Uitdaging

Al meer dan 50 jaar voorziet KINTO klanten van producten die helpen om de eenvoudige momenten van het leven wat mooier te maken, of het nu een favoriete mok of een elegante vaas is. Het in Japan gevestigde merk lanceerde in 2019 een Amerikaanse dochteronderneming en als nieuw onderdeel van de organisatie nam KINTO USA een eigen pakket softwareoplossingen in gebruik om de activiteiten te ondersteunen. Dit omvatte een ERP-platform (Enterprise Resource Planning) en Stripe voor het verwerken van betalingen.

Maar toen het vorige ERP van KINTO USA werd overgenomen door een andere organisatie, zag het bedrijf een kans om een oplossing te vinden die goed zou integreren met Stripe om een deel van het werk van het team te automatiseren. KINTO USA implementeerde NetSuite, het ERP dat in de andere regio's van de organisatie wordt gebruikt. De volgende stap was om de platforms met elkaar te verbinden om de handmatige verwerking en registratie van betalingen te verminderen. "In het begin was onze betaalgateway niet geïntegreerd met NetSuite", zegt Denis Dumas-Meseguer, Chief Strategy Officer bij KINTO USA. "Dit betekende dat het team elke betaling handmatig moest reconciliëren met elke bestelling en factuur, wat uren werk kostte."

Het team moest meer dan 80% van de betalingen in Stripe handmatig koppelen aan de bijbehorende factuur in NetSuite en deze als betaald markeren. Ze hadden een manier nodig om de twee systemen snel met elkaar te verbinden, zodat ze niet constant heen en weer hoefden te schakelen tussen de platforms. Ze wisten dat het automatiseren van deze processen zowel de klanten als de interne teams beter zou kunnen ondersteunen en de groei van het Amerikaanse kantoor zou kunnen versnellen.

Oplossing

Om deze veranderingen snel door te voeren, koos KINTO USA voor PayPack. Met Stripe Payments en Stripe Elements kon KINTO gemakkelijk afrekenpagina's in de huisstijl maken waar klanten kunnen betalen met een groot aantal betaalopties van hun voorkeur. Verder gebruikt het team Stripe Link om klantgegevens automatisch in te vullen, zodat terugkerende gebruikers sneller kunnen afrekenen. De keuze viel op PayPack omdat KINTO met deze SuiteApp-oplossing zonder programmeerwerk Stripe snel met NetSuite kan verbinden om transacties te verwerken, records te synchroniseren en nog veel meer.

Dankzij de verbinding kan KINTO ook het afrekenproces verbeteren, bijvoorbeeld door een webformulier te vervangen waarmee het team betaalgegevens verzamelde. "Een paar klanten vroegen ons om te controleren of hun gegevens veilig waren", aldus Rodriguez. "Dat waren ze ook, maar nu we Stripe met NetSuite kunnen gebruiken, is de ervaring meer samenhangend en voelt het voor klanten aan als het merk KINTO."

Resultaten

Stripe en NetSuite geïntegreerd in minder dan een week

Met PayPack kon KINTO in slechts een paar dagen Stripe met NetSuite verbinden. "De implementatie verliep snel en was gemakkelijk te volgen", zegt Sydney Rodriguez, East Coast Sales Coordinator bij KINTO USA. "We hadden een kort gesprek met PayPack om de basisprincipes door te nemen, en daarna werkte alles gewoon."

Terwijl PayPack het implementatieproces beheerde, kon KINTO ongestoord doorgaan met de dagelijkse werkzaamheden. Nadat de integratie was voltooid, kon het team Stripe vanuit NetSuite gebruiken zonder dat het nodig was om nieuwe workflows onder de knie te krijgen. "Toen de betalingsverwerker was geïnstalleerd, konden we Stripe direct vanuit NetSuite gaan gebruiken", aldus Maximilien Espinosa, Order Management Specialist bij KINTO USA.

Ruim 6 uur per dag bespaard op handmatige verwerking van betalingen

Nu de twee platforms met elkaar zijn verbonden, heeft KINTO een reconciliatieproces van acht stappen volledig geautomatiseerd. "Ik was zes of zeven minuten bezig met het verplaatsen van alle gegevens voor elke transactie, en nu PayPack alles met elkaar verbindt, is dat nog maar 30 seconden", zegt Rodriguez.

De meer dan zes uur per dag die KINTO bespaarde door de betalingsverwerking te automatiseren, maakte het team vrij om zich meer op de klant te richten. "Die extra tijd is geweldig, maar we hebben ook 99,9% van de afwijkingen zien verdwijnen. Alles is eenvoudiger, klanten voelen zich veiliger en we kunnen onze aandacht richten op het werken met hen in plaats van op het beheren van betalingen", aldus Espinosa. Extra uren per dag betekent dat het kleine team van KINTO meer capaciteit heeft om het klantenbestand te ondersteunen en uit te breiden.

Na het controleren en berekenen van de kosten van de oplossing en de dollars die bespaard worden in werkuren, realiseerde KINTO USA een rendement op de investering van ruim 91% door met PayPack te werken.

Verbeterde klanttevredenheid door bestellingen sneller en veiliger te verwerken

Dankzij PayPack kan KINTO klanten unieke, veilige betaalpagina's bieden via directe links voor betaalopdrachten. Omdat de links zijn gekoppeld aan Stripe, worden de formulieren van terugkerende klanten vooraf ingevuld. Dit zorgt voor minder frictie tijdens het afrekenen aan de frontend en een snellere orderverwerking aan de backend. "Doordat klanten op één enkele pagina hun naam kunnen zien, waar de bestelling naartoe gaat en van wie de bestelling afkomstig is, krijgen we minder telefoontjes van de klantondersteuning", zegt Espinosa. "Dat laat zien dat onze klanten vertrouwen hebben in ons proces."

De meeste bestellingen van KINTO vereisen vooruitbetaling en door PayPack te gebruiken, kan het bedrijf vooruitbetalingspercentages rechtstreeks vanuit NetSuite instellen. Met vooruitbetalingspercentages op maat kan KINTO flexibelere betaalopties voor klanten bouwen en hen dienovereenkomstig factureren.

Automatisering helpt KINTO bij de uitbreiding van lokale betaalmethoden

Voor nieuwe organisaties of nieuwe dochterondernemingen zoals KINTO USA maakt efficiëntie het verschil om aan de eisen van de markt te voldoen. Als bedrijf met fysieke producten betekent efficiëntie een snellere manier om bestellingen naar de schappen te sturen, te verkopen en na te bestellen. "We werken met een vooruitbetalingsmodel, dus bestellingen worden pas verzonden wanneer ze betaald zijn", aldus Dumas-Meseguer. "Met PayPack zijn we superefficiënt geworden in het verzenden van betaallinks en het ontvangen van die betalingen. Hoe sneller we betalingen kunnen verwerken, hoe sneller we producten kunnen verzenden, nieuwe bestellingen kunnen ontvangen en als bedrijf kunnen groeien."

Vooruitkijkend ziet KINTO meer manieren waarop PayPack kan helpen bij de internationale uitbreiding met lokale betaalmethoden. "Het is mijn rol om vooruit te kijken en proberen in te spelen op wat we nodig hebben voor onze volgende groeifase", zegt Dumas-Meseguer. "We zijn bijvoorbeeld enthousiast om ACH-betalingen via PayPack te gaan ontvangen. We zien mogelijkheden om andere valuta te gebruiken als we ons openstellen voor internationale verkoop. Door de toewijding van PayPack om nieuwe oplossingen te ontwikkelen, heb ik er alle vertrouwen in dat we nog jaren met hen zullen samenwerken."

Over PayPack

PayPack is ontworpen door Nova Module en is een door Stripe ondersteunde SuiteApp (een app die NetSuite uitbreidt voor specifieke industrie- en bedrijfsbehoeften). PayPack biedt NetSuite-gebruikers een geïntegreerde oplossing voor betalingsverwerking. De gebruiker kan transacties verwerken, betalingsrecords synchroniseren en betalingsgegevens van Stripe beheren zonder NetSuite te verlaten. Meer informatie over PayPack.