Uitdaging

De innovatieve gitaarontwerpen van Fender hebben van het bedrijf een van de bekendste en populairste gitaarmakers ter wereld gemaakt. Om klantloyaliteit verder te stimuleren, bedacht het bedrijf Fender Play®, een dienst voor online gitaarlessen. Mensen die een gitaar kopen, kunnen een maandabonnement afsluiten om hun vaardigheden te verbeteren. Zo vergroot het bedrijf bovendien de kans dat deze klanten in de toekomst andere Fender®-producten kopen.

De dienst groeide al enkele jaren, maar Fender begon zich toch af te vragen of het wel de juiste leverancier voor facturatieoplossingen gebruikte. Met Fender Play® zelf genereert het bedrijf geen enorme omzet, dus het hoge vaste tarief van de leverancier drukte flink op de toch al lage marges van de dienst. Bovendien was er geen eenvoudige manier om abonnementswijzigingen te plannen wanneer klanten wilden overstappen op een ander abonnement.

Fender ging op zoek naar een nieuwe leverancier van facturatieoplossingen. Stripe was een logische kandidaat, aangezien Fender al met Stripe werkte om creditcardbetalingen op de website te verwerken. Het bedrijf had alleen wel wat zorgen over het migreren van de facturatie. Zo wilde Fender dat de interne teams zo snel en eenvoudig mogelijk met de migratie aan de slag konden en dat de overdracht van alle klantgegevens nauwkeurig zou verlopen.

"We wilden de migratie snel en nauwkeurig uitvoeren, zonder dat onze klanten nadelige gevolgen zouden ondervinden", zegt Michael Garski, Director of Platform Engineering van Fender.

Oplossing

In 2023 begon Fender Stripe Billing te gebruiken om de abonnementen voor alle nieuwe Fender Play®-klanten te verwerken. Met het tariefmodel op abonnementsbasis van Billing bespaarde Fender geld en verbeterde het uiteindelijk de klantenservice-ervaring. Fender wilde echter nog steeds zowel de bestaande als nieuwe abonnementen onderbrengen bij Billing. Het doel was om één uniforme bron met betrouwbare abonnementsgegevens te creëren en de klantenservice-interface gebruiksvriendelijker te maken. Dit betekende dat de gegevens van eerdere abonnees moesten worden gemigreerd van het oude facturatieplatform naar Stripe.

Hiervoor gebruikte Fender de Billing-migratietoolkit van Stripe, een selfservice-dashboard waar klanten abonnementen kunnen uploaden, valideren en migreren met behulp van csv-bestanden. Dit maakt de migratie gemakkelijker, sneller en nauwkeuriger. Het team van Fender, onder leiding van Garski, exporteerde de klant- en abonnementsgegevens. Ondertussen reconstrueerde het team ook de productcatalogus in Stripe, zodat het de bestaande abonnementsprijzen en aanbiedingen uit de vorige facturatieoplossing correct kon overnemen.

Vervolgens werkte het team van Garski met het team Zakelijke dienstverlening van Stripe om de gegevens gereed te maken voor een csv-sjabloon, zodat de twee systemen op elkaar zouden aansluiten. De Billing-migratietoolkit biedt meerdere csv-sjablonen op basis van de behoeften van ondernemingen en de soorten abonnementen. Fender kon dus de sjabloon kiezen die het beste aansloot op zijn model en hoefde vervolgens alleen maar het migratiecompatibele csv-bestand met alle gegevens over bestaande abonnees te uploaden naar de Billing-migratietoolkit.

Nadat alle abonneegegevens waren geüpload, zorgde de migratietoolkit voor geautomatiseerde gegevensvalidatie, waaronder: validatie op veldniveau om de nauwkeurigheid van alle waarden in het csv-bestand te controleren; conditionele validaties om te controleren of de gemigreerde velden voldeden aan de regels voor het maken van abonnementen; en datumvalidaties om te controleren of de factuurdatums correct waren. Daarnaast voerde het team Zakelijke dienstverlening nog extra validatietests uit met representatieve steekproeven van de verschillende soorten abonnementen.

Nu de migratie was voltooid, kon Fender de abonnementen die werden beheerd in het oude facturatiesysteem eenvoudig opzeggen en voortaan Billing gebruiken voor alle klanten.

Resultaten

Gestroomlijnde klantenservice

Met de functie voor abonnementsplanning van Stripe Billing kan Fender eenvoudig gebruikers laten overstappen naar een ander abonnement.

70.000 abonnementen gemigreerd in 3 uur

Toen de datadictionary eenmaal klaar was, voltooide Fender de migratie in drie uur. Dit was inclusief de tijd die het nodig had om het csv-bestand voor te bereiden en de abonneegegevens te migreren en valideren.

"Zonder de Stripe Billing-migratietoolkit hadden we een proces moeten bedenken om abonnees een voor een te migreren", aldus Garski. "Dat had wel gekund, maar daar zouden we weken mee bezig zijn geweest."

Praktisch geen fouten in de gegevensmigratie en geen klantgegevens verloren

Met de csv-sjablonen van Stripe en het systeem voor geautomatiseerde migratie en gegevensvalidatie van Stripe slaagde Fender in het doel om de migratie te voltooien zonder negatieve gevolgen voor zijn klanten. Omdat Fender al gebruikmaakte van Stripe om betalingen te verwerken, behield het ook na de migratie hoge autorisatiepercentages.