Uitdaging

Voor Britse overheidsinstanties als gemeenten en openbare universiteiten is het belangrijk dat ze tegemoetkomen aan de behoefte van ‘alle burgers’. Dit betekent dat hun diensten toegankelijk moeten zijn voor gebruikers met een zeer uiteenlopend profiel. Deze organisaties zijn afhankelijk van de inkomsten die ze ontvangen van het publiek, maar de verwerking van betalingen is vaak lastig omdat er nog veel met verouderde technologieën wordt gewerkt. HeyCentric is opgericht door een team met veel ervaring op het gebied van overheidsbetalingen, dat inzag dat het nodig was om de integraties te moderniseren.

“In onze branche vragen we mensen niet om te betalen”, zegt Gareth Ennis, CEO van HeyCentric. “Mensen moeten betalen. Je moet je gemeentebelasting betalen. Je moet je vennootschapsbelasting betalen. Het komt alle burgers dus ten goede als wij onze klanten in staat stellen efficiënter te werken.”

Het team achter HeyCentric had in de praktijk gezien dat veel gemeenten worstelen met betaalplatforms die niet compatibel zijn met mobiele apparaten en weinig flexibiliteit bieden qua betaalmogelijkheden. Daarom wilde HeyCentric zijn overheidsklanten een modern betaalplatform aanbieden met een betere gebruikservaring voor burgers, en diensten om hun inkomsten slimmer te beheren.

“De implementatie van een nieuw [systeem] voor inkomstenbeheer bij een gemeente of onderwijsinstelling heeft heel wat voeten in de aarde”, legt Ennis uit. “Toen we beseften dat we realtime transparantie en inzichten konden bieden voor elke transactie en het proces van reconciliatie en rapportage konden vereenvoudigen, wisten we dat we een verschil konden maken voor de hele gemeenschap. We moesten alleen nog het juiste platform vinden dat het transactieproces voor ons kon regelen op een manier die aansloot op onze behoeften.”

HeyCentric heeft expertise op de Britse markt, maar ook ambities om wereldwijd uit te breiden. Het team kende daarom prioriteit toe aan het vinden van een partner die het bedrijf kon helpen met de uitbreiding naar Europa en andere regio's.

Oplossing

Na diverse betaaldienstverleners te hebben geëvalueerd, koos HeyCentric voor Stripe als exclusieve partner toen het in november 2021 live ging met zijn eerste klant.

“Met Stripe als betaaldienstverlener en acquirer krijgt de klantervaring een enorme boost”, aldus Ennis. “Bij sommige gemeenten moesten vijf of zes verschillende schermen worden doorlopen om een lokale belasting te betalen. Met HeyCentric is dat proces dankzij Stripe een stuk eenvoudiger.”

Eén dashboard voor gebruikers dankzij Stripe-integraties

De service van HeyCentric werd gebaseerd op Stripe Connect, zodat klanten gebruik kunnen maken van één dashboard en niet een HeyCentric- én een Stripe-account hoeven te beheren. “De documentatie en testomgevingen van Stripe zijn geweldig”, zegt Ennis. “Het is zo eenvoudig om aan de slag te gaan. De integratie was binnen een paar weken gereed.”

HeyCentric gebruikt de API's en webhooks van Stripe om alle transactiegegevens realtime onder te brengen in klantrecords. Hierbij worden metadata toegevoegd en gedetailleerdere bankrecords van organisaties geïmporteerd om betalingen te koppelen aan facturen en de reconciliatiewerkzaamheden grotendeels te automatiseren. Zo kunnen klanten ook eenvoudig inzicht krijgen in transactiekosten en andere boekhoudkundige aspecten zonder dagen te hoeven wachten om de status van hun inkomsten te kunnen bekijken.

“Wanneer een gemeente een betaling van £ 1000 ontvangt, kunnen ze gelijk zien welke kosten daarvan zijn afgetrokken. De kosten worden zelfs uitgesplitst naar regelitem, zodat ze kunnen worden doorberekend aan specifieke afdelingen. Dat vinden accountants geweldig”, vertelt Ennis.

Realtime inzichten in elke transactie

Dankzij de krachtige koppeling tussen de integraties van HeyCentric en de diensten van Stripe kunnen klanten toegang krijgen tot realtime gegevens voor elke betaalpoging. Deze transactie-informatie bestaat onder meer uit een analyse van fraudedetectie via Stripe Radar en inzichten in chargebacks en andere mogelijke problemen waardoor betalingen mislukken.

“Als burgers de gemeente bellen en zeggen dat ze geprobeerd hebben een betaling te doen, kan het personeel inloggen op HeyCentric, de betaling ophalen en bekijken welke reden de bank heeft opgegeven voor het mislukken van de betaling. Met de oude systemen zouden ze naar de bank moeten bellen voor meer informatie”, legt Ennis uit. “Gemeenten maken ook vaak gebruik van verschillende toolkits voor fraudepreventie. Met HeyCentric hebben ze, dankzij Stripe, genoeg aan één kant-en-klare oplossing.”

Elke dag meer betaalopties

Sinds de lancering spant HeyCentric zich in om de productroadmap van Stripe te volgen, zodat zo snel mogelijk nieuwe betaalopties geïntegreerd kunnen worden. Zo biedt HeyCentric zijn klanten terugkerende betalingen aan via Stripe Billing en zijn daarnaast populaire betaalmethoden als Apple Pay en Google Pay toegevoegd.

Het bedrijf heeft al 100 Stripe Terminal-apparaten uitgerold om betalingen met chip en pincode mogelijk te maken aan gemeentebalies. HeyCentric voert momenteel met één gemeente proeven uit met een programma voor mobiele betalingen, zodat betalingen kunnen worden ontvangen van kwetsbare burgers voor wie het lastig is om de deur uit te gaan of online betaalsystemen te gebruiken.

Resultaten

1,7 miljoen transacties van 22 klanten

Met Stripe kan HeyCentric klanten uit de publieke sector een gebruiksvriendelijk betaalsysteem aanbieden, waarmee burgers eenvoudiger belangrijke rekeningen kunnen betalen. Door de logge, verouderde systemen te vervangen waar ze eerder mee werkten, stelt HeyCentric overheidsinstanties in staat hun betaalprocessen te stroomlijnen en allerlei betaalmethoden aan te bieden die aansluiten op de behoeften van de hedendaagse burger.

Dankzij Stripe kan HeyCentric klantenserviceproblemen in allerlei scenario's oplossen, van geïntegreerde terugkerende facturatie tot fysieke betalingen. In minder dan twee jaar is HeyCentric live gegaan met 22 klanten en heeft het bedrijf meer dan 1,7 miljoen transacties en een transactievolume van £ 450 miljoen verwerkt via Stripe.

Geen downtime bij veranderingen in de regelgeving

Omdat Stripe constant nieuwe functies lanceert, kan HeyCentric zijn klanten wanneer dat nodig is snel updates aanbieden zodat ze blijven voldoen aan belangrijke reglementaire vereisten.

“We krijgen regelmatig kleine upgrades van Stripe die soepel geïmplementeerd kunnen worden. Daardoor hebben we nooit last van downtime”, aldus Ennis. “Toen we begonnen wisten we dat de tweede richtlijn betalingsdiensten (PSD2) eraan kwam, met sterke cliëntauthenticatie (SCA). Andere aanbieders brachten kosten in rekening voor die upgrade, maar Stripe regelde alles gewoon. Het had een lastige periode kunnen zijn, maar Stripe nam al onze zorgen weg.”

Eenvoudig traject naar internationale uitbreiding

HeyCentric hoopt in de toekomst ook actief te worden op de Noord-Amerikaanse markt en weet dat Stripe dit proces gemakkelijker zal maken. Nu de kernsystemen soepel werken en nauw geïntegreerd zijn met de betaaldiensten van Stripe, maakt HeyCentric betalingen een stuk efficiënter voor zijn klanten en de burgers die het platform gebruiken.