請求処理プロセスが適切に機能しているかどうかが、健全なキャッシュフローを維持できるか、支払い遅延のストレスに対処しなければならないかの分かれ目になります。効率的な自動請求書処理システムを導入すれば、手作業によるミスや支払い遅延のリスクが軽減されるだけでなく、ビジネスの財務状況を把握する貴重なインサイトを得ることができます。成功するか失敗するかがデータに基づく意思決定にかかっていることが多い中、インサイトから得られるのは過去の業績だけではありません。インサイトは、情報に基づいて予測し、成長に向けた計画を立て、財務の安定性に関する実情を正確に把握するためのツールとして活用することができます。

では、こうしたメリットを実現するには、請求書処理をどのように変革すればよいのでしょうか。ここでは、最適な請求書処理システムを構築するための重要なステップについて説明し、テクノロジーによってこれがどのように簡単になるかを検証します。

この記事の内容

• 請求書とは？
  
• 請求書処理とは？
  
• 請求書処理の仕組み
  
• 自動請求書処理のメリット
  
• 請求書処理のベストプラクティス
  
• Stripe Invoicing の仕組み
  

請求書とは？

請求書は、売り手が買い手に発行するビジネス文書です。売り手は、この文書によって取引や販売に関する詳細な情報を提供します。請求書の主な目的は、売り手が提供した商品やサービスの代金を請求することであり、事実上、これが取引の請求書となります。

請求書には通常、次のような情報が含まれます。

• 売り手の情報: 売り手またはサービスプロバイダーの名前、住所、連絡先情報。多くの場合、一意の識別番号 (アメリカの納税者番号、EU の VAT 番号など) が含まれます (管轄区域で必要な場合)。

• 買い手の情報: 買い手またはクライアントの名前、住所、連絡先情報。

• 請求書番号: 請求書の一意の識別子。両者が支払いを追跡し、それぞれの売上と関連付けるのに役立ちます。

• 発行日: 請求書が発行された日付。

• 支払い期日: 買い手が支払いを行う必要がある日付。

• 商品またはサービスの説明: 売り手が提供した商品またはサービスに関する詳細情報 (数量、料金、合計など)。

• 合計請求金額: 買い手が売り手に支払う必要がある合計額。通常、税金、配送手数料などの追加料金が含まれます。

• 支払い条件: 支払い方法、早期支払い割引、支払い遅延に対する損害金など、買い手と売り手が合意した支払い条件。

請求書により請求プロセスが容易になります。また、アカウントの管理、税金の計算、在庫追跡、業績評価に必要な法的な販売記録としての役割も果たします。請求書をタイムリーに発行し、支払いをフォローアップすることで円滑なキャッシュフローが実現します。請求書は、ビジネスの財務健全性にとっては欠かせないものなのです。

請求書処理とは？

請求書処理とは、企業がベンダーやサプライヤーから受け取った請求書を処理するための一連のステップのことを言います。請求書を受け取り、確認し、記録し、支払う処理が含まれており、企業全体の財務管理における買掛金領域の重要な要素です。

請求書処理の仕組み

ここでは、請求書処理に関わる標準的な手順をご紹介します。

• 請求書の受領: このプロセスは、ベンダーやサプライヤーから請求書を受け取った時点で開始されます。請求書は、紙、メール、PDF、電子請求処理システムなど、さまざまな形式で届きます。

• 請求書の取り込み: このステップでは、処理する請求書の情報をキャプチャーします。たとえば、手作業でデータを入力したり、紙の請求書をスキャンしたり、電子請求書のデータを自動的に抽出したりします。

• 請求書の検証: キャプチャーしたデータが正確かどうかを検証します。これには請求書を発注書や納品書と照合し、商品やサービスの発注と受領を確認する、といった作業もよく含まれます。請求書が満たさなければならないコンプライアンス要件は他にもあります。たとえば、有効な請求書番号、サプライヤー情報、正確な支払い金額を含める必要があります。

• 請求書の承認: 請求書を検証したら、次は支払いを承認します。組織の規模や請求書の金額に応じて、1 回または数回の承認が求められる場合があります。

• 支払い: 承認後、請求書の条件 (受領時の支払い、請求書の日付から 30 日以内など) に基づいて、請求書の支払いがスケジュールされます。

• 記録とアーカイブ: 支払済みの請求書は、財務追跡、報告、監査目的で会計システムに記録され、その後、企業のドキュメント保持ポリシーに従ってアーカイブされます。

組織の多くが請求書処理を自動化することで、手作業を減らし、効率化とエラー削減を実現しています。たとえば、請求書のキャプチャー、検証、経路設定、承認、支払いを自動的に行うソフトウェアを使用することでプロセスがスピードアップし、スタッフが貴重な時間を、より戦略的な業務に集中するために使えるようになります。

自動請求書処理のメリット

請求書処理を自動化するメリットは複数あります。自動化は業務を一変させる可能性があるのです。ここではそのメリットをいくつかご紹介します。

• 効率性の向上
  自動化により手作業によるデータ入力が不要になり、請求書処理サイクルがスピードアップします。これにより受領から支払いまでの時間が短縮され、全体的な生産性が向上します。また、財務チームは他の主要タスクに労力をかけられるようになります。

• コストの削減
  システムを自動化することで手入力の必要性が減り、請求書処理 1 件あたりのコストが削減されます。時間が経つと、その節約額はかなり大きくなります。

• エラーの削減
  手作業でデータを入力すると、人為的なミスが発生しやすくなります。自動化によりミスが減り、より正確な財務報告やコンプライアンス報告が可能になります。

• コンプライアンスの向上
  特定のルールや規制を実施するようにシステムの自動化を構成し、すべての請求書が適切なポリシーと法的要件に確実に従うようにできます。

• ベンダーとの関係の改善
  請求書を迅速かつ正確に支払うことで、ベンダーとの関係を良好に保つことができ、これが交渉やコラボレーションに役立ちます。

• 可視性の向上
  システムの自動化により請求処理プロセスの可視性が向上します。この可視性は、ボトルネックの特定、より正確なキャッシュフロー予測、戦略的意思決定のためのインサイト獲得に役立ちます。

• 拡張性
  ビジネスの成長に伴い、請求書の数も増えます。手動のシステムとは異なり、自動化された請求書処理システムはこのような成長に容易に対応できます。

• 環境にやさしい
  紙ベースからデジタルにプロセスを移行することで、環境への影響を減らすことができます。

全体として、自動化された請求書処理は、企業の買掛金管理部門をより効率的かつ戦略的に変えることができます。これは、長期的に見ればかなりのリターンを期待できる投資です。

請求書処理のベストプラクティス

進化するデジタル市場で今までのように請求書を手作業で処理していると、承認プロセスでのボトルネック、手作業によるデータ入力ミス、コンプライアンスの問題、ビジネスの成長に伴う拡張性など、大きな課題がもたらされる可能性があります。このような障害をチャンスに変えるために、企業は今、請求書処理に対するアプローチを見直しつつあります。戦略的なインサイトを活用し、ベストプラクティスを業務に取り入れて、財務の健全性を高め、ベンダーとの関係を改善し、成長の機会を見いだしましょう。ここでは、そのベストプラクティスをいくつかご紹介します。

• 請求書受領を一元化する
  請求書の受領を一元化して紛失や見落としを防ぎます。郵送、メール、ファックスなど、どのような方法で届いたとしても、一元化すれば追跡と管理が簡素化されます。

• 明確な承認階層を確立する
  適切な担当者が適切なタイミングで請求書を確認および承認できるように、明確に定義された承認プロセスを設定します。これによりボトルネックを防ぎ、プロセスをスムーズに進めることができます。

• 3 点照合を導入する
  発注書に関連する請求書については、発注書、領収書、請求書の 3 点照合を実施します。このプロセスにより、注文されたものが受け取られ、その取引が請求書に正確に反映されていることを確認します。

• 自動化ツールを使用する
  請求書処理ソフトウェアを使用することで、請求書処理にかかる時間と労力を大幅に削減できます。データの取り込みと抽出、請求書の検証と照合、承認のための請求書の振り分け、請求書支払いのスケジュール設定などを自動化できます。

• 支払い条件を定期的に見直す
  ベンダーの支払い条件を定期的に見直し、可能であれば交渉します。早期支払いによる割引または支払いサイクルが長い場合の条件改善を交渉できる可能性があります。どちらもキャッシュフローの管理には重要なことです。

• ベンダーとの良好な関係を維持する
  ベンダーと良好なコミュニケーションを保ちます。請求書関連の問題や不一致が発生した場合は迅速に対処し、期日までに支払いを行います。

• 正確な記録を残す
  きちんと整理されたシステムに支払い済み請求書を保管し、必要なときにすぐに取り出せるようにしておきます。これは経営管理に役立ちますが、監査や財務調査のときにも必要です。

• 監査とレビューを定期的に見直す
  請求書処理手順を定期的に見直し、ボトルネック、非効率な部分、ミスが頻繁に発生する領域を探してください。また、監査を定期的に実施し、社内ポリシーや外部規制に従っているかを確認します。

• スタッフをトレーニングする
  新入社員からベテランスタッフまで、請求書処理プロセスに関わるすべての人が、適切なトレーニングを受け、ビジネスのポリシーと手順を把握していることを確認します。必要に応じて再トレーニングを定期的に行ってください。

• 拡張に向けた計画を立てる
  ビジネス成長に伴い請求書の量も増えます。拡張性のあるソリューションを導入し、定期的にニーズを見直すことで、こうした増加に備えてください。

突き詰めて言えば、効率的な請求書処理業務が影響を与えるのは収益だけではありません。これはビジネスの戦略的方向性を形成するうえで有益な役割を果たします。その結果、キャッシュフローの改善、コスト削減、ベンダーとの関係の強化など、組織のあらゆる側面にメリットがもたらされ、進化し続ける市場で成功し続けることができます。

Stripe Invoicing の仕組み

Stripe Invoicing は、請求書処理を最適化したいと考えている企業に包括的なソリューションを提供します。たとえば、カスタマイズされた請求書の作成、支払い回収、売掛金管理の自動化などを利用できます。ここでは、Invoicing の直感的なインターフェイス、拡張性、支払いの迅速化への取り組みについて簡単にご紹介します。

• 請求書の作成とカスタマイズが簡単
  数分で請求書を作成し、顧客に送信できます。コーディングは必要ありません。ブランドアイデンティティに合わせて請求書をカスタマイズし、カスタムのラインアイテム、割引、税率、商品詳細などで顧客のニーズに応えます。

• 高度な自動化
  Stripe の高度な機能と請求処理 API により、売掛金管理、支払いの回収、取引照合などの面倒な作業を自動化し、時間の節約と効率化を実現します。

• 顧客体験の最適化
  Stripe Invoicing のレスポンシブでユーザーフレンドリーなインターフェイスは、モバイル、タブレット、デスクトップの各プラットフォーム向けに最適化されており、顧客にシームレスな体験を提供することができます。

• 迅速なグローバル決済
  Stripe は、クレジットカード、ACH ダイレクトデビット、銀行振込、地域のオプションなど、たくさんの支払い方法に対応することでスピーディーな取引を実現します。請求書のほとんどが 24 時間以内に支払われるため、キャッシュフローが向上します。

• グローバル対応
  Stripe は 135 を超える通貨、34 の言語をサポートしているほか、支払い方法が場所ベースで表示されるため、ビジネスをグローバルに展開でき、国際的な顧客層に対応することができます。

• 詳細なレポート作成と運営管理
  請求書の管理、支払いの追跡、詳細なレポート表示を、ユーザーフレンドリーなダッシュボードから直接行うことができます。これにより、業務が簡素化され、十分な情報に基づくビジネス上の意思決定が可能になります。

• 安全な B2B 決済手段
  Stripe Invoicing によって電信送金や ACH 決済の受け取りプロセスが合理化されます。これは通常、大量の請求書に対して企業が好んで使用するものです。この自動化により手作業やミスの可能性が減り、顧客満足度が向上します。

• コミュニケーションと支払いの再試行の自動化
  支払い期日または支払い期日を過ぎた請求書に対する自動メールリマインダーにより売上の回収を強化します。Smart Retries 機能は、失敗した支払いの回収業務を最適化し、未払いの請求書をなくすのに役立ちます。

• シームレスな導入
  Stripe Invoicing は、一般的な会計システム、エンタープライズ・リソース・プランニング (ERP) ソリューション、財務自動化ツールと統合され、リアルタイムのデータ同期と効率的なワークフロー管理を実現します。このため、Stripe は、請求処理プロセスを最適化したいと考えている企業には最適な選択です。

ビジネスの世界ではデジタルトランスフォーメーションが進み、企業は請求書処理などの従来のプロセスに、革新的なアプローチを採用することを余儀なくされています。自動化とオペレーショナルエクセレンスを取り入れた未来を見据え、請求書処理戦略を見直し、ベストプラクティスを採用しなければなりません。技術の進歩についていくだけでは不十分です。よりスマートで効率的、かつ持続可能な財務運営を目指し、道を切り開いていかなければならないのです。

請求処理と、他の Stripe ソリューションとの連携について詳しくは、こちらをご覧ください。