La sfida

Da oltre 50 anni, KINTO offre ai propri clienti prodotti che rallegrano i momenti più semplici della vita, ovvero oggetti bellissimi, tra cui tazze ed elegantissimi vasi. Il brand giapponese ha avviato l'azienda sussidiaria statunitense nel 2019 e, come parte di questo lancio, KINTO USA ha adottato la propria suite di soluzioni software a supporto delle procedure operative: una piattaforma ERP per la pianificazione delle risorse d'impresa e Stripe per l'elaborazione dei pagamenti.

Ma quando la precedente soluzione ERP di KINTO USA è stata acquisita da un'altra azienda, KINTO ha intravisto la possibilità di trovare una soluzione integrabile in Stripe per automatizzare alcune procedure del team. KINTO USA ha così implementato NetSuite, la soluzione ERP utilizzata in tutte le aziende KINTO delle diverse aree geografiche e il passo successivo sarebbe stato collegare le piattaforme per ridurre l'elaborazione manuale e la registrazione dei pagamenti. "All'inizio, il nostro gateway di pagamento non era integrato in NetSuite", ha raccontato Denis Dumas-Meseguer, Chief Strategy Officer presso KINTO USA. "Questo imponeva al team di eseguire la riconciliazione manuale di ogni ordine e fattura, il che richiedeva ore di lavoro".

Il team doveva collegare manualmente oltre l'80% dei pagamenti in Stripe alla fattura corrispondente in NetSuite e contrassegnare quest'ultima come pagata. C'era bisogno di un modo per collegare rapidamente i due sistemi per evitare di utilizzare due piattaforme diverse. Il team sapeva che automatizzando queste procedure avrebbe potuto supportare meglio i propri clienti e i team interni, favorendo al contempo la crescita della sede statunitense

La soluzione

Per implementare velocemente queste modifiche, KINTO USA si è affidata a PayPack. Stripe Payments e Stripe Elements hanno offerto a KINTO la possibilità di creare senza difficoltà pagine di pagamento brandizzate dove i clienti potessero pagare con una serie di modalità di pagamento, a seconda delle preferenze. Oltre a ciò, il team si affida a Stripe Link per compilare automaticamente i dettagli dei clienti, garantendo agli utenti abituali una procedura di pagamento più rapida. KINTO ha scelto PayPack poiché, come soluzione SuiteApp senza codice, permette di collegare Stripe a NetSuite rapidamente per semplificare l'elaborazione delle transazioni, sincronizzare i record e tanto altro ancora.

La connessione ha permesso inoltre a KINTO di migliorare il flusso di pagamento, ad esempio sostituendo il modulo web precedentemente utilizzato dal team per raccogliere i dati di pagamento. "Alcuni clienti ci chiedevano di verificare se i loro dati erano al sicuro", ha dichiarato Rodriguez. "Lo erano, ma poter utilizzare Stripe con NetSuite rende l'esperienza più coerente e in linea con il brand KINTO".

I risultati

Integrazione di Stripe e NetSuite in meno di una settimana

Con PayPack, KINTO ha potuto collegare Stripe a NetSuite in pochi giorni. "L'implementazione è stata rapida e semplicissima", ha ricordato Sydney Rodriguez, Sales Coordinator della costa est presso KINTO USA. "Abbiamo partecipato a una breve chiamata con PayPack per conoscere gli elementi di base e poi tutto ha funzionato come per magia".

PayPack ha gestito la procedura di implementazione e KINTO è rimasta operativa senza alcuna interruzione. Al termine dell'integrazione, il team ha potuto usare Stripe da NetSuite senza dover apprendere nuovi flussi di lavoro. "Una volta installato l'elaboratore di pagamento, abbiamo potuto utilizzare Stripe direttamente da NetSuite fin da subito", ricorda Maximilien Espinosa, Order Management Specialist presso KINTO USA.

Oltre sei ore al giorno risparmiate sulle attività di elaborazione manuali di pagamento

Con due piattaforme connesse, KINTO ha completamente automatizzato una procedura di riconciliazione composta da otto fasi. "Passavo sei o sette minuti a spostare tutte le informazioni relative a ogni transazione, mentre con PayPack bastano forse 30 secondi", ha dichiarato Rodriguez.

Le oltre sei ore risparmiate al giorno da KINTO grazie all'automazione dell'elaborazione dei pagamenti hanno liberato il team che ora può occuparsi dei clienti. "Il tempo in più che abbiamo è un aspetto positivo, ma è anche sparito il 99,9% delle incoerenze. È tutto più semplice, i clienti si sentono più sicuri e noi possiamo dedicarci a collaborare con loro invece che di gestire i pagamenti", ha dichiarato Espinosa. Avendo a disposizione più ore in una giornata, il piccolo team di KINTO ha la possibilità di supportare e ampliare la propria base clienti.

Dopo aver monitorato e calcolato il costo della soluzione e l'importo risparmiato in ore operative, KINTO USA ha registrato oltre il 91% di ROI per la collaborazione con PayPack.

Maggiore soddisfazione dei clienti grazie all'elaborazione più rapida e sicura degli ordini

Con PayPack, KINTO ha potuto utilizzare i link diretti per l'invio dei pagamenti per offrire ai clienti pagine di pagamento univoche e sicure. Poiché i link sono connessi a Stripe, i moduli dei clienti abituali vengono precompilati per ridurre le complessità durante il pagamento al front-end e accelerare l'elaborazione degli ordini nel back-end. "Riuscire a vedere il loro nome, la destinazione dell'ordine, l'utente che ha completato l'ordine su una sola pagina significa che dobbiamo gestire un minor numero di chiamate all'assistenza clienti", ha detto Espinosa. "Questo indica che i nostri clienti si fidano delle procedure che abbiamo implementato".

La maggior parte degli ordini KINTO richiede il pagamento anticipato e grazie a PayPack, l'azienda può impostare le percentuali da anticipare direttamente da NetSuite. Le percentuali personalizzate consentono a KINT di implementare opzioni di pagamento più flessibili per i clienti e di eseguire gli addebiti corrispondenti.

L'automazione favorisce l'aumento delle modalità di pagamento locali proposte da KINTO

Per le aziende di nuova costituzione e le relative società sussidiarie come KINTO USA, quel che fa la differenza nel rispondere alle esigenze di mercato è l'efficienza. Come azienda che commercializza prodotti fisici, efficienza significa accelerare le modalità di invio degli ordini al magazzino, di vendita e di completamento dei nuovi ordini. "Operiamo con un modello prepagato, pertanto gli ordini non vengono spediti finché non vengono pagati", ha raccontato Dumas-Meseguer. "Grazie a PayPack, siamo diventati super efficienti nell'invio dei link di pagamento e di ricezione dei pagamenti. Più rapidamente riusciamo a elaborare i pagamenti, più rapidamente possiamo spedire i prodotti, ricevere nuovi ordini e crescere come azienda".

Per quanto riguarda il futuro, KINTO intravede nuove modalità con cui PayPack può favorire l'espansione internazionale con modalità di pagamento locali. "È il mio ruolo guardare al futuro e provare ad anticipare le nostre esigenze durante la successiva fase di crescita", ha raccontato Dumas-Meseguer. "Ad esempio, siamo felici di poter iniziare ad accettare pagamenti ACH tramite PayPack. Vediamo la possibilità di utilizzare altre valute via via che ci rivolgiamo a nuove aree geografiche per le vendite internazionali. L'impegno di PayPack nello sviluppo di nuove soluzioni mi rassicura sul fatto che collaboreremo con loro per molti anni ancora".

Informazioni su PayPack

PayPack, progettata da Nova Module, è una suite di app con tecnologia Stripe che amplia le funzionalità di NetSuite per esigenze di settore e aziendali specifiche che offre agli utenti di NetSuite una soluzione integrata per l'elaborazione dei pagamenti. Gli utenti possono elaborare transazioni, sincronizzare i record dei pagamenti e gestire i dati di pagamento da Stripe senza chiudere NetSuite. Scopri di più su PayPack.