que les coordonnées des deux parties, un numéro de facture unique, la date d'émission, une liste détaillée des produits ou services fournis, le montant total dû et les conditions de paiement. Plus ces renseignements sont précis et clairs, moins vous serez exposé au risque de confusion ou de litige.

• Utiliser des modèles professionnels de facture
  L'utilisation d'un modèle de facture conçu par un professionnel peut améliorer l'image de votre entreprise, vous garantir d'inclure toutes les informations nécessaires et vous aider à maintenir une certaine cohérence.

• Définir clairement vos conditions de paiement
  Soyez clair concernant vos conditions de paiement. Elles doivent inclure les dates d'échéance, les moyens de paiement acceptés, ainsi que les détails relatifs aux pénalités de retard ou aux remises pour paiement anticipé.

• Facturer rapidement
  Envoyez vos factures rapidement une fois vos produits ou services fournis. Qui dit facture envoyée à temps dit aussi paiement en temps voulu.

• Faire un suivi régulier
  La relance (polie) des clients en cas d'impayés est essentielle. Développez un système de rappels qui va de la relance complaisante à des notifications plus formelles si nécessaire.

• S'appuyer sur la technologie
  Envisagez d'utiliser un logiciel de facturation numérique. Ces outils permettent d'automatiser de nombreux aspects du processus, notamment l'envoi des factures, les rappels aux clients des paiements à venir ou en retard, et le suivi de votre trésorerie.

Erreurs fréquentes à éviter

• Procrastiner
  Le report de votre facturation peut entraîner des retards de paiement susceptibles d'avoir des conséquences négatives sur votre trésorerie. Essayez d'envoyer vos factures dès que les produits ou services ont été fournis.

• Ignorer les paiements partiels
  Lorsqu'un client effectue un paiement partiel, il est essentiel de lui envoyer une facture actualisée, qui indique le solde qu'il lui reste à payer. Chaque partie saura ainsi clairement le montant dû restant.

• Laisser place aux incohérences
  Des incohérences dans la mise en page des factures, dans les informations qu'elles contiennent ou dans votre calendrier de facturation peuvent mener à la confusion. Veillez à utiliser un modèle standard et à établir un calendrier de facturation régulier.

• Négliger les erreurs
  Avant d'envoyer vos factures, vérifiez qu'elles ne contiennent pas d'erreurs au niveau des quantités, des prix et des calculs. Celles-ci pourraient conduire à des litiges ou à des retards de paiement.

• Ne disposer d'aucune stratégie de suivi
  Les entreprises se concentrent souvent sur la création et l'envoi de factures, mais oublient de mettre en place une stratégie de suivi des paiements. Mettez en place un système de relance et de traitement des retards de paiement.

La prise en compte de ces bonnes pratiques et de ces pièges courants contribuera à créer un processus de facturation efficace et efficient, qui améliorera à son tour vos flux de trésorerie et les rendra plus fiables, vous évitera les litiges en matière de paiement et réduira le temps perdu à courir après les paiements.

Avantages de Stripe Invoicing

La solution Stripe Invoicing permet de relever les défis de la facturation à travers l'adoption de bonnes pratiques. Ses principales fonctionnalités et avantages sont les suivants.

• Facturation rapide et évolutive
  Stripe Invoicing vous permet de créer et d'envoyer des factures à vos clients en quelques minutes, et s'adapte aux besoins de votre entreprise. Libérez-vous ainsi du poids de la facturation, quels que soient l'étendue et le degré d'hétérogénéité de votre clientèle.

• Personnalisation facile
  Stripe Invoicing vous permet de générer des factures personnalisées directement depuis votre Dashboard. Mettez à jour leur logo et leurs paramètres de couleur et ajoutez des informations concernant vos produits, des postes, des remises, des taux de taxe, etc. afin de les faire correspondre à l'identité de votre marque.

• Prise en charge des paiements internationaux
  Avec la prise en charge de plus de 30 langues, de plus de 135 devises et de divers moyens de paiement internationaux, Stripe Invoicing vous permet d'offrir à vos clients les moyens de paiement qui leur conviennent le mieux, au profit de paiements plus rapides.

• Automatisation de la gestion des comptes débiteurs
  Stripe Invoicing automatise les processus de gestion des comptes débiteurs, y compris les rappels et la collecte de paiements. Cette automatisation réduit le temps consacré au suivi et à l'encaissement et contribue à la bonne tenue de vos registres financiers.

• Simplicité opérationnelle
  Stripe Invoicing simplifie vos activités en vous permettant de gérer vos factures et en vous donnant accès à des rapports détaillés, directement dans le Dashboard. Mettez à jour, annulez, dupliquez, remboursez des factures ou consignez même celles payées en dehors de Stripe.

Cliquez ici pour découvrir comment Stripe peut aider votre entreprise à relever les défis liés à la facturation et à optimiser votre processus pour le rendre plus rapide, plus efficace et plus convivial pour vos clients.