Le fatture sono fondamentali per l'attività, perché fungono da canale importante per il flusso di cassa, il conto finanziario e la conformità fiscale. Rientrano anche nelle numerosi attività amministrative di cui è necessario occuparsi regolarmente.

Anche se vengono spesso percepite come semplici scartoffie amministrative, le fatture possono avere un impatto significativo sulle relazioni commerciali e sui profitti delle aziende. Per migliorare le operazioni finanziarie, è quindi importante capire il concetto, l'utilità e le potenziali problematiche delle fatture, in particolare considerando la continua espansione delle attività in nuovi mercati e l'esigenza di gestire modelli di pagamento, clienti, appaltatori e fornitori sempre più complessi.

In questo articolo trovi i principali elementi e le funzionalità delle fatture, con tutte le informazioni necessarie per semplificare le operazioni finanziarie della tua attività e trarre il massimo vantaggio da ogni transazione.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura?
  
• Chi utilizza le fatture?
  
• Componenti chiave di una fattura
  
• Come inviare una fattura
  
• Come pagare una fattura
  
• In che modo Stripe supporta la gestione delle fatture
  

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento commerciale emesso da un venditore a un cliente per richiedere un pagamento. Contiene un riepilogo dettagliato di prodotti e servizi resi, insieme agli importi dovuti per gli stessi e può fungere da registrazione legale di una transazione.

Le fatture sono importanti per la contabilità finanziaria e la reportistica fiscale. Consentono di tenere traccia delle vendite, monitorare il flusso di beni e servizi, gestire il flusso di cassa e creare report finanziari. Aiutano anche a mantenere audit trail e a rispettare le normative sulla conformità.

Chi utilizza le fatture?

Le fatture vengono utilizzate da una vasta gamma di entità coinvolte nello scambio di beni, servizi e transazioni finanziarie. Gli esempi comuni di entità che utilizzano spesso le fatture includono:

• Attività
  Le fatture possono essere utilizzate da quasi tutti i tipi di attività, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore. Dalle multinazionali ai piccoli negozi di zona, tutte queste entità emettono fatture ai loro clienti come procedura standard dopo la fornitura di beni o servizi.

• Freelance e contrattisti indipendenti
  I freelance e i contrattisti indipendenti spesso usano le fatture per addebitare ai clienti i servizi che forniscono. Queste fatture includono in genere i dettagli sul servizio prestato, il tempo impiegato o la quantità consegnata e la tariffa concordata.

• Enti pubblici
  Gli enti pubblici spesso usano le fatture con i fornitori. Possono includere qualsiasi cosa, dalle forniture di ufficio agli appalti per importanti progetti dell'infrastruttura.

• Associazioni non profit
  Pur non essendo impegnate in attività commerciali tradizionali, le associazioni non profit spesso usano le fatture quando ricevono servizi dai fornitori o quando li erogano a fronte di una tariffa.

• Fornitori di servizi
  I professionisti, come avvocati, consulenti, commercialisti e medici, spesso emettono fatture per addebitare ai clienti il tempo o i servizi resi.

• Grossisti e produttori
  Nelle transazioni B2B grossisti e produttori usano le fatture per addebitare ai venditori al dettaglio le merci fornite.

• Istituti di istruzione
  Scuole, istituti superiori e università possono usare le fatture per addebitare agli studenti rette, costi di alloggio e altre commissioni.

Qualsiasi entità che fornisce beni o servizi a pagamento può usare le fatture per registrare la transazione e richiedere il pagamento.

Componenti chiave di una fattura

Le fatture includono in genere diversi componenti chiave che forniscono informazioni dettagliate sulle transazioni. Ecco gli elementi principali:

• Numero di fattura
  Un identificatore univoco per ogni fattura. È importante ai fini della registrazione contabile e consente al venditore e al cliente di tenere traccia dei pagamenti e di fare riferimento alla transazioni in eventuali comunicazioni future.

• Data
  La data in cui è stata emessa la fattura, che può essere utile per determinare la data di scadenza del pagamento. Se ad esempio i termini sono "al netto a 30 giorni", significa che il pagamento è dovuto entro 30 giorni dalla data di emissione della fattura.

• Informazioni sul fornitore
  Il nome, l'indirizzo, le informazioni di contatto e talvolta il numero di identificazione fiscale del venditore o del fornitore di servizi.

• Informazioni sul cliente
  Il nome, l'indirizzo e le informazioni di contatto del cliente, simili a quelle del fornitore.

• Descrizione di beni o servizi
  Questa sezione contiene una descrizione dettagliata dei prodotti o servizi forniti, tra cui quantità, prezzo unitario e totali delle righe. Dovrà essere sufficientemente dettagliata da far capire facilmente al cliente cosa gli viene addebitato.

• Subtotale
  Il costo totale di tutti i beni o servizi al netto di imposte, sconti o commissioni aggiuntive applicate.

• Imposte, sconti e commissioni aggiuntive
  Se applicabile, la fattura elencherà eventuali imposte, sconti (ad esempio per pagamento anticipato) e commissioni aggiuntive (ad esempio spese di spedizione o di gestione). Ogni voce deve essere specificata separatamente e quindi aggiunta o sottratta dal subtotale.

• Importo totale dovuto
  L'importo finale che il cliente è tenuto a pagare. Viene calcolato sommando tutti gli addebiti al subtotale, incluse imposte e commissioni aggiuntive, e sottraendo eventuali sconti.

• Termini di pagamento
  Questa sezione contiene i termini di pagamento concordati, tra cui la data di scadenza e le modalità di pagamento prescelte. Potrebbe anche includere informazioni sulle sanzioni per ritardato pagamento.

• Note
  Alcune fatture includono una sezione di note, in cui il venditore può aggiungere ulteriori informazioni relative alla transazione o un messaggio personalizzato per il cliente.

I componenti specifici possono variare in base a fattori come la natura dell'attività, la complessità della transazione e normative o consuetudini locali. Tuttavia, questi elementi sono in genere sempre presenti nella maggior parte dei tipi di fattura e molti elaboratori di testo online offrono modelli di fatture.

Come inviare una fattura

L'invio di una fattura prevede diversi passaggi per garantire transazioni fluide e pagamenti tempestivi. Ecco una panoramica del processo:

• Preparazione della fattura: prima di tutto, è necessario creare la fattura. Questo passaggio include la raccolta di tutte le informazioni necessarie, ad esempio i dettagli dei beni o servizi forniti, il costo, le informazioni del cliente e quelle sull'attività. Se emetti fatture frequentemente, usa un software di fatturazione per automatizzare questo processo e gestirlo in modo più efficace.

• Revisione della fattura: prima di inviare la fattura, controllala per verificare la presenza di eventuali errori. Assicurati che tutte le informazioni siano corrette, in particolare il costo di beni o servizi, le informazioni del cliente e la data di scadenza. Gli errori possono comportare ritardi del pagamento o contestazioni.

• Invio della fattura: il modo in cui inviare una fattura dipende dalla natura dell'attività e dalla tua relazione con il cliente. Se ad esempio la tua attività è digitale, può essere preferibile inviare le fatture via email e, in questo caso, è consuetudine inviarle in formato PDF. Se invece hai un'attività più tradizionale, potresti scegliere di spedire per posta una copia cartacea. Alcune attività si avvalgono anche di servizi di consegna forniti da software o piattaforme di fatturazione. Indipendentemente dal metodo scelto, assicurati che la fattura raggiunga la persona corretta o il reparto responsabile dell'erogazione di pagamenti. Alcune attività chiedono ai clienti di firmare le fatture, ma non è obbligatorio.

• Follow-up: i clienti spesso non vedono una fattura o ritardano il pagamento. È importante fare controlli regolari fino alla ricezione del pagamento. Puoi inviare un'email di promemoria alcuni giorni prima della scadenza della fattura e continuare a farlo a intervalli regolari se il pagamento è in ritardo.

• Ricezione e registrazione del pagamento: quando il cliente effettua il pagamento, dovrai registrarlo nel tuo sistema di contabilità. In questo modo potrai tenere traccia del flusso di cassa e dello stato di salute finanziaria. Registra la fattura e il pagamento per scopi fiscali e per un possibile riferimento futuro.

• Gestione dei pagamenti in ritardo: se un cliente non paga una fattura in tempo, dovrai decidere come procedere. Potresti addebitare una penale per ritardato pagamento, sospendere i servizi o, in casi estremi, ricorrere alle vie legali. Le tue azioni dovranno essere coerenti con i termini indicati in fattura e con eventuali contratti o accordi stipulati con il cliente.

Come pagare una fattura

Il pagamento di una fattura prevede diversi passaggi per garantire transazioni fluide e una registrazione contabile appropriata:

• Revisione della fattura: quando ricevi una fattura, esaminala con attenzione. Verifica che tutti i dati siano accurati, inclusi i prodotti o servizi forniti, le relative quantità e i prezzi. Assicurati che siano corretti anche dati come le informazioni del fornitore, il numero di fattura e la data.

• Verifica della ricezione di beni o servizi: verifica di aver ricevuto i beni o i servizi per cui è stata emessa la fattura. In caso di discrepanze, contatta immediatamente il fornitore per segnalare e risolvere i problemi.

• Controllo dei termini di pagamento: presta attenzione ai termini di pagamento specificati nella fattura, tra cui la data di scadenza e le modalità di pagamento preferite. Alcuni fornitori offrono sconti per pagamenti anticipati, quindi potresti approfittare di questo vantaggio, se possibile.

• Preparazione del pagamento: quando è tutto pronto per il pagamento, è necessario elaborarlo secondo la modalità specificata dal fornitore, che può essere un bonifico bancario, un assegno, un pagamento con carta di credito o qualsiasi altra modalità concordata.

• Invio del pagamento: invia il pagamento in base alle istruzioni indicate in fattura, assicurandoti di farlo entro la scadenza per evitare penali per ritardi o sanzioni. Se il pagamento è elettronico, registra l'ID transazione o qualsiasi altro identificativo che è possibile usare per tenerne traccia.

• Registrazione del pagamento: dopo aver effettuato il pagamento, registralo nel sistema di contabilità finanziaria, contrassegnando la fattura come pagata. In questo modo potrai tenere traccia delle spese, mantenere rendiconti finanziari accurati e gestire efficacemente il flusso di cassa.

• Conservazione di copie di fatture e ricevute di pagamento: è importante conservare copie di tutte le fatture pagate e delle ricevute dei pagamenti per scopi fiscali, di audit trail e per riferimento futuro. Possono anche risultare utili per risolvere eventuali contestazioni o malintesi che potrebbero emergere in seguito.

• Comunicazioni con il fornitore: in caso di richieste di informazioni o problemi relativi alla fattura, comunicali al fornitore prima possibile. Una volta effettuato il pagamento, è inoltre buona norma avvisare il fornitore, soprattutto se la modalità di pagamento non prevede una notifica automatica.

Oltre a favorire una buona gestione finanziaria, il pagamento puntuale e accurato delle fatture contribuisce anche a mantenere relazioni positive con i fornitori.

In che modo Stripe supporta la gestione delle fatture

Stripe Invoicing prevede funzionalità complete per la creazione, l'invio e la gestione delle fatture:

• Creazione di fatture
  Stripe consente di creare fatture professionali e personalizzabili. Puoi aggiungere il logo dell'attività, includere un messaggio personalizzato e modificare la fattura in base a specifiche esigenze.

• Fatturazione automatizzata
  Con Stripe puoi automatizzare l'intero processo di fatturazione, tra cui l'implementazione dell'addebito ricorrente per gli abbonamenti, il calcolo automatico delle imposte, l'applicazione di sconti e anche l'invio automatico di promemoria per le fatture non pagate.

• Addebiti flessibili
  Stripe supporta vari modelli di addebito, ad esempio prezzi per utenza, addebito a consumo, tariffe differenziate e molto altro ancora. Puoi personalizzare gli addebiti in base alla natura dei prodotti o servizi che offri.

• Fatturazione internazionale
  Stripe supporta la fatturazione in più lingue e valute, il che risulta particolarmente utile in caso di clienti internazionali. Supporta anche modalità di pagamento locali per diversi paesi.

• Riscossione dei pagamenti
  Stripe offre un portale di pagamenti sicuro in cui i clienti possono saldare le loro fatture usando carte di credito, carte di debito e altre modalità di pagamento ampiamente diffuse. Stripe supporta inoltre i pagamenti ACH, i bonifici e gli assegni per le fatture in dollari USA.

• Monitoraggio delle fatture
  Con Stripe, puoi facilmente tenere traccia dello stato delle fatture. La piattaforma ti avvisa quando le fatture vengono pagate e mantiene una cronologia di tutte le fatture e di tutti pagamenti, il che può risultare utile a fini di contabilità finanziaria e accertamenti.

• Integrazione
  La funzionalità di fatturazione di Stripe può essere integrata con altri strumenti e software di uso comune, ad esempio software di contabilità, sistemi CRM e strumenti di email marketing. Questa integrazione contribuisce a semplificare le procedure operative aziendali.

• Sicurezza
  Stripe adotta misure di sicurezza rigorose per proteggere le informazioni finanziarie sensibili. È conforme alle norme PCI, ossia aderisce al Payment Card Industry Data Security Standard per la gestione dei pagamenti con carta.

Grazie a queste funzionalità, Stripe è uno strumento potente e flessibile per la gestione della fatturazione, che ti consente di risparmiare tempo, ridurre le attività amministrative e garantire l'accuratezza e la tempestività dei pagamenti. Per saperne di più e per iniziare, rivolgiti a un esperto.