En disposant d'un processus de rapprochement des factures fiable et bien rodé, vous réduisez le risque de fraude et contribuez à la mise en place d'un système financier organisé et transparent. De cette manière, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées, gérer votre trésorerie avec plus de précision et entretenir de meilleures relations avec vos fournisseurs et vos clients. Ce guide présente les différentes stratégies et outils qui permettent de simplifier le processus de rapprochement des factures et de préserver votre intégrité financière.

Sommaire

• En quoi consiste le rapprochement des factures ?
  
• Fonctionnement du rapprochement des factures
  
• Les différents types de rapprochement des factures
  
• Pourquoi le rapprochement des factures est-il important pour les entreprises ?
  
• Bonnes pratiques en matière de rapprochement des factures
  
• Le rapprochement des factures avec Stripe
  

En quoi consiste le rapprochement des factures ?

Le rapprochement des factures est un processus comptable au cours duquel une entreprise établit une comparaison entre les factures et les bons de commande, les bordereaux de réception et d'autres documents afin de garantir l'exactitude et la cohérence des données. Ce processus aide les entreprises à vérifier que les biens et services qu'elles ont reçus correspondent à ce qu'elles ont commandé et que les informations de facturation sont correctes.

Fonctionnement du rapprochement des factures

Le rapprochement des factures est un processus systématique visant à s'assurer que les factures correspondent aux bons de commande et aux reçus correspondants, et que les paiements sont effectués avec précision. Voici comment se déroule la procédure.

• Rassemblez les documents
  Rassemblez tous les documents pertinents, tels que les factures, les bons de commande, les bordereaux de réception et les autres documents associés.

• Comparez les informations
  Comparez les informations figurant sur les factures à celles des bons de commande et des bordereaux de réception correspondants afin de vous assurer que les informations telles que la description des produits, les quantités et les prix correspondent.

• Identifiez les incohérences
  Mettez en évidence les éventuelles différences constatées entre les documents, comme un écart entre les quantités ou les prix.

• Examinez les incohérences
  Penchez-vous sur les raisons des éventuelles incohérences. Cette démarche peut consister à contacter le fournisseur pour obtenir des précisions, à rechercher la présence d'erreurs de saisie des données ou à vérifier les documents internes.

• Corrigez les incohérences
  Collaborez avec le fournisseur pour rectifier les erreurs ou résoudre les problèmes éventuels. Cette démarche peut consister à modifier la facture, à renvoyer les articles ou à convenir d'un dédommagement.

• Enregistrez les transactions
  Après avoir rapproché la facture et corrigé les éventuelles incohérences, enregistrez la transaction dans votre système comptable afin de préserver l'exactitude des enregistrements comptables.

• Autorisez les paiements
  Une fois que la facture vous semble exacte, vous pouvez autoriser le paiement.

• Tenez à jour vos registres
  Conservez des traces du processus de rapprochement au sein de registres. Prenez note des incohérences relevées et de la manière dont elles ont été corrigées, et conservez des copies de tous les documents pertinents. Ces informations serviront à la fois à des fins d'audit et pour des consultations ultérieures.

Les différents types de rapprochement des factures

Les entreprises ont recours à différents types de rapprochement des factures, qui dépendent de la nature de l'activité, du volume des transactions, des ressources disponibles et d'autres exigences spécifiques. Voici un aperçu des types de rapprochement, accompagnés d'exemples.

• Correspondance à deux niveaux
  La correspondance à deux niveaux est un type de rapprochement des factures classique, souvent utilisée par les petites entreprises ou pour des transactions simples. Par exemple, une boulangerie artisanale peut utiliser la correspondance à deux niveaux pour confirmer que le montant de la facture d'un achat de farine correspond au prix convenu dans le bon de commande.

• Correspondance à trois niveaux
  Souvent utilisée par les entreprises qui vendent des biens matériels, la correspondance à trois niveaux inclut non seulement le bon de commande, mais aussi le bordereau de réception. Par exemple, un marchand de meubles peut s'en servir pour contre-vérifier que le nombre de chaises commandées correspond à la fois aux données du bon de commande et du bordereau de réception, ainsi qu'à celles de la facture.

• Correspondance à quatre niveaux
  La correspondance à quatre niveaux est particulièrement bénéfique aux entreprises qui ont des exigences élevées en matière de qualité. Par exemple, une entreprise pharmaceutique utilisera la comparaison à quatre niveaux pour s'assurer à la fois que la facture, le bon de commande et le bordereau de réception correspondent, mais aussi que le lot de médicaments reçu a été soumis à un contrôle de qualité avant que le paiement ne soit effectué.

• Rapprochement des relevés des fournisseurs
  Le rapprochement des relevés des fournisseurs est important pour les entreprises qui effectuent un grand nombre de transactions avec des fournisseurs particuliers. Par exemple, une entreprise de fabrication peut rapprocher les factures et les paiements du relevé mensuel fourni par un fournisseur de matières premières, afin de s'assurer que les comptes des deux parties concordent.

• Rapprochement des cartes bancaires
  Le rapprochement des cartes bancaires est particulièrement pertinent pour les entreprises dont les employés effectuent des achats professionnels en utilisant les cartes bancaires de l'entreprise. Une société de conseil dont les consultants se déplacent fréquemment pour des rendez-vous clients peut utiliser le rapprochement des cartes bancaires pour faire correspondre les relevés de cartes bancaires avec les reçus et les notes de frais de déplacement.

• Rapprochement automatisé des factures
  Les grands commerçants, qui effectuent des centaines ou des milliers de transactions par jour, peuvent utiliser le rapprochement automatisé des factures pour des raisons d'efficacité. Par exemple, une chaîne de supermarchés peut se baser sur un logiciel spécialisé pour faire correspondre automatiquement les factures avec les bons de commande et les bordereaux de réception afin de gérer le volume de transactions de manière efficace.

• Rapprochement manuel des factures
  Les entreprises qui ont un volume de transactions moins important ou qui n'ont pas les moyens d'investir dans des systèmes automatisés peuvent opter pour le rapprochement manuel des factures. Par exemple, une petite galerie d'art peut rapprocher manuellement les factures des œuvres d'art achetées, en s'assurant qu'elles correspondent aux bons de commande et que les œuvres ont été reçues en bon état.

Choisissez le type de rapprochement des factures le mieux adapté aux besoins et aux exigences de votre entreprise. Ensuite, évaluez à intervalles réguliers la conformité et l'efficacité de vos processus de rapprochement, en les adaptant si nécessaire.

Pourquoi le rapprochement des factures est-il important pour les entreprises ?

Le rapprochement des factures est un aspect important des opérations financières menées par les entreprises de toutes tailles, quel que soit leur secteur d'activité. Outre son incidence sur le plan financier, il joue également sur les aspects opérationnels et stratégiques de l'entreprise, ainsi que sur ses relations avec les clients. Voici les principaux domaines d'activité concernés par le rapprochement des factures.

• Précision financière
  En vérifiant que les factures correspondent aux bons de commande et aux bordereaux de réception, une entreprise peut s'assurer que ses états financiers reflètent fidèlement ses dépenses. Cette vérification est utile pour la budgétisation, les prévisions et la prise de décision.

• Gestion des flux de trésorerie
  Un bon rapprochement des factures aide les entreprises à mieux gérer leur trésorerie. En s'assurant qu'elles paient uniquement ce qu'elles ont commandé et reçu, elles peuvent éviter les trop-perçus et les passifs inattendus. Les entreprises qui ont des marges étroites de trésorerie sont particulièrement concernées.

• Conformité réglementaire et audit
  De nombreuses entreprises sont soumises à des audits externes et à la conformité réglementaire. Pour répondre à ces exigences, il leur est indispensable de tenir des registres précis en procédant au rapprochement des factures. Des incohérences observées dans les factures peuvent entraîner des problèmes de conformité et des amendes.

• Relations avec les fournisseurs
  Pour entretenir de bonnes relations avec les vendeurs et les fournisseurs, il est important que les paiements soient effectués en temps voulu et de manière précise. Le rapprochement des factures permet de corriger rapidement les incohérences et de s'assurer que le fournisseur est payé correctement et à temps. La confiance s'en trouvera renforcée, ce qui pourra vous permettre d'obtenir des conditions et des prix plus avantageux.

• Détection et prévention de la fraude
  Le rapprochement des factures peut aider à identifier les activités frauduleuses. En rapprochant régulièrement les factures, les entreprises peuvent rapidement déceler les paiements non autorisés ou frauduleux. Par exemple, si une facture comprend des paiements pour des articles qui ne figurent pas dans le bon de commande, il peut s'agir d'une erreur ou d'un signal d'alarme indiquant une fraude.

• Contrôles internes
  Le rapprochement des factures permet de détecter les erreurs, de garantir le respect des politiques internes et de confirmer que les approbations nécessaires ont été obtenues avant que les paiements ne soient effectués.

• Résolution des litiges
  Quand il existe une incohérence entre une facture et d'autres documents, un rapprochement effectué en temps voulu permet d'accélérer la résolution du problème. Une telle démarche est importante pour éviter les retards de paiement, qui pourraient donner lieu à des pénalités de retard ou à des tensions au niveau des relations avec les fournisseurs.

• Efficacité des opérations
  Les entreprises qui rapprochent leurs factures de manière efficace peuvent prendre des décisions davantage fondées sur des données pour gérer leurs opérations. Par exemple, si une entreprise procède à un enregistrement précis de ses achats de stocks par le biais d'un rapprochement de factures, elle peut mieux gérer ses niveaux de stocks et passer des commandes plus rapidement.

• Satisfaction client
  Si une entreprise revend des biens ou agit en tant que distributeur, un rapprochement précis des factures garantit que les coûts sont correctement reflétés. Il est ainsi possible de mettre en place des stratégies de tarification plus précises et de contribuer à la satisfaction des clients en évitant les changements de prix soudains ou les ruptures de stock.

Le rapprochement des factures aide les entreprises à gérer efficacement leurs finances, ce qui contribue à leur réussite globale. Une entreprise qui investit du temps et des ressources dans un processus de rapprochement des factures efficace est susceptible de voir ses opérations se fluidifier, ses relations avec ses fournisseurs se renforcer et sa santé financière s'améliorer.

Bonnes pratiques en matière de rapprochement des factures

Nous vous proposons un petit guide des bonnes pratiques en matière de rapprochement des factures que les entreprises peuvent mettre en œuvre pour minimiser les risques et le manque d'efficacité. Si elles veulent optimiser le rapprochement de leurs factures, les entreprises doivent prendre en compte les éléments suivants.

• Rapprochement en temps voulu
  Effectuez des rapprochements réguliers, sans tarder. Selon le volume des transactions, vous pouvez prévoir de le faire tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois. La régularité permet de détecter rapidement les incohérences et d'éviter une accumulation d'éléments non rapprochés.

• Politiques et procédures claires
  Établissez des procédures standard pour le rapprochement des factures et documentez-les. Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans le processus connaissent ces procédures et qu'elles y ont été formées. Définissez clairement les rôles et les responsabilités de chacun afin d'éviter toute confusion et de faire en sorte de responsabiliser les personnes impliquées.

• Utilisation de la correspondance à trois niveaux par défaut
  Le type de rapprochement que vous choisissez doit refléter les besoins spécifiques de votre entreprise. Néanmoins, la plupart des entreprises commencent par utiliser le type de rapprochement à trois niveaux. Il consiste à comparer la facture avec le bon de commande et le bordereau de réception afin de s'assurer que les articles facturés correspondent à ceux qui ont été commandés et reçus en matière de quantité, de prix et de spécifications.

• Processus de remontée des problèmes en cas d'incohérences
  Définissez un processus clair pour faire remonter des problèmes. Identifiez les personnes à avertir, les documents à rassembler et les étapes à suivre pour résoudre le problème. Vous pourrez ainsi corriger les incohérences plus rapidement tout en sachant qu'elles seront prises en compte.

• Piste d'audit
  Conservez une piste d'audit claire de toutes les actions menées au cours du processus de rapprochement. Vous devez notamment prendre note des incohérences constatées, de la manière dont elles ont été corrigées et des communications avec les fournisseurs. Cette documentation est importante à la fois à des fins d'audit et à des fins de consultation ultérieure.

• Technologie
  Utilisez la technologie pour simplifier le processus de rapprochement des factures. Il existe de nombreux logiciels qui permettent d'automatiser une grande partie du processus, de réduire les erreurs manuelles et de gagner du temps. Optez pour un système adapté à la taille et au niveau de complexité de votre entreprise. À cet égard, il peut s'avérer particulièrement utile de travailler avec un prestataire de services de paiement tiers tel que Stripe, qui permet une gestion et un rapprochement efficaces et faciles des factures.

• Communication avec les fournisseurs
  Veillez à communiquer ouvertement avec vos fournisseurs. Informez-les de vos procédures de rapprochement et de vos attentes quant au format des factures et aux informations qu'elles contiennent. Vous pourrez ainsi réduire le nombre d'erreurs et de malentendus.

• Surveillance et améliorations continues
  Surveillez régulièrement le processus de rapprochement de vos factures et assurez-vous de son exactitude. Recueillez les commentaires du personnel impliqué dans le processus et repérez les types d'erreurs ou de problèmes qui ont tendance à se présenter. Servez-vous de ces informations pour apporter des améliorations continues à vos procédures.

• Audits internes
  Effectuez régulièrement des audits internes sur le processus de rapprochement afin de garantir la conformité avec les politiques internes et les réglementations externes. Cette démarche vous permettra également d'identifier les éventuelles faiblesses du processus qui doivent être examinées.

• Répartition des tâches
  Structurez votre équipe interne de manière à ce que les personnes chargées du rapprochement des factures et celles qui sont responsables de l'autorisation des paiements ne soient pas les mêmes. Cette répartition des tâches est un moyen de contrôle essentiel pour prévenir les fraudes et les erreurs.

Le rapprochement des factures avec Stripe

Les entreprises, quels que soient leur secteur d'activité et leur stade de développement, ont besoin de gérer leurs transactions financières facilement et en toute sécurité. Les solutions de paiement complètes de Stripe leur permettent de gérer leurs transactions financières en toute transparence.

Grâce un ensemble d'outils intégrés qui englobent le traitement des paiements, la facturation par abonnement et le reporting financier, Stripe offre aux entreprises la possibilité de gérer leurs finances à partir d'un guichet unique. Ce qui nous différencie, chez Stripe, c'est la cohérence de ces outils : au lieu d'être dissociés les uns des autres, ils fonctionnent ensemble. Grâce à cette approche intégrée, les entreprises optimisent leur flux de travail, contrôlent mieux leurs données financières et bénéficient d'une plus grande visibilité sur leurs mouvements de fonds.

Le rapprochement des factures implique une vérification de l'exactitude et de l'exhaustivité des enregistrements comptables, une tâche qui peut s'avérer complexe et fastidieuse. Les outils automatisés et intégrés de Stripe allègent ce fardeau en capturant avec précision les paiements, les remboursements et les frais et en les faisant correspondre aux documents internes de l'entreprise. L'efficacité s'en trouve accrue, les erreurs réduites et la situation financière de l'entreprise est mieux appréhendée.

Voici plus d'informations sur la façon dont Stripe peut simplifier le processus de rapprochement des factures.

• Automatisation
  Stripe automatise le processus de rapprochement en comparant les documents internes (tels que les factures et les frais), avec les documents externes (tels que les fichiers de règlement, les fichiers de paiement et les relevés bancaires). Cette automatisation réduit les efforts manuels et les erreurs.

• Suivi quotidien des fonds
  Stripe vous permet de suivre votre trésorerie au jour le jour, en temps réel. Le fait de surveiller et de connaître la situation de votre trésorerie en permanence peut vous aider à prendre des décisions financières en toute connaissance de cause.

• Identification des incohérences
  Le système proposé par Stripe est capable d'identifier rapidement toute incohérence au niveau des transactions. Cela permet aux entreprises de résoudre les problèmes en temps voulu, tout en conservant des enregistrements comptables corrects et en évitant les pertes de revenus.

• Visibilité sur le cycle de vie des transactions
  Grâce à Stripe, les entreprises peuvent suivre la totalité du cycle de vie d'une transaction, depuis son initiation jusqu'à son règlement. Un tel niveau de précision permet d'assurer un suivi et un contrôle minutieux.

• Contrôles financiers
  Grâce à l'automatisation du processus de rapprochement et au suivi détaillé des transactions, Stripe soutient la mise en œuvre de contrôles financiers rigoureux. Ces derniers garantissent l'exactitude des enregistrements comptables et mettent les entreprises à l'abri des erreurs et des fraudes potentielles.

• Scalabilité
  Les solutions de rapprochement offertes par Stripe sont flexibles et s'adaptent aux besoins toujours croissants des entreprises. Comme le volume et la complexité des transactions augmentent parallèlement à la croissance de l'entreprise, Stripe sera à même de gérer cette évolution de manière efficace. Cette scalabilité est particulièrement utile pour les entreprises qui ont des volumes de transactions élevés ou qui travaillent avec des moyens de paiement multiples et des cycles de vie de transaction longs.

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