Le défi

Avant le développement de PATPOST, les employés d'Orix avaient du mal à trouver les fichiers qui les intéressaient sur leur plateforme interne de stockage. Par ailleurs, avec la révision de la loi pour la maintenance des comptes électroniques, les entreprises japonaises sont désormais tenues de conserver un registre électronique des documents échangés de manière dématérialisée, comme les factures, les devis, les reçus et les livres comptables. Orix s'est donc lancée dans un projet visant à résoudre ces deux problèmes, en partant du principe que d'autres entreprises rencontraient probablement les mêmes difficultés à gérer des volumes importants de documents numériques.

« La gestion et la recherche de documents prennent de nombreuses heures de travail et ont un impact à la fois sur la productivité et sur les revenus. Nous espérons que de nombreuses entreprises choisiront PATPOST pour faire avancer leur transformation numérique », explique Chisato Ushio, digital strategy promotion office manager au sein du service de vente aux entreprises d'Orix. « Nous avons tenu à conserver une interface simple, que chacun peut utiliser pour un coût modique. Nous voulions aussi éviter que notre solution impose le développement de systèmes complexes ou une modification significative des flux de travail en place. »

Pendant le développement de PATPOST, Orix a comparé de manière poussée environ 10 services de paiement, avant de finalement porter son choix sur Stripe.

La solution

Le système de paiement recherché par l'entreprise devait répondre à trois critères essentiels : frais de gestion des créances limités, capacité à automatiser l'encaissement des frais de service et des commissions versées aux apporteurs d'affaires, et frais de paiements réduits.

« Tout l'intérêt de PATPOST réside dans sa conformité aux lois régissant les documents professionnels, notamment les données des transactions électroniques impliquant des taxes. Nous cherchions également à automatiser le paiement des commissions aux conseillers fiscaux et comptables qui nous mettent en relation avec de grandes entreprises, ce que nous pouvons faire avec Stripe Connect », affirme Chisato Ushio.

Opter pour un autre service aurait engendré des frais de personnalisation importants, ce qui a fortement pesé dans la balance en faveur de Stripe. Par ailleurs, la possibilité d'envoyer des e-mails de rappel pour les sommes dues sans souscrire à un produit additionnel était un autre atout précieux aux yeux de PATPOST, qui mise sur la réduction des coûts.

Avec les solutions de Stripe, la signature de contrats a aussi gagné en efficacité. D'après Chisato Ushio, Stripe a éliminé la nécessité d'analyser en amont les dossiers des entreprises demandant à utiliser PATPOST, ce qui permet de conclure plus vite. Stripe examine également de manière exhaustive le profil des parties recevant des paiements au titre d'apporteur d'affaires, ce qui fait économiser de l'argent à Orix.

Le partenariat entre Stripe et Orix a commencé en avril 2022, mais le service n'a été déployé qu'en mai 2023, après environ 1 an de développement. Pendant cette période, Stripe a accompagné l'entreprise sur les points suivants :

• Programmation des versements de fonds
  
• Étude des demandes lors de la signature de contrats d'apport d'affaires
  
• Mise en place de périodes d'essai, ajout et suppression d'identifiants et processus de renouvellement annuel
  
• Affichage de l'historique des factures et des paiements pour les commissions d'apport d'affaires dans le Dashboard de gestion
  
• Organisation des éléments nécessaires à la comptabilisation des revenus
  

L'équipe des services B2B de Stripe a fourni à Orix une expertise de tous les instants, et organisé divers ateliers et sessions de questions/réponses. Orix a ainsi pu structurer son modèle économique et réfléchir à ses systèmes de paiement, mais aussi à son prix de lancement et à des tarifications sur abonnement flexibles pour répondre aux besoins de clients aux profils différents. Enfin, elle a mis en place une assistance payante après le lancement.

L'équipe d'assistance de Stripe a aidé l'entreprise à résoudre divers problèmes, liés à la réglementation applicable au système de facturation et à la loi pour la maintenance des comptes électroniques, ou à des tâches opérationnelles comme les virements bancaires et la comptabilisation des revenus. Ainsi, lors de la définition des besoins associés à ce dernier service, Stripe a pris le temps de procéder à une mise en correspondance des transactions dans le cadre de la comptabilisation des revenus et a résolu chaque problème qui s'est présenté au fil de la création du système.

Les factures étant payées annuellement, il est important de comptabiliser les revenus au prorata de la durée d'utilisation du service. « L'équipe des services B2B de Stripe nous a accompagnés à chaque étape, de la réalisation des tests sur des échantillons de données conformes et non conformes à la mise en place de la méthode de traitement effectivement utilisée », explique Chisato Ushio. « Cette aide a joué un rôle majeur dans notre capacité à comptabiliser et traiter des volumes importants de transactions par la suite. »

Les résultats

Avec la mise en place d'un système de paiement reposant sur Stripe, PATPOST a pu proposer des services efficaces tout en réduisant les frais liés aux paiements et en éliminant la plupart des opérations manuelles.

« Nous pensons développer nos services et fonctionnalités, notamment en proposant une compatibilité avec le système de facturation en octobre 2023, mais aussi une fonction permettant d'identifier et de comparer les numéros d'immatriculation des entités de facturation qualifiées apparaissant sur une facture », détaille Chisato Ushio. Orix cherche également comment proposer des services financiers utiles aux entreprises qui utilisent sa solution en s'appuyant sur les données stockées dans PATPOST, comme les factures et les reçus. Elle évalue par ailleurs de nouvelles options de paiement et systèmes de facturation pour accompagner ces évolutions, par exemple des frais facultatifs ou un système de facturation à l'utilisation.

L'entreprise va poursuivre le développement de son produit jusqu'à trouver la meilleure réponse aux besoins du marché, tout en optimisant ses systèmes de facturation au fil de ces changements. Les solutions de Stripe lui permettent de suivre cette stratégie avec des efforts de configuration réduits, et le service d'assistance de Stripe aide Orix à développer son activité d'abonnement.