Le défi

L'Université Torrens, qui croît plus rapidement que toutes les autres universités australiennes, propose des programmes d'enseignement ancrés dans le monde du travail. Elle cherche à offrir à ses étudiants les meilleures expériences possibles, de leur inscription à l'obtention de leur diplôme, en misant sur la flexibilité et la personnalisation. Malheureusement, son portail de paiement posait un vrai problème aux étudiants qui s'inscrivaient à des cours. Par exemple, ceux qui ne résidaient pas en Australie ne disposaient que d'options limitées pour régler leurs frais de scolarité depuis leur pays d'origine.

« L'éducation coûte cher. Or beaucoup de nos étudiants viennent de l'étranger et ne connaissent donc pas le système bancaire australien », explique Adam Guinea, Vice-président des finances de l'Université Torrens. « Face à une interface de paiement inconnue et peu engageante, beaucoup hésitaient vraiment à prendre un engagement financier aussi important. »

Outre la création d'une interface plus agréable pour ses étudiants, l'université souhaitait également mettre en place une infrastructure de paiement plus évolutive. En effet, son système précédent reposait sur les offres d'établissements bancaires traditionnels, peu intuitives et proposant un trop petit nombre de moyens de paiement. L'université voulait migrer vers une infrastructure capable de lui ouvrir les portes du reste du monde et d'accompagner sa croissance. « Nous nous sommes vraiment concentrés sur la reproductibilité et l'évolutivité des paiements. Nous voulons pouvoir arriver sur de nouveaux marchés avec un minimum de modifications et gérer facilement des volumes de transactions croissants », explique Ashish Bharadwaj, Directeur des systèmes d'information de l'Université Torrens.

Enfin, l'université cherchait à déployer une solution capable d'améliorer ses opérations de back-end. En obtenant un accès en temps réel aux informations de paiement et en automatisant le traitement et le rapprochement des transactions, elle comptait limiter les tâches manuelles et se concentrer sur l'amélioration de l'expérience de paiement. Ces évolutions devaient également permettre d'accéder à de nouvelles données financières sur lesquelles baser des décisions commerciales, mais l'utilisation de deux prestataires de services de paiement distincts bloquait jusque-là ce type d'optimisation.

La solution

Pour relever tous ces défis, l'Université Torrens a entrepris de transformer son infrastructure de paiement. Avec Stripe, elle a pu passer du système rigide de sa banque traditionnelle à un système plus flexible, offrant davantage de contrôle sur l'expérience de paiement des étudiants. Elle a notamment consolidé trois canaux de paiement distincts en une seule plateforme. Grâce à Stripe, elle a ainsi pu se débarrasser d'un système de gestion des virements internationaux complexe et de pages de traitement peu pratiques, hébergées par des institutions financières traditionnelles qui ne communiquaient pas bien entre elles.

Désormais, les étudiants se voient automatiquement proposer les moyens de paiement les plus pertinents en fonction de leur navigateur et de leur adresse IP. « Stripe est un partenaire commercial réactif, qui nous permet d'adapter notre plateforme à nos étudiants en leur proposant de nouveaux moyens de paiement et de nouvelles devises », s'enthousiasme Sarah Chan, Comptable en chef de l'Université Torrens.

L'université a travaillé en étroite collaboration avec les équipes de déploiement et de service aux entreprises de Stripe pour développer une interface de paiement adaptée à ses besoins, à l'aide de Stripe Payments et Stripe Elements. « L'équipe des services B2B de Stripe nous a présenté une maquette du portail de paiement qui incluait les produits les plus adaptés à nos besoins », ajoute Sarah Chan. « Elle a également soulevé des questions que nous n'avions pas envisagées, pour nous aider à élaborer une solution personnalisée. »

Avec Stripe Elements, l'université a créé des pages uniques pour proposer de nouveaux moyens de paiement, y compris WeChat, Alipay et le prélèvement automatique BECS. Elle a également intégré l'API de conversion de devises de Stripe pour aider les étudiants à voir instantanément les prix dans leur devise d'origine, afin de fluidifier le processus d'inscription. Alors que les transactions manuelles et les processus administratifs nécessitaient des semaines, les paiements sont désormais instantanés et bénéficient d'une interface plus simple et plus intuitive.

Malgré l'augmentation du nombre d'inscriptions, l'Université Torrens a également utilisé le Dashboard Stripe pour gérer plus efficacement le traitement des paiements en interne. Grâce au traitement en temps quasi réel, ses équipes peuvent surveiller, analyser et examiner rapidement les tendances en matière de paiement afin de prendre des décisions commerciales plus éclairées. Elles bénéficient notamment d'une meilleure détection des fraudes, d'une gestion plus facile des transactions en échec et d'un accès plus rapide aux rapports sur les paiements.

Les résultats

Déploiement rapide d'une solution de paiement modernisée

En travaillant avec l'équipe des services B2B de Stripe, l'Université Torrens a pu concevoir et déployer sa nouvelle solution de paiement environ 66 % plus rapidement qu'elle ne l'aurait fait seule. Le délai de mise en œuvre total a été d'environ 10 semaines. « Les deux équipes ont appris l'une de l'autre tout au long du processus, et cette collaboration nous a permis de terminer dans les temps tout en respectant le budget. On n'aurait pas pu demander mieux », se réjouit Ashish Bharadwaj.

Plus de deux heures de procédures de paiement complexes réduites à quelques minutes, grâce à des pages de paiement simplifiées

Stripe a permis à l'université de créer un portail de paiement entièrement personnalisable afin de simplifier le processus d'inscription pour plus de 19 000 étudiants. La consolidation des virements bancaires nationaux et internationaux, ainsi que la suppression des portails de paiement obsolètes des banques traditionnelles, ont permis à l'Université Torrens d'accélérer considérablement le processus de paiement. Grâce à Stripe Payments, les étudiants peuvent payer rapidement et facilement, avec le moyen de paiement de leur choix, sans avoir à se demander comment effectuer un virement bancaire international dans une devise étrangère.

Avec Stripe Elements, l'université peut remplir automatiquement les numéros d'identification des étudiants ainsi que d'autres informations sur les pages de paiement, afin que les étudiants déjà inscrits puissent choisir facilement leur prochaine série de cours. Elle a également pu intégrer plus efficacement sa charte graphique à sa passerelle de paiement. Les étudiants ont donc l'impression d'être toujours sur le site de l'Université Torrens, et non sur une plateforme de paiement tierce, ce qui renforce leur confiance.

L'impact de ces changements se fait sentir tout au long du processus de paiement, et pas seulement au moment de l'achat. « Nos étudiants internationaux devaient auparavant remplir et envoyer des documents dont le traitement pouvait prendre des jours ou des semaines.
Avec Stripe, nous avons créé une interface utilisateur nettement plus performante et réduit ce délai à quelques minutes. Le taux d'échec des transactions est également bien inférieur, ce qui a contribué à améliorer considérablement l'expérience des utilisateurs », affirme Ashish Bharadwaj.

Implantation rapide sur de nouveaux marchés grâce à de nouveaux moyens de paiement et à neuf devises différentes

Au fil de son expansion, l'Université Torrens pourra facilement proposer de nouvelles devises et options de paiement aux étudiants. Actuellement, elle accepte neuf grandes devises et un nombre croissant de moyens de paiement. « Nous traitons des paiements de plusieurs dizaines de milliers de dollars », explique Adam Guinea. « Pour certaines personnes, de tels montants représentent les économies de toute une vie. Le fait de pouvoir utiliser un moyen de paiement sûr et pratique les aide à prendre cette décision importante de manière réfléchie. »

« Stripe facilite notre croissance », ajoute Sarah Chan. « Si nous voulons activer un moyen de paiement, il nous suffit de cliquer sur un bouton. Nous pouvons vraiment avancer à notre rythme. »

Une infrastructure de paiement plus fiable pour un établissement en pleine croissance

Les étudiants profitent d'une interface utilisateur plus agréable et d'un traitement des paiements plus rapide, tandis que l'Université Torrens s'appuie sur Stripe pour gagner en évolutivité. Les rapports sur les paiements en temps réel permettent à son personnel de repérer rapidement les paiements en échec ou manquants, et de contacter les étudiants concernés plus rapidement.

Grâce à l'automatisation de l'acheminement au moindre coût assurée par Stripe Payments, qui permet de réduire les frais en faisant transiter les paiements par le réseau de paiement le plus économique, l'université prévoit d'économiser plus de 100 000 $ par an.

L'Université Torrens prévoit désormais de consolider le processus de facturation de certains cours dans Stripe Invoicing afin de passer d'un traitement par lots nocturne à la génération de factures en temps réel. « Aujourd'hui, les données permettent de réaliser beaucoup de choses, et avec Stripe, nous avons accès à plus de données financières que jamais. Nous pouvons utiliser ces informations pour prendre de meilleures décisions pour nous et pour nos étudiants », se réjouit Ashish Bharadwaj.