Uitdaging

Voordat PATPOST werd ontwikkeld, was het voor medewerkers van Orix lastig om gegevensbestanden te vinden op het interne online opslagplatform. Er werd een project gestart om een oplossing voor dit probleem te vinden. Als gevolg van een herziening van de Japanse wet inzake elektronische administratie moeten Japanse bedrijven digitaal uitgewisselde documenten, zoals facturen, ramingen en handelsboeken, nu bewaren als elektronische gegevens. Orix ging ervan uit dat het voor andere bedrijven ook lastig was om grote hoeveelheden elektronische documenten te beheren, en besloot een service te ontwikkelen.

“Er gaan veel waardevolle arbeidsuren verloren aan het beheren en doorzoeken van documenten, en dat heeft gevolgen voor de productiviteit en omzet. We hopen dat zo veel mogelijk bedrijven PATPOST gebruiken om hun eigen digitale transformatie te realiseren”, aldus Chisato Ushio, Digital Strategy Promotion Office Manager op het verkoophoofdkantoor van Orix. “We wilden per se dat de oplossing een eenvoudige gebruikersinterface zou hebben, want dan kan iedereen er eenvoudig en tegen lage kosten gebruik van maken zonder dat het nodig is om grootschalige systemen te ontwikkelen of werkwijzen aan te passen.”

Tijdens de ontwikkeling van PATPOST ging Orix intensief op zoek naar een ideaal betaalsysteem. Het vergeleek circa 10 verschillende aanbieders en koos uiteindelijk voor Stripe.

Oplossing

Het bedrijf had drie belangrijke criteria voor het betaalsysteem: lage kosten voor kredietbeheer, de mogelijkheid om servicekosten en de betaling van aanbrengcommissies volledig automatisch te innen en lage kosten voor betalingen.

“Het grote voordeel van PATPOST is dat het volledig voldoet aan de voorschriften van de wetgeving inzake bedrijfsdocumenten, vooral voor gegevens van elektronische transacties die verband houden met bijvoorbeeld nationale belastingen. We wilden ook de uitbetaling automatiseren van de commissies voor belastingadviseurs en accountants die zakelijke klanten aanbrengen, iets wat we met Stripe Connect gelukkig kunnen doen”, aldus Ushio.

Een belangrijke reden om voor Stripe te kiezen, was dat de kosten van aanpassingen bij andere aanbieders aardig konden oplopen. Ook de mogelijkheid om binnen de standaardservice herinneringsmails te sturen voor openstaande schulden was een belangrijk pluspunt voor PATPOST, want kostenbesparing heeft voor het bedrijf topprioriteit.

De oplossingen van Stripe hebben bovendien het proces voor contractering efficiënter gemaakt. Ushio vertelt dat het dankzij Stripe niet meer nodig is om bedrijven die zich aanmelden voor PATPOST, vooraf te beoordelen. Hierdoor verloopt de contractering sneller. Stripe voert ook grondige beoordelingen uit van partijen die betalingen ontvangen via contracten voor het aanbrengen van nieuwe klanten, en dat bespaart Orix geld.

Het partnerschap tussen Stripe en Orix ging in april 2022 van start, en de service werd in mei 2023 gelanceerd na een ontwikkelingsperiode van circa een jaar. In deze periode verleende Stripe ondersteuning op de volgende gebieden:

• planning van betalingen
  
• beoordeling van aanvragen voor contracten voor het aanbrengen van nieuwe klanten
  
• proefabonnementen, de toevoeging en verwijdering van ID’s en het jaarlijkse verlengingsproces
  
• de weergave van de historie van facturen en betalingen voor aanbrengcommissies op een beheerdashboard
  
• het ordenen van de vereisten voor omzetverantwoording
  

Het team Professionele dienstverlening van Stripe reikte Orix de nodige expertise en ondersteuning aan in workshops en Q&A-sessies. Dit heeft Orix in staat gesteld de structuur van zijn platformbusinessmodel zo vorm te geven dat het bedrijf niet alleen betaalsystemen kan toevoegen, maar ook introductieprijzen en flexibele abonnementstarieven voor verschillende soorten klanten kan toepassen en na servicereleases kan profiteren van betaalde ondersteuning.

Het ondersteuningsteam van Stripe hielp Orix diverse problemen op te lossen op allerlei terreinen: van de naleving van de voorschriften voor het facturatiesysteem en de wet inzake elektronische administratie, tot operationele taken als bankoverschrijvingen en omzetverantwoording. Vooral bij het definiëren van de vereisten voor omzetverantwoordingsdiensten nam Stripe uitgebreid de tijd om een correcte verantwoording te garanderen. Elk probleem dat zich voordeed tijdens het bouwen van het systeem, werd direct opgelost.

Omdat facturen op jaarbasis worden betaald, is het belangrijk om omzet proportioneel te verdelen over de periode dat de dienst wordt verleend (de servicetermijn). “Het team Professionele dienstverlening van Stripe heeft ons bij elke stap ondersteund, van het uitvoeren van testen op zowel regelmatige als onregelmatige steekproefgegevens tot de operationele vormgeving van de verwerkingsmethode”, vertelt Ushio. “Hierdoor is het voor ons een stuk gemakkelijk om in de toekomst grote hoeveelheden transacties op de juiste manier vast te leggen en te verwerken.”

Resultaten

Dankzij de invoering van het betaalsysteem van Stripe kan PATPOST efficiënt diensten verlenen en tegelijkertijd de kosten voor betalingen verlagen en een groot deel van de handmatige werkzaamheden wegnemen.

“We verwachten onze diensten en functies in de toekomst uit te breiden, onder meer door compatibiliteit met het facturatiesysteem vanaf oktober 2023, en een functie voor identificatie en vergelijking van het registratienummer van de gekwalificeerde facturatie-entiteit dat op de factuur staat”, legt Ushio uit. Orix onderzoekt ook manieren om snel nuttige financiële diensten aan te kunnen bieden aan bedrijven op basis van informatie die wordt opgeslagen op PATPOST, zoals facturen en kwitanties. Hiervoor moeten mogelijk nieuwe betaalplannen en facturatiesystemen worden toegevoegd, zoals optionele kosten en “pay-as-you-go”-facturatie.

Het product wordt constant verbeterd zodat het zo goed mogelijk inspeelt op de behoeften van de markt, en de facturatiesystemen worden naar aanleiding van deze veranderingen geoptimaliseerd. Dankzij de oplossingen van Stripe kan dit allemaal met minimale configuratie, en Stripe helpt Orix ook om meer abonnementsklanten binnen te halen.