La sfida

Prima dello sviluppo di PATPOST, i dipendenti di Orix faticavano a trovare i file di dati sulla loro piattaforma interna di archiviazione online. Hanno così avviato un progetto per risolvere questo problema. Inoltre, a seguito della revisione della legge giapponese sulla conservazione dei documenti elettronici (Electronic Books Maintenance Act), le aziende giapponesi sono ora tenute a salvare come dati elettronici i documenti scambiati in formato digitale, ad esempio fatture, preventivi, ricevute e libri contabili. Orix ha iniziato a progettare un servizio partendo dal presupposto che anche altre aziende stessero incontrando difficoltà nella gestione di grandi quantità di documenti elettronici.

"La ricerca e la gestione dei documenti richiedono un gran numero di ore di lavoro e incidono sulla produttività e sui ricavi. Ci auguriamo che il maggior numero possibile di aziende utilizzi PATPOST per attuare la propria trasformazione digitale", ha dichiarato Chisato Ushio, Digital Strategy Promotion Office Manager per le vendite aziendali del gruppo Orix. "Abbiamo insistito per svilupparlo con un'interfaccia utente intuitiva che chiunque possa utilizzare facilmente con costi contenuti, senza sviluppare sistemi su larga scala né modificare in modo significativo il flusso di lavoro in sede".

Durante lo sviluppo di PATPOST, Orix ha condotto una ricerca accurata di un sistema di pagamento, confrontando una decina di servizi diversi fino alla scelta finale di Stripe.

La soluzione

L'azienda aveva tre requisiti importanti per il sistema di pagamento: bassi costi di gestione dei crediti, bassi costi dei pagamenti e capacità di automatizzare completamente la riscossione delle commissioni di servizio e il pagamento degli incentivi di segnalazione.

"Il valore di PATPOST risiede nella sua conformità alle leggi relative ai documenti aziendali, in particolare ai dati delle transazioni elettroniche inerenti alle imposte federali e simili. Volevamo anche automatizzare il pagamento di incentivi per la presentazione di clienti aziendali da parte di fiscalisti e commercialisti, cosa che siamo ora in grado di fare con Stripe Connect", ha detto Ushio.

Il fatto che l'utilizzo di altri servizi avrebbe generato notevoli costi di personalizzazione è stato un elemento determinante nella decisione di utilizzare Stripe. Inoltre, la capacità di inviare email di sollecito per i debiti insoluti come parte del servizio standard ha rappresentato un altro importante vantaggio per PATPOST, che punta alla riduzione dei costi.

Le soluzioni di Stripe hanno anche reso più efficiente la procedura contrattuale. Secondo Ushio, Stripe ha eliminato la necessità di condurre revisioni preliminari delle aziende che chiedono di utilizzare PATPOST, accelerando la procedura contrattuale. Stripe svolge anche revisioni approfondite delle parti che ricevono pagamenti attraverso i contratti di segnalazione dei clienti, facendo risparmiare Orix.

La collaborazione tra Stripe e Orix è iniziata nell'aprile 2022 e il servizio è stato rilasciato nel maggio 2023, dopo un periodo di sviluppo di un anno circa. Durante questo periodo, Stripe ha fornito assistenza per le seguenti attività:

• Programmazione del pagamento di fondi
  
• Collaborazione alla revisione delle candidature al momento della stipula dei contratti di segnalazione dei clienti
  
• Collaborazione per periodi di prova, aggiunta e rimozione di ID e processo di rinnovo annuale
  
• Collaborazione per la visualizzazione della cronologia delle fatture e di quella dei pagamenti di incentivi di segnalazione su una Dashboard gestionale
  
• Analisi dei requisiti per il riconoscimento dei ricavi
  

Il team di servizi professionali di Stripe ha fornito a Orix competenze e assistenza in modo continuativo, attraverso workshop e sessioni di domande e risposte. Questo ha consentito a Orix di creare la struttura del modello aziendale della piattaforma, capace di tener conto non solo dei sistemi di pagamento, ma anche dei costi delle segnalazioni e dei prezzi degli abbonamenti flessibili e adattabili alle diverse tipologie di clienti, nonché di avvalersi del servizio di assistenza a pagamento dopo i rilasci del servizio.

Il team del servizio clienti di Stripe ha aiutato a risolvere diversi problemi, dalla gestione delle norme sul sistema di fatturazione e della legge sulla conservazione dei documenti elettronici alle attività operative come i bonifici bancari e il riconoscimento dei ricavi. In particolare, al momento di definire i requisiti per i servizi di riconoscimento dei ricavi, Stripe si è presa il tempo necessario per condurre un'analisi accurata del riconoscimento e ha affrontato tutti i problemi sorti durante lo sviluppo del sistema.

Poiché le fatture vengono pagate su base annuale, è importante che il riconoscimento dei ricavi si riferisca proporzionalmente al periodo di tempo di erogazione del servizio (la durata del servizio). "Il team di servizi professionali di Stripe ci ha supportato in tutto e per tutto, dall'esecuzione dei test su campioni di dati regolari e irregolari alla messa a punto del metodo di elaborazione vero e proprio", ha dichiarato Ushio. "Questo ha contribuito in modo determinante alla nostra capacità di contabilizzare ed elaborare correttamente un gran numero di transazioni in futuro".

I risultati

Grazie all'introduzione del sistema di pagamento di Stripe, PATPOST è riuscita a fornire servizi efficienti, riducendo le commissioni di pagamento ed eliminando la necessità di svolgere la maggior parte delle operazioni manuali.

"In futuro, prevediamo di ampliare servizi e funzioni, come la compatibilità con il sistema di fatturazione, che introdurremo nell'ottobre 2023. Sarà fornita anche una funzione per identificare e confrontare il numero di registrazione dell'ente qualificato di fatturazione indicato sulla fattura", ha dichiarato Ushio. Orix sta anche studiando come proporre rapidamente servizi finanziari utili alle aziende che utilizzano il servizio sulla base dei dati memorizzati in PATPOST, come fatture e ricevute. Sta inoltre valutando l'aggiunta di nuovi piani di pagamento e sistemi di addebito per adeguarsi a queste modifiche, come le commissioni opzionali e l'addebito a consumo.

Lo sviluppo del prodotto continua a perseguire il giusto adattamento al mercato e i sistemi di addebito vengono ottimizzati per adattarsi a questi cambiamenti. Le soluzioni Stripe rendono tutto questo possibile con una configurazione minima, e l'assistenza di Stripe aiuta Orix a far crescere la sua attività di abbonamento.