La sfida

Fondata oltre 100 anni fa, PGA aumenta i propri sostenitori promuovendo il golf tramite programmi innovativi, un servizio di e-commerce e un marketplace online che consente ai golfisti di ingaggiare allenatori PGA certificati per lezioni. Tuttavia, i sistemi di dati eterogenei e le procedure manuali creavano complessità e frustrazioni per golfisti, allenatori e azienda su tutte le diverse piattaforme digitali.

"Al principio della trasformazione digitale nel 2017, abbiamo dovuto risolvere importanti complessità legate alle piattaforme tecnologiche esistenti", ha raccontato George Whitaker, Direttore senior del reparto Enterprise Technology presso PGA. "Avevamo sistemi di dati molto diversi e riscontravamo frequenti errori critici in produzione. Pagavamo gli allenatori tramite assegno, il che comportava cicli di pagamento troppo lunghi che andavano ridotti. Combinando tutti questi aspetti, la contabilità era un vero e proprio incubo".

PGA aveva inoltre problemi con la scarsa conformità alle norme PCI, controlli poco chiari sui dati e una miriade di considerazioni finanziarie a causa della combinazione unica di modelli aziendali. La procedura manuale di riconciliazione delle fatture richiedeva settimane ogni volta e spesso comportava errori costosi, mentre la procedura di chiusura finanziaria andava assolutamente aggiornata. PGA ha quindi deciso di modernizzare i sistemi e le procedure finanziarie di back-end per avere una maggiore visibilità dei pagamenti e migliorare l'esperienza di pagamento per gli utenti interni ed esterni. Per fortuna, PGA impiegava già Stripe per accettare pagamenti per le quote di abbonamento e gli acquisti online, quindi la soluzione alle tante complessità era a portata di mano.

La soluzione

PGA ha scelto Stripe per migliorare l'infrastruttura finanziaria, iniziando da un'integrazione nella piattaforma di gestione finanziaria Workday. PGA si è affidata a Stripe per semplificare e migliorare l'esperienza di allenatori e golfisti per la registrazione e il pagamento delle quote per le lezioni. Poiché già impiegava Stripe anche per riscuotere le quote di abbonamento, PGA ora può contare sulla visibilità avanzata delle procedure finanziarie complete in tutte le piattaforme utilizzate.

"Con l'API Stripe possiamo creare una connessione diretta a Workday per recuperare in modo istantaneo i dettagli su fatture e pagamenti ed eseguire riconciliazioni più accurate per gli account: molto meglio delle riconciliazioni tramite banca", ha aggiunto Whitaker. "Con Stripe abbiamo un modo facile e veloce per erogare un'esperienza di pagamento avanzata".

Con un solo sviluppatore, PGA ha utilizzato l'API Stripe per creare una connessione personalizzata al back-end Workday esistente, che recupera automaticamente i dettagli su fatture e pagamenti da oltre 10 sedi locali. Ha inoltre sostituito le procedure di pagamento manuali con Stripe Connect per implementare una piattaforma intuitiva, che offre transazioni rapide e semplificate ai golfisti che utilizzano il marketplace PGA per ingaggiare allenatori PGA certificati.

I risultati

PGA, come molte aziende di grandi dimensioni, necessitava di semplicità operativa, soprattutto riguardo a ricavi e flusso di cassa. Si è quindi affidata a Stripe per modernizzare l'infrastruttura di pagamento come parte di una strategia di trasformazione digitale più ampia.

Un solo sviluppatore per l'integrazione di Stripe in Workday

La documentazione dettagliata che accompagna l'API Stripe ha dato a PGA la certezza di implementare una connessione personalizzata con il back-end finanziario esistente, Workday, con l'ausilio di un solo sviluppatore. Ora PGA integra i dati di Stripe in Workday per automatizzare la procedura di riconciliazione dei pagamenti.

Whitaker ha dichiarato: "Stripe è facile da capire per gli sviluppatori, intuitiva e adattabile. Le API consentono di risparmiare tempo e forniscono dati più accurati su pagamenti e fatturazione per i team finanziario e contabile. I tradizionali sistemi e gateway di pagamento degli esercenti non sono in grado di fare nulla del genere".

Risparmio di 40 ore al mese grazie ai pagamenti automatizzati per oltre 1.500 allenatori

La precedente piattaforma per allenatori PGA non consentiva ai golfisti di pagare i diretti interessati per le lezioni, pertanto i pagamenti erano manuali e spesso in ritardo di un mese o più. Grazie a Stripe, PGA ha sostituito rapidamente tali procedure con pagamenti automatizzati. In tal modo, l'azienda ha risparmiato 20 ore al mese per l'elaborazione dei pagamenti agli allenatori e altre 20 ore al mese per le riconciliazioni tramite carta di credito.

"Grazie a Stripe abbiamo sostituito una procedura di pagamento atroce con una completamente automatica. Il nostro team non deve neanche intervenire e gli allenatori vengono pagati direttamente in pochi giorni", ha raccontato Seth McGuinness, Responsabile di prodotto presso PGA.