Herausforderung

Das PLC (Presbyterian Ladies' College) Sydney wurde 1888 gegründet und betreut über 1.400 Schülerinnen vom Vorschulalter bis zur 12. Klasse. Um den vielbeschäftigten Eltern einen besseren Service bieten zu können, benötigte das PLC Sydney ein flexibles, benutzerfreundliches System, das die Begleichung von Schulgebühren und anderen Kosten – z. B. für Veranstaltungen, Aktivitäten, Sport und Camps – sowohl als wiederkehrende als auch als einmalige Zahlungen ermöglicht. Vor der Zusammenarbeit mit Stripe nutzte das PLC Sydney unterschiedliche Lösungen, um verschiedene Arten von Zahlungen zu erfassen, was zu einem komplizierten System mit arbeitsintensiven Prozessen führte.

Die Schule suchte daher nach einer effizienteren Lösung, die es ihr ermöglichen würde, Gelder für eine Vielzahl von Zahlungsarten auf einfache Art anzunehmen, diese automatisch abzugleichen und an die richtige Abteilung weiterzuleiten. Sie wollte auch eine einfache Möglichkeit, Spenden von Eltern und der weiteren Community anzunehmen.

Lösung

Das PLC Sydney entschied sich aufgrund der Flexibilität für die Eltern, der Einfachheit für die Mitarbeiter/innen und der einfachen Integration in andere Tools für Stripe als neue Zahlungslösung. Die Schule ließ sich von Vertic bei der Implementierung und beim Projektmanagement unterstützen. Vertic hat die Benutzererfahrung der Lösung auf der Salesforce Experience Cloud aufgebaut, die den Datenfluss zwischen Stripe und MYOB Advanced, der bestehenden ERP-Lösung der Schule, steuert.

Um die Integration abzuschließen, arbeitete Vertic eng mit dem Fachdienstleistungsteam von Stripe zusammen. Es reagierte schnell auf Probleme und löste Vertics Fragen während des gesamten Prozesses, half bei der Bewältigung von Herausforderungen bei der Berichterstattung und veranstaltete mehrere Schulungen, um das PLC Sydney auf sein Tagesgeschäft mit Stripe vorzubereiten.

Mit Stripe-Lösungen wie Payments und Billing bietet das PLC Sydney eine verbesserte Erfahrung für Eltern mit zusätzlichen Zahlungsoptionen, wie z. B. Zahlungen für Exkursionen, Schulaktivitäten und optionale Spenden sowie eine einfache Möglichkeit, mehrere Rechnungen auf einmal zu begleichen oder wiederkehrende Zahlungen für laufende Ausgaben einzurichten. Das System ermöglicht es dem PLC Sydney auch, Spenden für bestimmte Ziele im Rahmen von Fundraising-Aktivitäten anzunehmen. Außerdem nutzt die Schule Connect für die Distribution von Geldern an verschiedene Geschäftsbereiche.

Ergebnisse

Stripe und Vertic haben dem PLC Sydney dabei geholfen, die Erfahrung der Kundschaft durch neue flexible Zahlungsoptionen und eine einfache, benutzerfreundliche Schnittstelle zu verbessern. Dies hat ihnen viel Lob von den Eltern eingebracht. Der Bezahlvorgang der Schule ermöglicht es nun nicht nur, Rechnungen zu bezahlen, sondern auch zu spenden, was einen Anstieg der Spendengelder zur Folge hatte.

Dank dem optimierten Zahlungssystem kann das PLC Sydney Zahlungen aus verschiedenen Quellen für Schulgebühren, Spenden und Exkursionen problemlos konsolidieren und an die richtigen Geschäftsbereiche weiterleiten. Der automatische Abgleich hat die Effizienz der Mitarbeiter/innen erhöht, was zu einer Verringerung der für den Abgleich benötigten Arbeitsstunden um 80 % pro Monat geführt hat, während gleichzeitig Berichtsfehler reduziert wurden.

Partner

Vertic ist ein in Australien ansässiges Digital-Consulting-Unternehmen und Partner von Salesforce und Stripe. Vertic verhilft kundenorientierten Unternehmen, Ihre digitalen Ambitionen in Relevanz, Empathie und letztlich in unternehmerischen Erfolg zu transformieren.