Uitdaging

PGA, dat meer dan 100 jaar geleden is opgericht, krijgt er steeds meer fans bij dankzij zijn innovatieve golfprogramma’s, e-commerce en de online marktplaats, waarop golfers gecertificeerde PGA-coaches kunnen benaderen voor lessen. Maar van elkaar gescheiden, verouderde datasystemen en handmatige processen hebben tot frictie en frustratie geleid bij golfers, coaches en PGA op de verschillende digitale platforms.

“Aan het begin van onze digitale transformatie in 2017 kregen we te maken met enkele flinke uitdagingen rondom onze technologische platforms”, aldus George Whitaker, Senior Director of Enterprise Technologie bij PGA. “We hadden gescheiden datasystemen en keer op keer deden zich kritieke productiefouten voor. Ook schreven we betalingen naar coaches over per cheque. Hierdoor was de uitbetalingscyclus veel te traag. Al deze problemen waren een nachtmerrie voor onze boekhouding.”

PGA had ook last van een matige PCI-naleving, onduidelijke functies voor databeheer en een enorme financiële rompslomp wegens de unieke combinatie van bedrijfsmodellen. Facturen werden handmatig gereconcilieerd, en dat duurde weken en leidde vaak tot dure fouten. Ook het proces voor het sluiten van de boeken kon wel wat modernisering gebruiken. PGA wilde de financiële systemen en processen aan de back-end op de schop gooien, meer inzicht in betalingen krijgen en de betaalervaring voor interne en externe gebruikers verbeteren. Gelukkig werkte PGA al met Stripe om betalingen te accepteren voor lidmaatschappen en online aankopen. Een oplossing lag dus binnen handbereik.

Oplossing

PGA heeft Stripe gevraagd zijn financiële infrastructuur te verbeteren, te beginnen met een integratie in Workday, het platform voor financieel management. PGA heeft met Stripe de ervaring voor coaches en golfers gestroomlijnd en verbeterd bij de registratie en betaling voor aanmeldingen en lessen. Omdat het Stripe ook al gebruikte om lidmaatschapsbijdragen te innen, heeft PGA nu een duidelijk beeld van de end-to-end financiën op alle platforms van het bedrijf.

“Met de API van Stripe kunnen we Workday koppelen, zodat we onmiddellijk over factuur- en betaalgegevens beschikken en de boekhouding beter kunnen reconciliëren. Dat is een stuk makkelijker dan bij de bank”, aldus Whitaker. “Met Stripe hebben we een snelle, gemakkelijke manier in handen om betalingen beter te regelen.”

Met maar één ontwikkelaar heeft PGA de Stripe API gebruikt om een koppeling op maat met de back-end van Workday te bouwen. Hiermee worden factuur- en betaalgegevens van meer dan 10 regionale vestigingen automatisch verzameld. Ook zijn de handmatige betaalprocessen vervangen door het intuïtieve platform van Stripe Connect. Dit leidde tot snelle, probleemloze transacties als golfers op de marktplaats van PGA wilden betalen voor lessen van gecertificeerde coaches.

Resultaten

PGA was, net als veel andere grote organisaties, op zoek naar eenvoud, vooral voor wat betreft inkomsten en cashflow. Het heeft met Stripe de betaalinfrastructuur gemoderniseerd als onderdeel van een overkoepelende transformatie.

Maar één ontwikkelaar vereist voor de integratie van Stripe met Workday

Dankzij de uitgebreide documentatie bij de Stripe API kon PGA vol vertrouwen een verbinding op maat bouwen met de financiële back-end van Workday. En dat met maar één ontwikkelaar. Nu ontvangt PGA gegevens van Stripe in Workday om zo automatisch betalingen te reconciliëren.

Whitaker licht toe: “Stripe is ideaal voor ontwikkelaars, intuïtief en aanpasbaar. Met de API’s besparen we tijd en bieden we onze financiële teams en de boekhouding nauwkeurige betaal- en factuurgegevens. Dat kun je bij traditionele verkoopsystemen en betaalgateways wel vergeten.”

Een besparing van 40 uur per maand dankzij geautomatiseerde uitbetalingen aan meer dan 1500 coaches

Op het vorige coachingplatform van PGA konden golfers de coaches niet rechtstreeks betalen. Uitbetalingen gebeurden dus handmatig en dat kon soms wel een maand duren. Met Stripe heeft PGA deze processen snel vervangen door geautomatiseerde betalingen. Hierdoor heeft de organisatie 20 uur per maand bespaard op de uitbetalingen voor coaches en nog eens 20 uur per maand op de reconciliatie van creditcards.

“Met Stripe behoort het bijzonder moeizame uitbetalingsproces tot het verleden. Nu gebeurt alles automatisch. Ons team voor uitbetalingen hoeft niets te doen en coaches worden rechtstreeks binnen enkele dagen betaald”, aldus Seth McGuinness, Product Manager bij PGA.